Statsbygg har ansvar for brukerinvolveringen som er nødvendig for gjennomføringen av byggeprosjektet, mens NTNU skal legge til rette for at byggeprosjektet har tilgang til nødvendig kunnskap om NTNUs virksomhet. NTNUs studenter og ansatte har unik kompetanse og kunnskap om hvordan virksomheten fungerer, og å få frem denne kunnskapen er helt avgjørende for å oppnå gode løsninger i byggene.

I prosjektet NTNU Campussamling er brukerinvolvering beskrevet i en egen strategi for involvering.  Strategien skal sikre at relevante perspektiver og kunnskap fra organisasjonen og studentene tas inn i byggeprosjektet. Involveringsarbeidet følger Program for involvering. Prosjektet er nå inne i byggefasen. En vesentlig del av fasen vil være kvalitetssikring og kompetanseoverføring fra NTNUs organisasjon som skal eie og bruke lokalene til de utførene entreprenørene som bygger. Dette er også fasen hvor organisasjonen forbereder seg på å ta i bruk nye lokaler.

Ny organisering tilpasset byggefasen

Prosjektet er nå organisert med et prosjektstyre for NTNU. Prosjektstyret ledes av prorektor for utdanning. Fire direkte berørte dekaner (HF, NV, SU, ØK), eiendomsdirektør, prosjektdirektør, prosjektfaglig ressurs og representanter for studenter, tillitsvalgte og vernelinja inngår i prosjektstyret.

Prosjektet deles inn i syv delprosjekter. Delprosjektene opprettes i god tid før Statsbygg igangsetter arbeidet med delprosjektene. Styringsgrupper for delprosjektene P0 (Infrastruktur og landskap), P1 (Økonomi og innovasjon) og P2 (Materialteknologi) er opprettet. Representant for Eiendomsdirektør er leder av styringsgruppen for delprosjekt P0. Dekan for Fakultet for økonomi er leder av styringsgruppen for delprosjekt P1. Dekan for Faktultet for naturvitenskap er leder av styringsgruppen for delprosjekt P2.

I hvert delprosjekt er både sluttbrukere og fageksperter involvert i arbeidsgrupper, der deltakerne gir innspill til Statsbygg og prosjekterende. Arbeidsgruppene settes sammen etter ulike funksjoner og arealkategorier, og består av både lokale sluttbrukere og tverrgående fageksperter fra fellesadministrasjonen. Slik involvering skjer i henhold til fremdriftsplanen under (bilde: fremdriftsplan). Det utvikles mer detaljerte planer for brukerinvolvering i hvert enkelt delprosjekt. Ressurser fra fellesadministrasjonen, som Eiendomsavdelingen, Avdeling for utdanning og IT-avdelingen, involveres også i arbeidspakker som ser på helheten på tvers av delprosjektene.

Brukerinvolvering, medvirkning og medbestemmelse

Medvirkning og medbestemmelse gjennomføres i tråd med gjeldende lov- og avtaleverk. Involvering i byggeprosjektet kommer i tillegg til dette, og er ikke en erstatning for ordinær medvirkning og medbestemmelse.

Arbeidsplassutforming i NCS skjer i henhold til NTNUs Håndbok for arbeidsplassutforming.