Seksjon for saksbehandling og dokumentasjonsforvaltning - Avdeling for utvikling og virksomhetsstyring
Seksjon for saksbehandling og dokumentasjonsforvaltning
Seksjonen – også kjent under namnet DOKU – forvaltar dokumentasjon som ei fellesteneste for heile NTNU. Effektiv dokumentasjonsforvaltning er viktig i offentleg forvaltning og seksjonen har ei sentral rolle i dette arbeidet.
Vi har det overordna ansvaret for at dokumentasjon som er viktig i sakshandsaming, eller som har anna historisk verdi, blir bevart på ein god måte på heile NTNU. Særskild viktig er det at slik dokumentasjon er:
- Tilgjengeleg: Lett å finne, tilfredsstiller krav til innsyn og meiroffentlegheit
- Påliteleg: Sikra mot endringar, tilfredsstiller krav til integritet
- Sikker: Tilfredsstiller krava til fortruleg dokumentasjon og personvern
Vi har ansvar for NTNUs system og rutinar for dokumentasjon, og vi jobbar med opplæring, rådgjeving og brukarstøtte. I tillegg handterer vi NTNUs sentrale postmottak.
Tenester
Posthandsaming
Vi tek imot både fysisk og digital post til NTNU via ulike kanalar. Vi sorterer posten og vidareformidlar den dit den skal. Arkivverdig/journalpliktig post blir lagt inn i vårt sak- og arkivsystem. Anna post blir sendt vidare til rett eining eller person. Vi registrerer og journalførar posten, og i nokre prosessar brukar vi robotisering for å sikre at dette skjer raskt.
Offentleg journal
Vi publiserer NTNUs offentlege journal på eInnsynsportalen. Før publisering kvalitetssikrar vi at dokumentbeskrivingane har korrekte dokumentopplysningar – metadata – og at dei ikkje inneheld personsensitive eller internt sensitive opplysningar.
Historisk arkiv
Vi forvaltar NTNUs historiske arkiv og kan kontaktast for oppslag i desse, for eksempel for vitnemål i papirarkivet. Vi tek imot og bevarar einingane sine arkiv og leverer dei til Arkivverket.
Innsyn
Vi tek imot, registrerer og vidareformidlar innsynsbegjæringar. Vi tilbyr også rettleiing i prosessen.
Opplæring og brukarstøtte
Vi tilbyr brukarstøtte i sak- og arkivsystemet og lagar brukarrettleiingar der det er føremålstenleg. På Elements og saksbehandling -kanalen på Innsida kjem driftsmeldingar og andre nyheiter. Vi anbefaler at du som saksbehandlar eller leiar følgjer kanalen for å få korrekt og oppdatert informasjon.
Rådgjeving og arkivfagleg kompetanse
Vi kan bistå med rådgjeving og arkivfagleg kompetanse på vegner av NTNU. Vi bistår med råd og rettleiing direkte til einingar, avdelingar i fellesadministrasjonen eller til aktuelle eksterne partar. Dette kan for eksempel gjelde:
- Mindre, arkivfaglege spørsmål
- Utgreiingar
- Deltaking i prosjekt
- Utarbeiding av høyringssvar
- Bistand til interne rutinar på avdeling og fakultet
- Anna arkivfagleg arbeid
Rutinar for sakshandsaming og arkivering
Vi lagar og oppdaterer NTNUs arkivplan, som har ein heilskapleg gjennomgang av regelverk, bestemmelser og rutinar for saksbehandling og arkivering. Vi lagar rutinar for arkivering. Når det blir lagd rutinar for saksbehandling, bistår vi med det som gjeld dokumentasjonsforvaltning. Dette kan for eksempel vere ved å sikre at rutinen er i tråd med gjeldande lover og regler.
Møteverktøy for styre, råd og utval
Vi tilbyr fagleg støtte i bruk av møteverktøy for organisering, innkalling og referat frå møter i styre, råd og utval.
Innsamling av informasjon (digitale skjema)
Vi tilbyr fagleg støtte til verktøy for innhenting av informasjon i form av digitale skjema. Sjå sida Skjemaverktøy for ei oversikt over verktøy.
Kontakt oss
For interne ved NTNU kan vi tilby fagleg ekspertise innanfor forvaltning av dokumentasjon, rådgjeving om arkivdanning, digitalisering, effektivisering og utvikling av forvaltninga, samt kurs og opplæring. Førespurnader kan sendast via NTNU Hjelp.
Eksterne førespurnader: postmottak@ntnu.no
Interne førespurnader: Brukarstøtte for Elements
Du finn oss her:
Trondheim - Akrinn
Trondheim - Dora
Gjøvik
Ålesund