Forsking frå norsk akademia viser at påmønstringsfasen til nytilsette er ein viktig arena. Ei god mottaking, eller motsett: misforståingar og problem som oppstår i denne fasen kan setje preg lenge ut i tilsetjingsforholdet.

Medan mange internasjonalt tilsette rapporterer at det er mykje informasjon i startfasen og dermed vanskeleg å sortere kva som er viktig, rapporterer administrativt tilsette at dei kan bli overraska over kunnskapshol folk har sjølv etter fleire år på universitetet (Flikke et al, 2020; Flikke, 2024). 

Påmønstring, informasjonsflyt og kva som blir kommunisert er dermed noko man kan observere i kartlegginga. Det er nyttig å lage gode strukturar/rutinar for å ivareta nytilsette uansett kor mykje turnover man har i løpet av eitt år. 

I denne fasen kan det være lurt å informere nytilsette ikkje berre om formelle reglar men også uformelle spelereglar og lokale sosiale normer: lokal arbeidskultur, kleskode, korleis man gjennomfører rettleiing eller kultur for å svare på e-postar. Uformelle spelereglar kan også omhandle reglar for opprykk, rolla til leiarar, kva som leggast vekt på når folk rekrutterast osv. 

Om man lagar eit påmønstringsskriv set man også ord på kva type kultur man har og vil ha. Dette er dermed også eit verktøy for å gjere eksplisitt fleire ting som elles er tause.  

Gode informasjonsrutinar vil hjelpe alle, inkludert internasjonale forskarar, førstegenerasjonsakademikar eller dei som kjem frå andre fagmiljø i å kunne kommunisere og ta gode avgjersler.  

Vi anbefaler å utvide den offisielle påmønstringstida, og gjere det klart at terskelen er låg for å stille spørsmål av vitskapelege og administrativt tilsette.

Rettleiarar kan særleg følgje opp arbeidskulturen som stipendiatar og postdoktorar blir sosialisert inn i, og prosjektleiarar kan ta særleg ansvar for medarbeidarar som har blitt påmønstra deira prosjektgruppe. Om nokon oppfører seg på ein måte som bryt med sosiale eller kulturelle forventningar kan dette være mangel på kommunikasjon eller misforståingar som har røter til denne oppstartsfasen. 

Påmønstringspakka bør innehalde informasjon som er spesielt tilpassa ulike målgrupper. For eksempel: For professorar kan det være fint å vite korleis undervisning går føre seg, korleis gjennomføre rettleiing, og korleis man arrangerer ein ph.d.-disputas.

For stipendiatar kan det være lurt å gi beskjed om kva som forventast av ein stipendiat, kva forventningar til ein avhandling er, kva konferansar og tidsskrift som er mest relevante for deira fagfelt, og korleis søke om finansiering vidare. Sørg også for at all viktig informasjon er tilgjengeleg på både norsk og engelsk.

Å gi ein slik påmønstringspakke med formell og uformell informasjon vil sørge for at alle har tilgang til viktig informasjon. Pakken kan gjerne ha informasjon om andre ressursar tilgjengeleg på ditt universitet (både lokale og sentrale), og nøkkelpersonar å kontakte på instituttet. 

Om man vil kartlegge tilsette sin kunnskap om eksisterande tiltak/ressursar kan man nytte KARMA sitt enkle kvalitative spørjeskjema.