Vi gjer merksam på at pdf-faktura ikkje blir rekna som elektronisk faktura. 

Krav til faktura og kreditnota

• Faktura og kreditnota må vere maskinelt stila til NTNU.
• Alle fakturaer må innehalde opplysningar i tråd med forskrift om bokføring (lovdata.no)
• Fakturaer som ikkje tilfredsstiller formkrav for faktura, vil bli returnert.
  • Sjå: Formkrav for faktura - salsdokumentasjon (altinn.no)
• Samlefaktura blir ikkje godtatt.
• Faktura må ha påført referanse til eit gyldig 9-sifra innkjøpsordrenummer (t.d. 6000xxxxx).
  • Ved bruk av elektronisk faktura må innkjøpsordrenummeret registrerast i feltet Invoice/OrderReference/ID. Det er viktig at dette feltet berre inneheld NTNUs ordrenummer. 
• Dersom ikkje innkjøpsordrenummer er opplyst, må det i staden visast til ein 8-sifra koststad. 
  • Ved bruk av elektronisk faktura skal koststad påførast i feltet Invoice/BuyerReference/ID. Det er då viktig at dette feltet berre inneheld informasjon om NTNUs koststad.

Ver merksam på at fakturaer eller kreditnotaer som ikkje oppfyller desse krava, ikkje vil bli handsama eller returnert til avsendar.

Sjå DFØ si nettside for meir informasjon om innsending av faktura.  

Kome i gang med å sende elektronisk faktura

• Oversikt over komplette fakturasystem og enkle fakturaportalar som kan levere Elektronisk handelsformat - EHF (anskaffelser.no)

PDF-fakturaer på e-post frå utanlandske leverandørar

• Norske leverandørar kan ikkje sende pdf-fakturaer til NTNU.
• Utanlandske leverandørar kan sende faktura og kreditnota som pdf-vedlegg på e-post til invoice@okavd.ntnu.no.
  • NB! Denne e-postadressa kan berre brukast til innsending av faktura og kreditnota i pdf-format. Alle andre førespurnader må sendast til kontakt@okavd.ntnu.no.
• Det kan berre sendast éin pdf-faktura per e-post. Vi kan ikkje ta imot fleire pdf-fakturaer i same e-post.
• Ikkje skriv fakturaopplysningar i e-posten. Det er berre vedlegget som automatisk blir lasta opp og registrert i fakturasystemet. Tekst eller lenker i emne- eller innhaldsfelt i e-postar vil ikkje bli opna, lesne eller behandla.
• Ekstra vedlegg til faktura eller kreditnota må vere i same fil som faktura, ikkje som separat fil.
• Handskriven tekst/merking er ikkje gyldig, fordi grunnlagsdataa blir tolka maskinelt.
• Andre format enn PDF vil ikkje bli behandla eller returnert.  

Purring eller inkassovarsel

Både norske og utanlandske leverandørar kan sende oss purringar, inkassovarsler/inkassokrav eller rentenotaer på e-post: kontakt@okavd.ntnu.no.

Skriv i emnefeltet kva innsendinga gjeld, til dømes «Purring». 

Purringar, inkassovarsler/inkassokrav eller rentenotaer kan også sendast per post til: 

NTNU

Økonomiavdelingen

Postboks 8900, Torgarden

7491 Trondheim

Merk at dette ikkje gjeld fakturaer eller kreditnotaer, som frå norske leverandørar må sendast i elektronisk format (EHF). Utenlandske leverandørar kan sende oss fakturaer og kreditnotaer i pdf-format på e-post – men ikkje per post.

Leverandørbrev

• Leverandørbrev (pdf) - Supplier Letter (pdf)

Kontakt

Spørsmål om fakturabehandling og elektronisk faktura:

• E-post: kontakt@okavd.ntnu.no