Fakturabehandling - NTNU

Papirfakturaer sendes til fakturaadresse NTNU, Felles fakturamottak, Postboks 50, Økern, 0508 Oslo som videresender fakturaen til riktig enhet eller person.

Krav til merking av faktura

For å sikre en effektiv fakturabehandlingsprosess og unngå forsinkelser, er det viktig at korrekt fakturaadresse brukes og at alle fakturaer til NTNU har referanse til et gyldig bestillingsnummer (f.eks. N14234567) eller et rekvisisjonsnummer. Som et minimum må k-sted oppgis. Uten disse numrene får vi ikke behandlet den, og sender den i retur til avsender. 

Elektronisk fakturering

NTNU benytter elektronisk fakturering. Vi ber derfor om at våre leverandører sender elektroniske fakturaer og er oppmerksom på punktene under.

• Alle fakturaer må inneholde opplysninger i tråd med bokføringsloven.
• Faktura på e-post blir automatisk overført til tolking og verifisering.
• Ikke skriv fakturaopplysninger i e-post, kun vedlegg blir importert.
• Tekst i emne- eller innholdsfelt blir ikke lest eller behandlet.
• Fakturaen må være i et av disse formatene: JPEG, JPG, PDF, PNG, TIFF eller TIF.
• Ekstra vedlegg til faktura må være i samme fil som faktura, ikke som separat fil.
• Ugyldig fakturaformat og separate ekstra vedlegg blir ikke behandlet eller returnert.
• Link til faktura i innhold blir ikke behandlet eller videresendt til tolkeprogrammet.
• Håndskrevet tekst/merking er ikke gyldig, fordi grunnlagsdataene blir tolket maskinelt.
• Hvis fakturaer ikke er maskinelt merket med riktig fakturaadresse og bestillingsreferanse, blir de returnert til leverandør og ny faktura må utstedes.

Informasjon om overgang til elektronisk fakturering:

• Brev til leverandører
• Implementeringsguide til leverandører
• Informasjon i Basware
• Godkjente aksesspunkter i Norge

Spørsmål angående fakturabehandling og elektronisk faktura:

• E-post: kontakt@okavd.ntnu.no