Mange institutt har regelmessige samlingar, seminar og møter der man fokuserer på utvikling og arbeidsmiljøet. Workshop som verktøy slik vi foreslår her er forskingsbasert og deltakande som har som mål å auke bevisstheita blant tilsette og ta eigarskap til resultata. Oppsettet er at deltakarar arbeidar i grupper for å identifisere prosessar av inkludering og ekskludering på arbeidsplassen og formulere spesifikke og gjennomførbare steg mot forbetring.

Kartleggingsverktøya gir ein oversikt over den eksisterande situasjonen i ein organisasjon, gir innsikt i pågåande utfordringar, kven som blir påverka og kven. Dette banar vegen for å velje fokusområde for mangfald og inkludering. Denne metoden er basert på forsking som viser at det er viktig å tilpasse tiltak til lokal kontekst.

Førebuing

Kvaliteten av resultata avhenger av å samle inn data frå breidda i organisasjonen. Derfor er det eit mål å sørge for godt oppmøte. Om mogleg anbefaler vi å knytte workshoppen til eksisterande møteplassar, som instituttseminar. Det kan være nyttig å invitere alle tilsett-grupper, både vitskapeleg, teknisk og administrativt tilsette. På større arbeidsplassar med eksisterande grupperingar kan det være hjelpsomt å halde fleire workshoppar internt i kvar gruppe.

Sjekkliste for førebuing:

• Etabler ein arbeidsgruppe/komite ansvarleg for å organisere workshopen
• Be lokale leiarar eller andre nøkkelpersonar innad i gruppa om å sende invitasjonar i forkant
• Om mogleg kan ein person i gruppa få ansvar for å være fasilitator- altså å gjere seg litt kjend med metoden i forkant og ta notat under arbeidet.
• Leiar kan gjerne starte workshopen med ein kort introduksjon slik at alle har den same informasjonen som utgangspunkt og føremålet blir etablert. Man kan også presentere relevant demografisk statistikk over for eksempel kjøn, alder, nasjonalitet, stillingskategoriar osv i sitt fagmiljø, og samanlikne dette med andre relevante institutt/institusjonar
• Førebu rommet: organiser bord for gruppene. Vi anbefaler at kvar gruppe består av 3-5 personar
• Her er materialet vi anbefalar å bruke:
  • Eit rom med bord til 3-5 personar
  • Post it lappar i ulike fargar
  • Pennar
  • Store papirposters, bord eller tavle for å samle post-it lappar
     

Workshops

Vi har laga sample slides med foreslått innhald, som du kan finne her X. metoden baserer seg på å identifisere mønster, for å unngå å reprodusere negative stereotypar om grupper eller å peike ut individ på arbeidsplassen. Mønster i organisasjonar refererer til ulike praksisar som påverker oss på ulike måtar: anten positive, nøytrale eller negative, avhengig av person og kontekst. Sjølve workshopen gjennomførast i følgjande steg.

Opplegget vi skisserer her baserer seg på fysisk oppmøte med bruk av post-its, men opplegget kan også gjennomførast anten heildigitalt eller ved bruk av digitale post-its på Miro. Vi foreslår 4 gruppeoppgåver, men man kan også gjennomføre workshop med færre. Vi anbefaler i så fall kartlegging av interaksjonistiske mønster.

Gruppearbeid

Sørg for at folk sit i grupper på bord med 3-5 personar. Folk kan enten velje dette sjølv eller være strategisk delt inn av dei som held workshopen basert på alder, stilling, kjøn eller andre faktorar. Om du vil samanlikne resultata, kan du sette opp gruppene strategisk og dele ut post it med bestemte fargar.

Gruppene skal arbeide på 4 ulike oppgåver, fulgt av ein plenumsøkt til slutt. Litt overlapp mellom dei ulike oppgåvane er ingen problem. Sørg for at gruppa brukar post-its og at skrifta kan lesast.  Samle post-it lappar mellom kvart steg. Opplegget begynn med ei deskriptiv kartlegging av strukturelle mønster, og sluttar med ein individuell evaluering av mønster og ein gruppediskusjon.

Opplegget baserer seg på forskingsbaserte forståingar av ulikskap i organisasjonar, særleg arbeidet til Joan Acker, basert på powerpoint-modellen som ligg.
 

Oppgåve 1: Kartlegging av strukturelle mønster

Den første oppgåva består av deskriptiv kartlegging av mønster på arbeidsplassen, der gruppa skriv ned mønster på post-its. Her er det viktig at man held seg på det deskriptive nivået, og ikkje vurderer om dette handlar om ulikskap eller ikkje- det kjem seinare.

Strukturelle mønster kan være alt som er bygd inn i organisasjonar, eller standardprosedyrar på arbeidsplassen. Vi kan ofte finne dei ved å telle. Spørsmål gruppa kan diskutere er:

• Korleis blir arbeid, som undervisning og rettleiing, distribuert? Korrelerer dette med identitetskategoriar?
• Korleis blir makt og statusposisjonar fordelt, og korrelerer dette med identitetskategoriar?
• Kva støttefunksjonar er tilgjengeleg for onboarding, søknadar og sjukdom?
• Korleis er dei fysiske strukturane som bygningar, kontorrom, fellesrom osv.?
   

Oppgåve 2: Kartlegging av interaksjonistiske mønster

Interaksjonistiske mønster handlar om samhandling: kven samhandler med kven, korleis føregår dette, og kor? Desse kan bli identifisert gjennom observasjon.

Eksempler på spørsmål:

• Kven samarbeider med kven?
• Kva sosiale arena finnast? Kven blir invitert, og kven møter opp?
• Kva kommunikasjonskanalar blir brukte, og kven brukar dei?
• Korleis er folk gruppert saman?
• Kva språk blir brukt, og kor?

Oppgåve 3: Kartlegging av signalmønster

Dette mønsteret er litt meir abstrakt. Det går ut på at vi sender signal til kvarandre, bevisst og ubevisst, gjennom visuelle og verbale handlingar, narrativ og representasjonar. Vi kler oss opp til konferansar for å signalisere profesjonalitet, vi signaliserer at alle er velkomne gjennom å sende invitasjonar til eit sosial arrangement til heile instituttet. Signal blir fortolka, og tolkinga kan variere. Signal kan også ha ulike betydningar i ulike kontekstar.

Sørg for at post-it lappane inkluderer det mønsteret signalet er ein del av.
 

Eksempel på spørsmål:

• Korleis signaliserer man profesjonalitet?
• Er det reglar for etikette på arbeidsplassen? Er desse implisitte eller eksplisitte?
• Kva er signala for at nokon er velkomne?
• Korleis signaliserer vi at vi høyrer til visse grupper, eller fagområde?
• Kven er den typiske representative for ei gruppe?
   

Oppgåve 4: Velje handlingar

I denne fasen tilbringer deltakarane litt tid individuelt på å studere dei oppsamla post-it lappane, og noterer seg mønster som skil seg ut for dei. Målet med denne øvinga er å begynne å reflektere rundt konsekvensane av mønstra som har blitt kartlagt så langt.

Eksempel på spørsmål:

• Kva er konsekvensane av mønstra du kan identifisere, og for kva grupper?
• Er det nokon uheldige konsekvensar som kan skape ulikskap?
• Kva kunne vært eit meir ønska mønster?
• Har du nokon idear for korleis endre mønstra?
• Er det nokon mønstre vi burde behalde? Korleis kan vi styrke dei?

Deltakarar returnerer til sine grupper og diskuterer mønstra dei har identifisert.. Saman bestem dei seg for tre mønstre kvar som burde bli adressert for å forbetre mangfald eller inkludering generelt på arbeidsplassen. Om mogleg, gi forslag for løysingar eller alternative mønstre. Noter desse mønstra ned på ein post-it.

Fellesdiskusjon

Kvar gruppe presenterer to eller tre hovudbodskap frå gruppa.

Oppsummering

• Del relevante ressursar og informasjonskanalar. Dette kan være for onboarding, varsling, språklæring, bedriftshelsetenester osv.
• Oppmuntre deltakarar til å skrive tilbakemeldingar på postits og legge dei på bordet der post-it lappar blir samla/henge dei på døra på veg ut
• Om relevant, oppmuntre folk som er intereserte i å bidra til oppfølging til å kontakte dei som koordinerer workshopen

Oppfølging

Workshopen i seg sjølv bidrar til auka bevisstheit blant deltakarar, men det er viktig å følgje opp funna og ha ein pågåande diskusjon rundt mangfald og inkludering. Mønster som blir gjort synlege under workshopen kan viariere i størrelse og alvorlegheitsgrad. Små og spesifikke mønster kan bli takla av tilsette, medan arbeidet for andre tema ligg hos leiarskapet på institutet. Kunnskap om situasjonen som blir kartlagt kan være eit godt grunnlag for å begynne arbeidet med arbeidsmiljø, eller for lokale handlingsplanar for mangfald, som blir beskrive under fokusområde.

Her er nokon spesifikke forslag for å følgje opp denne metoden:

• Diskuter mønster og løysingar frå oppgåve 4 i leiargruppa. Er det mønster som kan bli takla umiddelbart, eller nokon som krevjar nærmare undersøking?
• Beardbeid post-it lappane og identifiser tema. Tema som gjentar seg kan indikere at dei opplevast som viktige
• Undersøk nærmare mønster som har dukka opp under workshopen

Under får du innføring i korleis du kan bruke workshop som verktøy for å kartlegge mangfald og inkludering i ditt fagmiljø: