Forskningsgruppe for digital dokumentasjonsforvaltning

DIRMA studerer utfordringer innen danning, bevaring, tilgjengeliggjøring og bruk av dokumentasjon og annen informasjon, primært innen norsk offentlig sektor. Pålitelig dokumentasjon er nødvendig for å ivareta offentlig forvaltnings egen hukommelse og funksjonsdyktighet, men er også helt essensielt som grunnlag for en åpen og opplyst offentlig samtale, og for å ivareta grunnleggende demokratiske rettigheter og verdier som allmenn innsynsrett, rettssikkerhet, personvern, åpenhet og etterrettelighet i forvaltningen.

Noen tiår inn i det 21. århundre preges den digitale dokumentasjonsforvaltningen i norsk offentlig sektor av begrensninger og mangler i en slik grad at sentrale demokratiske borgerrettigheter kan sies å stå på spill. Årsakene er mange; teknologiske, økonomiske, organisatoriske, menneskelige. Systemene som er i bruk, er ofte bygd på eldre og tungrodde løsninger som igjen springer ut av en papirbasert tenkning og prosessforståelse. Tradisjonelle organisasjonsformer setter også begrensninger. Det samme gjør mangelfull opplæring og en passiv-naiv tiltro til at «det digitale gjør seg selv».

Ifølge Nasjonal digitaliseringsstrategi (2025) har regjeringen en intensjon om at 100 % av norsk offentlig sektor skal benytte KI innen 2030. Samtidig stilles juridiske krav til offentlige virksomheter om å sikre dokumentasjonens autentisitet og pålitelighet, sørge for transparente forvaltningsprosesser, og i tillegg ivareta åpenhet og befolkningens tillit. Da er det en stor utfordring at et flertall av nordmenn i mange sammenhenger ikke stoler på KI og er skeptiske til regjeringens digitaliseringsstrategi. Når KI tas i bruk øker dessuten mengden paradata (f.eks. prompthistorikk) som må arkiveres for at forvaltningsprosesser skal være etterrettelige. Dette er ressurskrevende med hensyn til kvalitetssikring og langtidslagring.

Samtidig veves globale og nasjonale utviklingstrekk og utfordringer tettere sammen. Forvaltningens rammevilkår preges av tiltakende risiko knyttet til omfattende globale og teknologiske endringer, geopolitisk ustabilitet, klimaendringer og fallende tillit mellom folk og styresmakter. Parallelt øker kravet til åpenhet og etterrettelighet, og forvaltningens evne til å dokumentere beslutninger er således et kjerneelement i demokratiets infrastruktur (DFØ-notat, 2025:3). Sikker digital langtidsbevaring av pålitelig dokumentasjon blir imidlertid stadig mer komplekst. Informasjon og data er både en ressurs og en risiko i dagens digitale samfunn. Dokumentasjonsforvaltning som ikke er av tilfredsstillende kvalitet åpner opp for at data og dokumentasjon kan manipuleres, gå tapt, gjøres utilgjengelig eller komme på avveie.

Paradoksalt nok står sentrale demokratiske verdier som åpenhet og tillit samtidig under press. Åpenhet, og spesielt i krisesituasjoner, er viktig for å redusere usikkerhet, spekulasjoner, ryktespredning og konspirasjonsteorier – men det er også en bekymring at aktører som ikke nødvendigvis vil oss vel kan benytte KI til å sammenstille offentlig informasjon på måter som kan utgjøre en trussel mot samfunnssikkerheten. Hvordan kan det offentlige best balansere å være åpen uten å samtidig være sårbar?

Forskningsgruppas hovedfokus er på offentlig forvaltning i Norge, men utfordringene i feltet er globale og fagfeltet er internasjonalt. Arkiv og dokumentasjonsforvaltning er et tverrfaglig forskningsfelt innenfor arkivvitenskap, som trekker på innsikter fra blant annet jus, forvaltningsinformatikk, statsvitenskap, organisasjonsvitenskap og informasjonsvitenskap. Gjennom vitenskapelig publisering og faglig formidling ønsker DIRMA å bidra med kritisk kunnskap som løfter fram en offentlig debatt om hvordan dokumentasjonsforvaltning inngår som en sentral del av demokratisk beredskap og samfunnets sikkerhetsinfrastruktur. En opplyst og kunnskapsrik befolkning med politisk og institusjonell tillit er viktig for demokratisk motstandskraft, og en befolkning uten tilgang til pålitelig og kvalitetssikret informasjon kan være sårbar for autoritære krefter og meningspåvirkning.

DIRMA har sin forankring i fagenheten for arkiv, museum og dokumentasjonsforvaltning (AMD) ved Seksjon for samfunnsfagene ved NTNUs Institutt for lærerutdanning (ILU). Gruppa har tilslutning fra ansatte ved fagenheten for anvendt informasjonsteknologi (AIT) ved NTNUs Institutt for datateknologi og informatikk (IDI). AMD og AIT har også et tverrfaglig samarbeid knyttet til AMDs studietilbud innen arkiv, museum og dokumentasjonsforvaltning på bachelor- og masternivå. DIRMAs medlemmer har til sammen betydelig erfaring fra undervisning og forskning på fagområdet, og også erfaring med utredningsarbeid og digital dokumentasjonsforvaltning i store organisasjoner. Forskningsgruppa ble etablert sommeren 2018, og gruppas nåværende og tidligere medlemmer har i perioden 2018-2025 publisert åtte fagfellevurderte artikler på nivå 1. Gruppa har også hatt to ph.d-stipendiater de senere år, hvorav den ene disputerte våren 2025, og den andre planlegger ferdigstillelse høsten 2026. Tre av DIRMAs medlemmer er med i det nordiske forskningsnettverket Nordic Archival Science Education Network, og to er med i NTNU Fellesskaps Team kunnskap for demokrati og medborgerskap. DIRMA er også i gang med å knytte til seg flere relevante forskere og forskningsmiljøer nasjonalt og internasjonalt.

Ta gjerne kontakt dersom du kunne tenkt deg å være en del av forskningsgruppa.