Nærmere beskrivelse av dagens ordning - KS1 og KS2

Nærmere beskrivelse av dagens ordning - KS1 og KS2

Finansdepartementet har inngått rammeavtale med sju konsulentkonstellasjoner om gjennomføring av kvalitetssikringer. Femte og någjeldende rammeavtale ble inngått i september 2019 for en periode på to år, med opsjon på to års forlengelse.

De sju konsulentkonstellasjonene er:

  • Holte Consulting AS, Menon Economics AS og A-2 Norge AS samt Voie Prosjekt AS
  • Atkins Norge AS, Promis AS og Oslo Economics AS
  • Metier OEC AS og Vista Analyse AS
  • Dovre Group Consulting AS, Transportøkonomisk Institutt AS og underleverandør Dovre Group Projects AS
  • Concreto AS, Tyréns AB og Scienta AS og underleverandør OCG AS
  • Marstrand AS og Møreforsking Molde AS med underleverandører
  • Ernst & Young AS, WSP Norge AS, WSP Sverige AB og Sintef AS

Ved kvalitetssikring under ordningen er det obligatorisk å benytte en av disse. Avrop på rammeavtalen foretas av Finansdepartementet og det aktuelle fagdepartementet i fellesskap (for eksempel Samferdselsdepartementet, dersom det gjelder et veiprosjekt). Det er fagdepartementet som er økonomisk ansvarlig for oppfølging av avropsavtalen.

Alle statlige investeringsprosjekter med anslått samlet investeringskostnad på over 1 mrd. kroner er i utgangspunktet omfattet av kravet om ekstern kvalitetssikring. For digitaliseringsprosjekter er terskelverdien 300 mill. kr. Investeringer i olje og gassvirksomheten offshore i regi av SDØE er fortsatt unntatt. Det samme gjelder statlige foretak eller statlig eide aksjeselskaper som er ansvarlige for sine egne investeringer. Det kan nevnes at Helseforetakene har sin egen kvalitetssikringsordning, som er beskrevet og vurdert i Concept-rapport nr. 25. Fra 2013 er det også innført et lignende krav om kvalitetssikring av konseptvalget for store kraftledningsprosjekter, kfr. St.meld. nr. 14 (2011-2012). Rene finansielle transaksjoner som aksjekjøp faller utenfor investeringsbegrepet. I tillegg vil rene oppgraderingsprosjekter, hvor det åpenbart ikke finnes alternativer, være unntatt for KS1, men ikke for KS2.

I 2016 ga Finansdepartementet revisjonsselskapet EY i oppdrag å kartlegge tid og kostnad ved ekstern kvalitetssikring. rapporten er tilgjengelig HER.

 

Kvalitetssikring av konseptvalg (KS1)

Kvalitetssikring av konseptvalg (KS1)

Kvalitetssikring av konseptvalget (KS1) skal gjennomføres ved avslutning av konseptfasen, og før beslutning i regjeringen om det skal gjennomføres tiltak og hvilket konsept som eventuelt skal legges til grunn for videre planlegging i forprosjektet.

Med konsept menes hvilken konseptuell løsning man velger for å løse et problem eller dekke et samfunnsbehov. Eksempelvis behovet for å binde en øyregion sammen med fastlandet, som kan dekkes ved bru, undersjøisk tunnel eller fortsatt fergeløsning som i dag (nullalternativet). Hensikten med KS1 er at en ekstern kvalitetssikrer skal bistå med å gi et faglig og uavhengig grunnlag for den politiske beslutningen om et konseptvalg. I siste instans er selve konseptvalget en politisk prosess som kvalitetssikrer ikke har noen rolle i. Kvalitetssikrers funksjon er avgrenset til å støtte oppdragsgivers kontrollbehov med den faglige kvaliteten på beslutningsunderlaget.

Det skal foreligge en Konseptvalgutredning (KVU). Formålet med KVU er å utarbeide et beslutningsgrunnlag for å velge hvilket konsept som eventuelt skal videreføres i forprosjektfasen. Konseptvalgutredningen skal være strukturert med følgende kapitler:

  1. Problembeskrivelse
  2. Behovsanalyse
  3. Strategiske mål
  4. Rammebetingelser for konseptvalg
  5. Mulighetsstudie
  6. Alternativanalyse
  7. Føringer for forprosjektfasen

Kravene til hvert kapittel er nærmere spesifisert i rundskriv R-108/19. Alternativanalysen skal være bearbeidet i en samfunnsøkonomisk analyse, i henhold til Finansdepartementets rundskriv R-109/14.

Kvalitetssikrer skal kontrollere KVU med hensyn på konsistens i og mellom kapitler, og om de angitte alternativene er relevante og gyldige med tanke på problem, behov, mål, rammebetingelser og utnyttelse av mulighetsrommet. Kvalitetssikrer skal videre gjennomføre en egen usikkerhetsanalyse og samfunnsøkonomisk analyse, samt gi sin tilrådning om beslutningsstrategi. Det skal gis en anbefaling om rangering av alternativene, basert på prissatte og ikke-prissatte virkninger, alternativets beslutningsfleksibilitet samt finansieringsplan. Kvalitetssikrer skal vurdere gjennomføringsstrategien, og gi sin tilrådning om føringer for forprosjektfasen, herunder råd om hvilke elementer fra KS1 som bør inngå i styringsdokumentet for prosjektet. For å bidra til god styring og kostnadskontroll skal det som hovedregel anbefales et styringsmål for investeringskostnadene til prosjektet. Styringsmålet er startpunktet for en endringslogg som dokumentere hvilke endringer det er besluttet å gjennomføre i løpet av forprosjektfasen. Reglene for styringsmål og endringslogg varierer noe mellom ulike sektorer.

En KS1-utredning tar 4-6 måneder for et normalt prosjekt som er godt utredet gjennom KVU og godt dokumentert. Enkelte saker er mer kompliserte eller omfatter i realiteten mange prosjekter, slik som forslag til nye bypakker på samferdselsområdet som inneholder forslag om kollektivløsninger, vegprosjekter og løsninger for gående og syklende, og da kan utredningene ta lengre tid. Dersom kvalitetssikringen avdekker at prosjekter er mangelfullt utredet eller det kommer opp nye tema som krever mer informasjon kan kvalitetssikringen bli satt på vent i påvente av nye utredninger.

Kvalitetssikring av styringsunderlag samt kostnadsoverslag (KS2)

Kvalitetssikring av styringsunderlag samt kostnadsoverslag (KS2)

Kvalitetssikring av styringsunderlag samt kostnadsoverslag skal gjennomføres ved avslutning av forprosjekt, og før vedtak om bevilgning i Stortinget og oppstart av prosjektet.

Hovedformålet med KS2 er å kontrollere beslutningsgrunnlaget. KS2 skal være en etterkontroll av om grunnlaget for å fremme forslag om godkjennelse av prosjektet med kostnadsramme er tilstrekkelig og peke fremover ved å kartlegge de styringsmessige utfordringer i gjennomføringen av prosjektet.

Prosjekter som meldes opp for KS2 skal være ført frem til fullført forprosjekt. Ved oppstart av kvalitetssikringen skal det foreligge:

  • Sentralt styringsdokument for prosjektet.
  • Dokumentasjon av prosjektets endringslogg
  • Et komplett basisestimat for kostnadene (samt evt. inntekter)
  • Ferdig utredning av minst to prinsipielt ulike kontraktsstrategier.
  • Et oppdatert anslag for samfunnsøkonomisk lønnsomhet og gevinstrealiseringsplan

Kvalitetssikrer skal gjennomgå og kontrollere disse dokumentene, samt gjøre egen analyse av suksessfaktorer/fallgruver og det samlede usikkerhetsbildet. Kvalitetssikrer skal også gi sin anbefaling om:

  • Kostnadsramme inklusive nødvendig avsetning for usikkerhet
  • Styringsramme for den utførende etat.
  • Hvordan prosjektet skal styres for at kostnadsrammen skal holde. Herunder organisatorisk forankring av autorisasjon til å trekke på usikkerhetsavsetningen.

En KS2-utredning tar 2-5 måneder for et normalt prosjekt som er godt utredet gjennom forprosjektet og godt dokumentert. For kompliserte prosjekter eller prosjekter med høy risiko kan utredningene ta lengre tid. Dersom kvalitetssikringen avdekker at prosjekter er mangelfullt utredet eller det kommer opp nye tema som krever mer informasjon kan kvalitetssikringen bli satt på vent i påvente av nye utredninger.

Ved avslutning av hvert kvalitetssikringsoppdrag under rammeavtalen skal kvalitetssikrer avgi prosjektrelaterte data etter spesifisert format til forskningsprogrammet Concept.