Involvering

– Hvem involveres når?
Det er behov for ulike typer involvering gjennom hele campusutviklingen. I planlegging av et samlet camps og bygging av nye universitetsbygg trenger vi kunnskap for å tilrettelegge for gode beslutninger i prosjektet. NTNU Campusutvikling legger derfor opp til bred involvering av sluttbrukere og interessenter.

Gjennom et eget program for involvering sørger man for at prosessen er forutsigbar og etterrettelig for medarbeidere, studenter, ledere og andre interessenter. Samtidig bidrar det til at Campusutvikling til enhver tid har nødvendig kunnskap om den virksomheten som campus bygges for.

Les mer: Program for involvering

Planen for involvering retter seg mot fire primære målgrupper: Sluttbruker, fageksperter, tillitsvalgte og beslutningstagere. Det vil variere hvilke interessenter som inngår i hver målgruppe. For eksempel vil fagmiljø ved NTNU være relevant å trekke inn som fageksperter i noen tilfeller, mens i andre tilfeller vil det samme fagmiljøet involveres i rollen som sluttbruker. Kartlegging av interessenter oppdateres kontinuerlig gjennom hele prosjektforløpet.

Involvering brukes blant annet for å etablere kunnskap om:

  • Ønsket strategisk retning.
  • Organisatoriske behov.
  • Ulike fag og fagmiljøers behov.
  • Muligheter i bygg og utforming.
  • Hvordan nye bygg best kan utnyttes.
  • Hvordan campus fungerer og eventuelt kan forbedres.

Hvem?

Sluttbrukere

Sluttbrukerne sitter på unik erfaringsbasert kompetanse, og har ofte god kunnskap om hvordan virksomheten virker, og hvilke utfordringer som eksisterer.

Gruppen omfatter primært ansatte, studenter og samarbeidspartnere på campus. Sluttbrukere involveres i ulike faser i prosjektet gjennom representativ deltakelse, gjennom lederstrukturen i organisasjonen og gjennom bredere involveringsarrangement. Massekommunikasjon og informasjonsdeling vil være hovedkanaler for å nå majoriteten av sluttbrukere. Det vurderes fortløpende om og hvordan potensielle brukere som besøkende, byens befolkning og arbeids- og næringsliv skal få informasjon og muligheter for involvering.

  • Ansatte
  • Studenter
  • Samarbeidende aktører
  • Byens befolkning
  • Besøkende
  • Arbeids- og næringsliv

Fageksperter

Fageksperter er de som sitter med kompetanse som campusprosjektet trenger, utover rollen som kunnskapsbærer om virksomheten. Fageksperter involveres ofte for å samle informasjon, eller for å samarbeide med campusprosjektet om spesifikke tema. Dette kan gjelde alt fra strategiske føringer, funksjonsbeskrivelser eller løsninger. Fageksperter fra NTNU vil tidvis være involvert i en dobbelt rolle, både som fagekspert på sitt område, og som bruker av campus.

  • Internasjonal forskningsfront/ kunnskapsfront
  • Tverrfaglige kunnskaps- og kompetansemiljø
  • Fagmiljø på NTNU og SINTEF
  • Studentfrivillighet
  • Innovasjonsmiljø
  • Lokalt arbeids- og næringsliv Samarbeidspartnere
  • Offentlig virkemiddelapparat
  • Arkitekter
  • Byplanleggere
  • Entreprenører
  • Eksterne rådgivere

Tillitsvalgte

Med tillitsvalgte forstår vi representanter i formelle hørings- eller medvirkningsorgan. Begrepet inkluderer blant annet verneombud, arbeidsmiljøutvalg og læringsmiljøutvalg, studentdemokratiet og andre studentrepresentanter i tillegg til LOSAM/SESAM og fagforeningsrepresentanter. Tillitsvalgte involveres både gjennom formelle medvirkningsfora og gjennom deltagelse i partssammensatte grupper. Også i faser hvor det er ikke er lovregulert behandling i formelle medvirkningsfora, ønsker campusprosjektet å forankre hos, kommunisere med og informere ulike grupper tillitsvalgte.

  • Fagforeningsrepresentanter
  • Verneombud
  • Samarbeidsutvalg (SESAM/ LOSAM)
  • Arbeidsmiljøutvalg
  • Læringsmiljøutvalg
  • Studentdemokratiet
  • Studentrepresentanter

Beslutningstakere

Det er mange ulike besluttende nivå i campusutviklingen. Det vil i tillegg til beslutning og rapportering være vesentlig å involvere besluttende nivå i ulike forankringsaktiviteter for å gjøre kjent med, og skape eierskap til arbeid og fremgangsmåte i campusutviklingen.

  • Stortinget
  • Regjeringen
  • Kunnskapsdepartementet
  • Lokale politikere
  • Kommunen
  • NTNUs styre
  • Rektor med prosjektstyre og ledergruppe

Når?

Fase 1: Visjon: Vurdere strategi for campusutvikling

Involveringen i denne fasen var utforskende eller besluttende, og involverte først og fremst beslutningstagere, tillitsvalgte og ledere fra ulike interessentgrupper.

Involveringen handlet først og fremst om å etablere nødvendig kunnskap for å beslutte de strategiske rammene for prosjektet.

Les mer: Involvering - aktiviteter i fase 1

Fasen ble avsluttet med en åpen høring på de strategiske rammene 12. august - 21. september 2016.

Fase 2 - Definere: Overordnede behov og muligheter

Formålet med involvering i denne fasen er å innhente nødvendig kunnskap for å kunne definere enkeltprosjekter og utvikle konsepter for utforming av NTNUs campuser. Nå er det først og fremst viktig for prosjektet å sette seg inn i sluttbrukernes situasjon. Det er viktig å forstå den virksomheten det skal bygges for.

I tillegg har vi på NTNU faglig ekspertise på mange områder som er relevante for campus og utvikling av bygg. I fasen skal også disse involveres, slik at man kan lage bygg som er godt tilpasset aktivitetene som skal gjennomføres der, samtidig som arealene er nyskapende, effektive og bærekraftige.

Hovedaktiviteter i fasen er i 2017 og 2018 konsentrert rundt samling av campus i Trondheim og består av:

  • Fysisk plan 
  • Kartlegging og konseptutvikling
  • Faglig lokalisering

Fase 3 - Designe: Programmere, designe og prosjektere campus

Dette er fasen hvor de enhetene som skal ta i bruk konkrete bygg knyttes opp mot «sine» prosjekt. Sluttbrukerne beskriver sine behov i et rom- og funksjonsprogram. Involveringen skal også gi presise tall om studenter, ansatte, og andre sluttbrukere som skal bruke bygget.

Rom- og funksjonsprogrammet er "kravspesifikasjonen" som arkitekter og entreprenører bruker for å designe konkrete bygg og lage et byggeprogram som beskriver hvordan kravene fra organisasjonen kan løses gjennom fysisk utforming.

Fase 4 - Bygge: Bygge campus

I denne fasen har involveringen to hovedformål:

  • En vesentlig del av fasen vil være kvalitetssikring og kompetanseoverføring fra NTNUs organisasjon som skal bruke lokalene til de utførende entreprenørene som bygger. Dette gjelder særlig der det er arealer eller utstyr som har spesielle krav, for eksempel laboratorier eller fagspesifikke undervisningsrom.
  • I tillegg er det i denne fasen organisasjonen må forberede seg på å ta i bruk nye lokaler. Det innebærer blant annet organisering av hvem skal sitte hvor, pakking og flytting av utstyr og innflyttingsaktiviteter.

Som forberedelse bør sluttbrukerne etablere bruksregler for de ulike typene areal. For eksempel fordeling av undervisningsareal, arbeidsplassrelaterte bruksregler, bruk av fellesfunksjoner med mer.

Fase 5 - Bruke: Forbedre bruk

Etter man har flyttet inn i nye lokaler vil det være en periode med prøvedrift, og ansvaret for lokalene overføres fra prosjektorganisasjonen til driftsorganisasjonen.

I denne fasen vil det være tester og muligheter for å evaluere og avdekke eventuelle behov for tilpasninger. Det kan oppstå behov for tekniske justeringer, eller behov for å tilpasse bruken av lokalene.

Lokale ledere vil sammen med verneombud og HR-linjen ha et særskilt ansvar for eventuelle organisatoriske tiltak i denne perioden.