Frister

Man bør ta sikte på å levere avhandlingen minimum 4 måneder før en tentativ disputasdato.

Søknader om å få avhandling bedømt behandles fortløpende, men merk deg likevel følgende:

• Avhandlinger som leveres i perioden 20. juni – 1. august vil normalt ikke bli sendt til bedømming før i august.
• Avhandlinger som leveres etter 1. desember vil normalt ikke bli sendt til bedømming før i januar.
   

Innlevering av avhandlingen

Avhandlingen leveres kun digitalt.

Avhandlingen skal være samlet i én pdf-fil, der sammendraget, innholdsfortegnelsen, sammenskrivingen (kappa), artiklene og referanselista inngår.

Filen med avhandlingen blir sendt videre til bedømmelseskomiteen, så dobbeltsjekk at du sender inn den komplette og endelige versjonen.

"Søknad om å få avhandling bedømt" med vedlegg skal ikke være flettet sammen med avhandlingen.

Hvor skal avhandlingen sendes?

1. Avhandlingen, søknadskjema og alle vedlegg sendes via e-post til ph.d.-kontakten på instituttet ditt for saksbehandling
2. I tillegg skal det sendes en kopi av bare avhandlingen til arkiv: kontakt@mh.ntnu.no

Søknadsskjema og obligatoriske vedlegg

Søknad om å få avhandling bedømt sendes til instituttet ditt med følgende vedlegg:

1. Bekreftelse på at opplæringsdelen for ph.d. er fullført og bestått 
   En slik bekreftelse kan du få ved å kontakte Utdanningsseksjonen på phd@mh.ntnu.no
2. Avhandlingen
   Innholdsfortegnelse, sammenskriving, artikler og referanseliste skal inngå i ett samlet dokument. Det er praktisk hvis den innleverte førsteutgaven har tilnærmet samme standardoppsett (marger, font og linjeavstand) som for senere trykket versjon. Slik blir avviket i sidetallene blir minst mulig.
3. Medforfattererklæringer (se skjemabank)
   Medforfattererklæringer skal leveres for alle fellesarbeid, også der kandidaten er eneste førsteforfatter. Erklæringen skal redegjøre for kandidatens bidrag til hvert enkeltarbeid som inngår i avhandlingen, samt vise at medforfatterne gir sitt samtykke til at arbeidet skal inngå i avhandlingen.
4. Publikasjonsliste for kandidaten
   Komplett publikasjonsliste - ikke bare artikler som inngår i avhandlingen.
5. Veiledererklæring fra kandidatens hovedveileder.
   Uttalelsen skal beskrive det vitenskapelige arbeidet og det skal fremgå av uttalelsen at arbeidet representerer en selvstendig innsats og utgjør et naturlig hele. Veileder skal også redegjøre for at kandidaten har fått erfaring i formidling. Veiledererklæringen bør skrives på engelsk der det skal brukes opponenter fra utlandet.
6. Egenerklæring fra kandidaten selv (se skjemabank)
   Dersom deler av den innleverte avhandlingen er brukt i tidligere gradsarbeid (eget eller andres) så må det oppgis her.
7. Hovedveileders forslag til bedømmelseskomité og eventuelle habilitetserklæringer (se eget avsnitt om habilitet under overskriften "Oppnevning av bedømmelseskomité")

Videre saksgang

Etter at komiteens sammensetning, søknad og avhandling er kvalitetssikret av instituttet, blir saken sendt videre til MH-fakultetets Utdanningsseksjon. Fakultetet vil sørge for en formell oppnevning av bedømmelsekomiteen og orientere kandidat og veileder når dette er gjort.

Disputas utenfor campus

Disputaser ved Fakultet for medisin og helsevitenskap skal primært finne sted på campus Øya, med administrativ støtte fra fakultetsadministrasjonen. Ved ønske om disputas andre steder, skal søknad sendes til fakultetet i forbindelse med innlevering av avhandlingen. 

Søknaden skal inneholde følgende: 

• En beskrivelse av hvor man ønsker å gjennomføre tentativ disputas
• Navnet på en lokal kontaktperson som har sagt seg villig til å ivareta det praktiske rundt disputasen
• Bekreftelse fra enheten på at eventuelle merutgifter i forbindelse med disputasavviklingen dekkes av vertsinstitusjonen

Disputas utenfor NTNUs campus vil normalt være begrenset til helseforetakene i Trøndelag og Møre og Romsdal. Hvis det søkes om å holde disputas ved andre institusjoner skal det foreligge tungtveiende grunner for dette.

Et begrunnet Forslag til bedømmelseskomité utarbeides av kandidatens hovedveileder i samråd med instituttet, og leveres til fakultetet sammen med søknad om bedømming.

De foreslåtte medlemmene skal ha akseptert oppdraget før forslaget sendes til fakultetet. En tentativ disptuasdato, som passer for komiteen, skal også følge forslaget.

Bedømmelseskomiteens sammensetning

Begge kjønn bør være representert i komiteen, fortrinnsvis som 1. eller 2. opponent.

Minst to av medlemmene skal være uten tilknytning til NTNU, og minst ett av medlemmene skal ha hovedstilling ved en utenlandsk institusjon

Det skal foreslås en leder/administrator av komiteen, dette vil vanligvis være den lokale representanten. 

Alle medlemmene skal ha doktorgrad eller tilsvarende kompetanse

En opponent kan som hovedregel bare oppnevnes for maksimum to kandidater fra samme hovedveileder innenfor en tidsperiode på fem år.

Kun ett medlem kan reise langdistanse (utenfor Europa). Unntak skal begrunnes særskilt og avklares med fakultetet på forhånd.

Reiseutgifter for opponenter

Fakultetet dekker kun ordinære biletter, ikke business eller lignende. 

Hvis reiseutgiftene overstiger 30 000 NOK skal det overskytende beløpet dekkes av instituttet der kandidaten har sin tilhørighet.

Det kan gis inntil to ekstra hotelldøgn for opponenter som har behov for tilpasning til tidsforskjellen.

I tråd med NTNUs internasjonale utviklingsplan bør man vurdere om digitale løsninger kan benyttes for å redusere klimaavtrykket fra fysiske reiser.

Habilitet

Det skal ikke være tvil om medlemmenes habilitet i forhold til doktoranden og/eller til noen av doktorandens veiledere. 

I vurdering av komitémedlemmers habilitet, vil sampublisering med doktoranden alltid vurderes som inhabilitet, likeså sampublisering med doktorandens veiledere i den perioden doktorgradsprosjektet er gjennomført. Andre forhold som kan svekke habiliteten skal redegjøres for og vurderes før bedømmelseskomiteen oppnevnes.

Opponentene bør derfor ha fylt ut en habilitetserklæring. Erklæringene kan legges ved forslaget til bedømmelseskomité. Norsk og engelsk skjema er tilgjengelig her:

Habilitetserklæring   -   Declaration of Impartiality

Administrators ansvar

Den som foreslås som administrator bør ha satt seg inn i regelverket og prosedyrene ved MH-fakultetet.

Når noen oppnevnes som administrator for første gang, bør institutt eller veileder foreslå en mentor, som kan gi råd den ferske administratoren ved behov.

Administrator har ansvaret for følgende:

• å sørge for at arbeidet kommer raskt i gang
• å organisere komiteens arbeid og avklare arbeidsfordelingen mellom komitémedlemmene
• å finne en tentativ dato for disputas og prøveforelesning dersom denne ikke allerede er fastsatt
• å passe på at tidsfristen for komitéarbeidet overholdes
• å utarbeide og sammenskrive komiteens samlede innstilling 

Saksbehandling

Søknad om å få avhandlingen bedømt og forslag til bedømmelseskomité behandles fortløpende ved fakultetet etter innstilling fra instituttet. Utdanningsseksjonen ved MH-fakultetet sender avhandlingen med vedlegg til den oppnevnte bedømmelseskomiteen. 

Etter at komitéen er oppnevnt, vil kandidaten bli underrettet om komiteens sammensetning. All korrespondanse til og fra bedømmelseskomiteen skal deretter gå via fakultetet, og ikke direkte mellom veileder/kandidat og komiteen.

Komiteen gis normalt en frist på 2 måneder til å levere sin innstilling, dersom ikke annet er avtalt.

Det presiseres at bedømmelseskomiteen vil avgi sin skriftlige vurdering kun på bakgrunn av det innleverte arbeidet. Dersom et manuskript blir akseptert eller publisert underveis i evalueringsprosessen, vil det fortsatt være det innleverte manuset som legges til grunn for bedømmelseskomiteens vurdering.

Bedømmelseskomiteen kan kreve å få fremlagt kandidatens grunnlagsmateriale og utfyllende eller oppklarende tilleggsinformasjon.

Bedømmelseskomiteen kan på grunnlag av innlevert avhandling og eventuelt tilleggsmateriale anbefale at fakultetet gir tillatelse til mindre omarbeiding før endelig innstilling foreligger.
 

Bedømmelseskomiteens innstilling

Bedømmelseskomiteen avgir en begrunnet innstilling med en klar konklusjon om doktorgradsarbeidet er verdig til å forsvares eller ikke. Komiteen kan også anbefale en mindre omarbeiding før de avgir sin endelige innstilling. De tre alternativene er som følger:

1. Godkjent: Komiteeen kan godkjenne avhandlingen slik den er. 
2. Mindre omarbeiding: Komiteen kan anbefale en mindre omarbeiding av avhandlingen før endelig konklusjon avgis. Det må dreie seg om endringer som ikke er av substansiell karakter, men som vil løfte avhandlingen til et høyere nivå. En slik mindre omarbeiding må kunne gjennomføres med tilfredsstillende resultat innenfor en ramme av tre måneders arbeid. Komiteen skal gi en konkret oversikt i skriftlig form over hva kandidaten må omarbeide, og gi føringer på hvilke områder arbeidet må forsterkes (for eksempel forholdet mellom materiale og konklusjon, bruk av dokumentasjon, begrepsbruk, klarhet i problemstilling).  Muligheten til å foreta mindre omarbeiding regnes ikke som ny bedømmelse, men som en utsatt innstilling. Det er fortsatt anledning til ny innlevering dersom avhandlingen blir underkjent etter en mindre omarbeiding.
3. Underkjenning: Dersom komiteen finner at dyptgripende endringer f.eks. vedrørende teori, problemstilling materiale, dokumentasjon eller metode er nødvendige, skal komiteen underkjenne doktorgradsarbeidet. Et doktorgradsarbeid som ikke er funnet verdig til forsvar, kan bedømmes i omarbeidet utgave først 6 måneder etter at fakultetet har fattet sitt vedtak. Fakultetet oppnevner da en ny bedømmelseskomite, der minst ett av medlemmene i den opprinnelige komiteen bør gjenoppnevnes. Ny bedømmelse kan bare finne sted én gang.

Bedømmelseskomiteens innstilling skal stiles til fakultetet. Fakultetet vil videresende innstillingen til kandidaten på e-post så fort det lar seg gjøre.

Kandidaten gis en frist på inntil ti dager til å fremme skriftlige merknader. Eventuelle merknader/aksept stiles til phd@mh.ntnu.no

Universitets- og høgskolerådets veiledning, norsk og engelsk versjon:

• Veiledning for bedømming av norske doktorgrader (pdf)
• Guidelines for the Assessment of Candidates for Norwegian Doctoral Degrees (docx)

Når avhandlingen er blitt funnet verdig for forsvar, kan planleggingen av trykkeprosessen starte.

Rettinger

Hvis du vil gjøre endringer i den innleverte avhandlingen, må du alltid søke om tillatelse fra fakultetet først. En slik søknad skal inneholde en tydelig oversikt over endringer med henvisning til sidetall og avsnitt. Den skal inneholde nøyaktig redegjørelse over ny versus gammel setning. 

Du kan bare rette opp formelle feil (grammatikk, språk o.l.) én gang etter at avhandlingen er innlevert. Endringer av faglig karakter vil ikke bli godkjent. 

Manus/artikler som måtte bli godkjent etter innlevering er underlagt de samme reglene som ovenfor.

Trykkekostnader

Trykkeriet vil be om et prosjektnummer/kostnadssted for fakturering. Opplysninger om dette kan du få ved å henvende deg til instituttet ditt. Trykkekostnadene skal primært dekkes av kandidatens driftsmidler. Alle spørsmål om finansiering av trykkingen skal rettes til instituttet.

Bestille trykking

Doktorgradsavhandlinger fra NTNU har en standard lay-out med grått omslag. Alle bestillinger av trykk skal gå via NTNU Grafisk senter. Les mer om trykkeprosessen på følgende side: Trykking av oppgaver

I den trykte avhandlingen skal det påføres ISBN/ISSN serienummer. Kandidaten skal følge retningslinjene for påføring av serienummer: ISBN provider

Pliktavlevering

Etter godkjenning skal 7 trykte eksemplarer av avhandlingen din leveres til fakultetet. Disse 7 eksemplarene er forbeholdt pliktavlevering til bibliotekene.
Hvor mange eksemplarer som skal trykkes ut over dette blir opp til kandidaten selv.

Avhandlingen skal normalt være offentlig tilgjengelig senest tre uker før disputasen. 

Gjør avhandlingen tilgjengelig digitalt

Alle avhandlinger bør publiseres i NTNU Open før disputasen så fremt det lar seg gjøre. Universitetsbiblioteket mottar automatisk alle avhandlinger fra trykkeriet og lagrer  metadata i NTNU Open.

Selv om avhandlingen din er lagret digitalt i NTNU Open vil den ikke bli åpent tilgjengelig før du har sendt inn en forfatteravtale, les mer om dette på Innsida: NTNU Open. Biblioteket undersøker og tar hensyn til eventuelle artiklers opphavsrettslige begrensninger hos aktuelle tidsskrifter før avhandlingen publiseres

Populærvitenskapelig sammendrag av avhandlingen på norsk

Foran i den trykte utgaven av avhandlingen (etter tittelside) skal det settes inn et norsk sammendrag inntil 1 A4-side. Sammendraget skal sendes elektronisk til trykkeriet sammen med resten av filene til avhandlingen.

Sammendraget skal være populærvitenskapelig. Det skal i hovedsak presentere resultatene av forskningsarbeidet. Dette etterfølges av en kort omtale av bakgrunnen for og oppbyggingen av forskningsprosjektet, samt kort om metodikk.

Som overskrift angis norsk tittel på avhandlingen og en kort "tematisk tittel", også på norsk. Avslutningsvis angis tid og sted for disputas, gradsbetegnelse, institutt-tilhørighet, veiledere og eventuelt finansieringskilde.

Mal for norsk sammendrag (docx)

Kort «tematisk» tittel til annonsering av disputasen

Når disputasen annonseres skal meldingen skal fange interessen hos andre enn de som kjenner fagområdet fra før. Derfor skal du i tillegg skrive en kort og beskrivende tittel på norsk, siden avhandlingens faktiske tittel i ofte vil være komplisert og vanskelig tilgjengelig. Det kan gjerne være en mer overordnet og generell tittel enn originaltittelen, som gjør temaet lettere å forstå.

Her er noen eksempler:

1. Opprinnelig tittel: “Cervical cancer screening among immigrants in Norway: Challenges, possibilities and the effect of an intervention.” En kortere «tematisk» tittel kan være: «Livmorhalsscreening blant innvandrerkvinner i Norge»
2. Opprinnelig tittel: "Late-stage prostate cancer and prostate cancer mortality- a population-based study". Kortere «tematisk» tittel kan være: «Framskreden prostatakreft og prostatakreftdødelighet»
3. Opprinnelig tittel: "Hemiarthroplasty for Femoral Neck Fracture; Results of surgical approach, fixation method, and stem design reported to the Norwegian Hip Fracture Register". Kortere «tematisk» tittel kan være: «Hemiproteseoperasjon ved lårhalsbrudd»

Hvordan skrive populærvitenskapelig? Her er noen tips:

• Tenk igjennom hvem som trenger å vite om funnene i din doktorgrad utenfor fagfeltet ditt? Er det pasienter, politikere, helsepersonell eller «mannen i gata»? Det er disse du skal skrive for, og de vil vite hvilken betydning funnene dine har for dem. Hva trenger de å vite?
• Forklar (eller unngå) faguttrykk og fremmedord.
• Bruk korte setninger
• Bruk et aktivt språk hvor det er tydelig hvem som handler, for eksempel: «Jeg har undersøkt» i stedet for «doktoravhandlingen min tar for seg».
• La de viktigste poengene komme fram tidlig i teksten.

Prøveforelesning for ph.d. (én prøveforelesning)

Kandidaten får oppgitt emne på prøveforelesning 10 virkedager før prøveforelesningen skal holdes. Prøveforelesning holdes normalt samme dag som disputasen. Prøveforelesningen er satt til 45 minutter slik at fem minutter kan benyttes til spørsmål og eventuell diskusjon. 

Prøveforelesninger for dr.philos. (to prøveforelesninger)

Kandidaten melder tittel på selvvalgt emne til MH-fakultetet én måned før disputasen. Kandidaten får oppgitt emne på prøveforelesning 10 virkedager før prøveforelesningen skal holdes. Kandidaten avgjør selv i hvilken rekkefølge prøveforelesningene holdes. Prøveforelesningene holdes normalt dagen før disputasen fortrinnsvis innenfor kontortid, men kan, om praktisk mulig, holdes samme dag som disputas. Prøveforelesningene er satt til 45 minutter slik at fem minutter kan benyttes til spørsmål og eventuell diskusjon. 

Ramme for doktordisputas

Doktordisputasen markerer avslutningen på forskerutdanningen. Den er også universitetets ansikt utad som forskningsinstitusjon. Universitetet legger vekt på å gi disputasene en verdig ramme.

Dette kommer til uttrykk i følgende elementer:

Valg av lokale

Fakultetsadministrasjonen reserverer egnede lokaler som gir rom for et offentlig publikum til prøveforelesninger og disputas. Blomsteroppsats bestilles av fakultetsadministrasjonen som settes i auditoriet og markerer anledningen. Denne får doktoranden med seg som en hilsen fra fakultetet.

Antrekk

Pent antrekk er forventet både av doktoranden og bedømmelseskomiteens medlemmer. Lederen av disputasen, dekanen - eller den han/hun har utpekt som sin stedfortreder - bærer dekankappen under disputasen.

Seremoniell struktur

Prøveforelesning og disputas åpnes ved at disputasleder, komitémedlemmene og doktorgrads- kandidat går i prosesjon inn i auditoriet. Når prosesjonen kommer inn i disputasrommet reiser forsamlingen seg.

Rekkefølgen i prosesjonen prøveforelesning innmarsj:
Disputasleder, 1., 2., 3. opponent og doktorand. (utmarsj omvendt, men disputasleder går gjerne ut først).

Rekkefølgen i prosesjonen disputas innmarsj:
Disputasleder, doktorand, 3., 2. og 1. opponent (utmarsj omvendt). Disputasleder går direkte til talerstolen, mens resten av prosesjonen går til sine plasser.

Disputasleders funksjon ved prøveforelesning

Dekan/settedekan introduserer prøveforelesningen på grunnlag av manus utformet av fakultetsadministrasjonen. Etter prøveforelesningen(e) opplyser dekan om tid og sted for disputasen. Prøveforelesningen har en varighet på 45 minutter.

Alle medlemmene av den sakkyndige komiteen skal være til stede under prøveforelesningen(e). (Dersom en av de sakkyndige ikke møter til prøveforelesningen på grunn av plutselige oppståtte omstendigheter, kan Dekan oppnevne en settesakkyndig for prøve- forelesingen). Umiddelbart etter prøveforelesningen(e) avgjør komiteen om forelesningen(e) kan godkjennes. Dersom bedømmelseskomiteen finner prøveforelesningen tilfredsstillende, skal doktoranden forsvare avhandlingen i disputas.

Disputasleders funksjon ved disputasen

Disputasleder skal bære dekankappen ved disputasen. Kappen bringes/hentes av fakultetsadministrasjonen.
Disputasens generelle forløp: I pausen mellom prøveforelesningen og disputasen bør disputasleder avklare med kandidaten og opponentene hvordan disputasen i hovedtrekk skal gjennomføres rent praktisk. Grunntrekkene i disputasen er som følger:

1. Prosesjon
2. Disputasleders introduksjon
3. Kandidaten får 20-30 minutter til en kortfattet oversikt over avhandlingens viktigste forskningsbidrag.
4. Førsteopponent åpner drøftingene. Denne sekvensen tar som regel ca 45 minutter, men helst ikke mer enn en time.
5. Eventuell pause på ca 10 minutter. Før pause annonserer disputasleder at de som ønsker å ta ordet som opponenter ex auditorio melder fra til disputasleder i denne pausen.
6. Eventuelle opponenter ex auditorio får ordet i rimelig grad, men det gis bare plass til kortfattede innlegg/spørsmål.
7. Andreopponenten får ordet. Denne sekvensen bør ikke bli lenger enn 45 minutter.
8. Når andreopponenten signaliserer at han/hun er ferdig, erklærer disputasleder disputasen for avsluttet og meddeler forsamlingen at resultatet vil bli rapportert til Dekan. Kandidaten vil bli gitt anledning til avsluttende ord og det er vanlig med takk til fakultet, veiledere, komiteen, fagmiljø.

Sosial markering

Instituttene inviterer til en liten markering etter endt disputas og ansvarlig kontaktperson ved instituttet tar kontakt med kandidaten for å avtale rammer/ønsker om hvordan markering skal skje.

Generelt

En digital disputas innebærer at prøveforelesning og disputas vil bli gjennomført som et digitalt møte i Zoom, der de aktive deltakerne sitter foran egen PC med kamera og headset. Zoom-møtet streames til publikum via Panopto. 

Fakultetet jobber med å finne en løsning for "hybrid" disputasavvikling.

Krav til offentlighet

En disputas skal være offentlig, og det skal legges til rette for at tilhørerne skal kunne følge disputasen digitalt. 

Disputasen blir annonsert to uker i forkant. En videolenke for publikum vil bli lagt ut i disputasannonsen, senest på disputasdagen.

Det er fortsatt mulig for publikum å melde seg som opponent ex auditorio. Slike bidrag bør være godt forberedt, presise og ha til hensikt å berike den faglige diskusjonen.  

Det er ikke krav om at prøveforelesningen skal være offentlig. Prøveforelesningen kan derfor spilles inn på forhånd dersom det er nødvendig. 

IT-støtte

Ph.d.-administrasjonen på fakultetet bestiller teknisk støtte til disputaser i NTNU Hjelp.

Tekniske support innebærer følgende: 

• Opprettelse av møter i Zoom med kobling til Panopto
• Teknisk test i forkant med gjennomgang av lyd/bilde kvalitet og skjermdelingsfunksjon
• IT-tekniker er til stede i starten av prøveforelesningen og disputasen 
• Kandidaten vil ikke få on-site/digital teknisk støtte gjennom hele disputasen 
• Tekniker kan kontaktes underveis hvis det oppstår problemer og kan bidra enten ved oppmøte eller ved å gå inn fra egen arbeidsplass via Zoom admin-tilgang 

Tekniske problemer underveis 

For å minimere risikoen for tekniske problemer underveis, anbefales bruk av egen PC med kamera.  

Dersom det skulle oppstå tekniske problemer som ikke lar seg løse umiddelbart, vil disputasleder ta en pause i disputasen til problemet er løst.

Hvis problemet ikke lar seg løse, må disputasen avlyses og kandidaten vil få et nytt forsøk på et senere tidspunkt.  

Dersom det digitale fungerer slik at alle aktive deltakere (kandidat, opponenter og disputasleder) fortsatt er med, så vil disputasen kunne fortsette selv om publikum faller ut. Dette for å ta hensyn til kandidaten (og opponenter), som har lagt ned store forberedelser i forkant av disputasen. 

Publikum 

Alle som ønsker å følge en digital disputas kan logge seg inn via videolenken i disputasannonsen: https://www.ntnu.no/mh/phd/disputaser

Den som ønsker å delta som opponent ex auditorio må melde seg ved å sende e-post til disputasleder. Dette må være gjort innen pausen mellom første- og andre opponent. Slike bidrag bør være godt forberedt, presise og ha til hensikt å berike den faglige diskusjonen.

Etter at den formelle utspørringen er over, får publikum muligheten til å stille spørsmål. Spørsmål sendes til disputasleder på e-post. Den aktuelle e-postadressen vil være er oppgitt i disputasannonsen.

Dersom et mindre publikum ønsker å følge disputasen sammen, på en større skjerm, så må dette skje på eget initiativ. Kandidaten bør avtale med en av sine veiledere eller kollegaer om å ta ansvaret for et slikt arrangement. 
Fakultetet har dessverre ikke ressurser til å bistå verken med booking av rom, gjennomføring eller IT-støtte underveis.

Publikum skal ikke sitte i samme rom som opponentene, administrator, kandidat eller settedekan, da dette skaper bakgrunnstøy som forstyrrer diskusjonen.

Testmøte i zoom 

I forkant av disputasen vil det bli gjennomført en kort teknisk test. Der testes kvaliteten på lyd og bilde, samt skjermdelingsfunksjonen. I tillegg kan man gå gjennom formalitetene og eventuelle spørsmål.

Ph.d.-kandidaten, administrator, første- og andre opponent samt disputasleder bør delta. IT-teknikerer er host/vert og oppretter møtet. Testen tar vanligvis rundt 30 minutter. 

Ansvarsfordeling

I forbindelse med digital disputasavvikling er det en del ting utover de "ordinære" oppgavene til de involverte parter man bør være oppmerksom på.
 

Kandidatens ansvar 

• Avhandlingen skal være offentlig tilgjengelig, og bør publiseres i NTNU Open før disputasen, så fremt det er mulig.  
• Dersom avhandlingen ikke er tilgjengelig med fulltekst i NTNU Open to uker før disputasen, skal en oppdatert pdf-versjon sendes til din ph.d.-koordinator ved fakultetet. Da blir denne sendt ut til publikum ved etterspørsel. 
• Før disputasen må du gjøre deg kjent med Zoom hvis du ikke er vant til å bruke systemet fra før. Spesielt viktig er det at du blir fortrolig med skjermdelingsfunksjonen. 
• Bruk av headset reduserer bakgrunnsstøy. Sørg for at mikrofon og video fungerer bra, og at du har en stabil nettilgang. 
• I forkant av disputasen må du gjennomføre et testmøte i Zoom med tekniker, disputasleder, komiteleder og opponentene. 
• Under prøveforelesningen og disputasen bør du skru av alle andre programmer du har kjørende på egen maskin. Da unngår du forstyrrende pop-up vinduer underveis. Det eneste som bør kjøres er Zoom, en digital kopi av avhandlingen din og presentasjonene.  
• Under disputasen må du huske å dele skjerm for å vise presentasjonen og annet digitalt materiale. Husk også å lukke skjermdelingen når du er ferdig med presentasjonen.

Hvis du har spørsmål angående disputasen, ta kontakt med din ph.d.-kontakt på fakultet.  

Opponentenes ansvar 

• Før disputasen bør du gjøre deg kjent med Zoom, som er verktøyet som brukes for kommunikasjon under hele disputasen. 
• Du trenger ikke en egen Zoom-lisens for å delta på et Zoom-møte. Hvis du ikke har Zoom installert på egen maskin, vil den kjøres i nettleser. Du kan bruke lenken som du får tilsendt av fakultetets ph.d.-koordinator. 
• Bruk av headset reduserer bakgrunnsstøy. Sørg for at mikrofon og video fungerer bra, og at du har en stabil nettilgang. 
• Før disputasen bør du delta på et testmøte i Zoom sammen med IT-tekniker, kandidaten, disputasleder og de andre opponentene. 
• Under prøveforelesningen og disputasen bør mikrofonen din være avslått når du ikke snakker. Dette hindrer forstyrrende bakgrunnstøy. Når du skal si noe, husk å slå mikrofonen på igjen.  
• Under din del av eksamineringen kan du velge å dele skjermen din om du har materiale du ønsker å vise frem, for eksempel slides eller spesifikke deler av avhandlingen. For å gjøre dette så enkelt som mulig i Zoom anbefaler vi at du begrenser deg til så få kilder som mulig, og heller limer aktuelle deler av avhandlingen inn i en presentasjon, fremfor å hoppe mellom slides og digital kopi av avhandling.  
• Tredje opponent/administrator oppretter et digitalt møterom for komiteens diskusjon i pausene.
• Tredje opponent/administrator har ansvar for å innhente telefonnummer til de involverte i forkant, i tilfelle noen ikke dukker opp eller man mister kontakten underveis. 
• Tredje opponent/komiteens administrator har ansvaret for å formidle hvorvidt prøveforelesning og disputas er godkjent, samt sende sensurskjema tilbake til ph.d.-koordinator. 

Dersom du har spørsmål, ta kontakt med komitéleder. 

Disputasleder/settedekan sitt ansvar 

Disputasen vil fortsatt følge vanlig prosedyre så langt det er mulig. Noen endringer er likevel gjort for å tilpasse den digitale formen

• Du skal fortsatt lede prøveforelesning og disputas, men en IT-tekniker vil opprette selve Zoom-møtet. Ph.d.-koordinator vil sende deg et manus for begge sesjoner.
• Sjekk at mikrofonen og kameraet ditt virker, og at du har stabil nettilgang.  
• Før disputasen bør du delta på et testmøte i Zoom sammen med kandidaten, komiteen, og IT-tekniker. Lenke for pålogging vil bli sendt ut på forhånd. 
• Under testen kan du fortelle litt om formalitetene rundt en disputas ved NTNU, og hvilke prosedyrer opponentene trenger å være oppmerksomme på. 
• Under prøveforelesning og disputasen bør mikrofonen din være av ("Mute") når du ikke snakker, dette for å redusere bakgrunnsstøy. Når du skal si noe må du huske å slå mikrofonen på igjen. 
• Husk å minne kandidat og opponenter på at de bør slå av egen mikrofon når de ikke snakker selv, og gi beskjed underveis hvis de glemmer dette.
• Kandidat og opponenter bør ha på kamera under disputasen, slik at kandidaten kan se ansiktsutrykk og reaksjoner underveis.
• Som settedekan må du ha tilgang til din egen e-post underveis for å sjekke om noen ønsker å delta ex auditorio eller å stille spørsmål. Begge deler skal meldes skriftlig til din e-postadresse.  
• Når prøveforelesningen er ferdig vil komiteen logge seg ut av møtet og gå inn i et separat digitalt møterom der de kan diskutere uten å bli streamet ut til publikum.
• Komiteen må ha gitt deg beskjed om at prøveforelesningen er godkjent før disptuasen kan begynne.
• Dersom noen ønsker å delta ex auditorio, må de inviteres inn i "disputasrommet".
• Etter disputasen vil komiteen på nytt gå inn i det private møterommet. Når de har blitt enige om en konklusjon, kan de vende tilbake til hovedrommet, og administrator kan annonsere om kandidaten har bestått eller ikke.  
• Dersom det skulle oppstå tekniske problemer som ikke lar seg løse umiddelbart må du pause disputasen til problemet er løst.  
• Dersom det digitale fungerer slik at alle viktige personer (kandidat, opponenter og settedekan) fortsatt er med, så vil disputasen kunne fortsette selv om publikum faller ut. 
• Hvis problemet ikke lar seg løse må disputasen utsettes, og kandidaten vil få et nytt forsøk på et senere tidspunkt. 

Dersom du har spørsmål, kontakt fakultetsadministrasjonen. 

IT-teknikers ansvar 

• Sette opp et testmøte i Zoom  
• Gjennomføre testmøtet sammen med kandidat, disputasleder, komiteleder og opponenter før disputasen. 
• Sette opp et møte for prøveforelesningen & disputasen i Zoom, med kobling til Panopto. 
• IT-tekniker er vert for prøveforelesningen/disputasen, og bistår de andre deltakerne under oppstarten.  
• Zoom-møtet bør begynne 30 minutter før selve disputasen starter, for å gi folk tid til å koble seg på, teste mikrofoner og kamera. 
• Kan mute (skru av mikrofonen for) dem som ikke har den avskrudd når det trengs.
• Gjøre kandidat og opponenter til co-hosts, slik at de er i stand til å dele skjermen sin.  
• Bistå ved tekniske problemer. Dersom det oppstår tekniske problemer som ikke kan løses umiddelbart, vil disputasleder pause disputasen til problemet er løst.
• Informere de involverte om at møtet streames til publikum, og at denne streamen går kontinuerlig hele dagen (også i pausene). 

Ph.d.-administrasjonens ansvar

• Bestille IT-støtte via NTNU Hjelp når avhandlingen er blitt godkjent for forsvar
• Utforme manus til settedekan - for disputas og prøveforelesning 
• Sende ut kopi av avhandlingen ved etterspørsel (dersom den ikke er tilgjengelig i NTNU Open). 
• Sørge for at deltakerne får nødvendige Zoom-lenker.
• Legge inn videolenke i disputasoppslaget før oppstart. 
• Sende sensurskjema til administrator, og påse at dette kommer i retur. 

Kandidatens institutt 

• Skaffer settedekan til å lede disputasen 
• Reserverer rom til kandidater som ikke har eget kontor
• Arrangerer mottakelse etter disputasen  

Noen kandidater ønsker å markere disputasdagen med å invitere disputasens leder, bedømmelseskomiteen, veileder(ne), kollegaer fra fagmiljø til en middag eller sosial samling etter at disputasen er gjennomført. Til denne inviteres normalt også familie og venner av doktoranden. Denne markeringen er å anse som et privat arrangement.

Måltidet kalles vanligvis doktormiddag, men det må ikke nødvendigvis at være en middag. Det kan også være en lunsj eller en uformell sammenkomst rett etter disputasen. Dette er nå helt opp til doktoranden selv. Det er også doktoranden som bestemmer hvem, utover disputasleder, komité og veileder(e), som skal inviteres.

Taler under doktormiddagen

Doktormiddagen er en gest overfor komiteen og veiledere, som takk for innsatsen. Dette bør gjenspeiles i talene.

Etter at det er ønsket velkommen til bords, bør verten, altså doktoranden, avholde en tale hvor han eller hun takker NTNU/fakultet, komiteen, veiledere og fagmiljø.

Neste tale skal avholdes av disputasleder, som ønsker doktoranden velkommen som doktor, med den rett det gir til å undervise ved fakultetet. Det bør også gratuleres med vel gjennomført doktorgradsutdanning. Som representant for universitetet bør disputasleder også takke bedømmelseskomiteen for sin innsats. Denne talen bør være formell, og ha en formell stil.

De følgende talene kan være mindre formelle, dersom det er ønskelig. Det er vanlig at tredje medlem av komiteen, altså den som ikke har hatt et opponentansvar, avholder en tale, for så å bli fulgt av veileder(e) og eventuelt leder for fagmiljøet. Det kan være hyggelig å blande taler fra fagpersoner og familie/venner, for å få variasjon.

Bestemmelser om skattefradrag doktormiddag

Visse kostnader i forbindelse med doktorgrad ved norsk universitet eller høyskole er fradragsberettiget. Dette omfatter blant annet utgifter i forbindelse med doktorgradsmiddagen. Du får kun fradrag for middagen til veiledere, opponenter og liknende. Det gis ikke fradrag for mat til familie og venner. Fradragene kommer i tillegg til minstefradraget, se skatteetatens nettsider.

Tildeling av doktograd

Vedtak om bestått doktorgradsprøve. Bedømmelseskomiteen sender sin anbefaling til fakultetet. På bakgrunn av anbefalingen vil dekan avgjøre om graden skal tildeles. Kandidaten vil få tilsendt vedtaket.

Vitnemål. Etter at graden er tildelt, vil fakultetet sende ut vitnemål. Kandidaten må selv sørge for å legge inn korrekt postadresse i StudentWeb.

Doktorpromosjon: NTNU har vanligvis doktorpromosjon to ganger i året. Doktorpromosjon er en høytidelig seremoni for alle som har fått sin doktorgrad etter å ha gjennomført forskerutdanning ved universitetet, den høyeste utdanningen vi har. Les mer på
https://www.ntnu.no/phd/doktorpromosjon

Spørsmål? Kontakt Utdanningsseksjonen

Tilbake til starten av artikkelen