NTNUs konferansearrangør

Våre tjenester


Bilde: Våre tjenester

Vi sikrer en god og strømlinjeformet gjennomføring av arrangementet - gjennom et nært samarbeid med deg som oppdragsgiver og ved å bruke verdens ledende system for konferanseplanlegging og ledelse, påmelding, abstracts- og paper-håndtering.

Vi gir deg en følelse av å ha husket alt!


Konferansepakke

Ikon - konferansepakke
Ikon - planlegging

Vi gir veiledning og rådgivning gjennom hele arrangementet, fra begynnelse til slutt. Vi deltar gjerne på møter vedrørende det praktiske rundt konferansen.

  • Starthjelp/assistanse i konkurransen om å bli valgt som konferansested
  • Innhente tilbud, bestille og følge opp lokaler for konferansen.
  • Bistand i budsjettarbeid
  • Pre- og post-konferanseturer
Ikon - påmelding

Vi bruker et nettbasert system som effektivt tar seg av påmeldinger.

  • Registrering av deltagere, forelesere og inviterte med fordeling på sesjoner, aktiviteter og hotell
  • Bekreftelse og betaling med kort eller faktura
  • Kommunikasjon med påmeldte deltagere
  • Oppdaterte påmeldingslister og rapporter. Dette betyr at du til en hver tid kan se hvor mange som har meldt seg på ulike sesjoner, hvor mange som skal overnatte, som kommer på festmiddagen osv.
Ikon - overnatting

Vi har gode hotellavtaler med ledende hotellkjeder og kan ta oss av alt det praktiske.

  • Forhåndsreservering av hotellrom
  • Registrering av hotellbestillinger
  • Oppfølging av avbestillingsfrister
  • Oppfølging av endringer og avbestillinger
  • Utarbeide hotellister
Ikon - sosialt program

Vi har lang erfaring i å arrangere mottakelser, middager, utflukter og andre sosiale tilstelninger som er en viktig del av en vellykket totalopplevelse.

  • Mottakelser
  • Lunsjer og banketter
  • Kultur- og opplevelsesarrangementer
  • Ledsagerprogram
  • Transport
Ikon - gjennomføring

Vi sørger for at alt er i orden og fungerer før konferansen starter.

  • Pakking av konferansemateriell, mapper, navneskilt, deltagerlister o.l.
  • Mottagelse og registrering av deltagere, nypåmeldinger og endringer
  • Utdeling av konferansemateriell
  • Deltagerservice: informasjon og service til forelesere, deltagere og utstillere
  • Konferansesekretariat på stedet som er bemannet av oss

Tilleggstjenester

Ikon - tilleggspakke

Ikon - nettsider og markedsføring

Vi kan opprette nettsider og gi råd om markedsføringen av konferansen.

  • Nettsider: vi kan ta hånd om alt, eller levere nettsider der du selv oppdaterer innholdet.
  • Nyhetsbrev
  • Enkle trykksaker (plakater, flyers, program)

Ikon - utstilling

Utstilling av ulike størrelser er en viktig del av helheten i en konferanse.

Hos noen er det samarbeidspartnere som ønsker å profilere seg med utstillingstand, eller utstillerne kan utgjøre en del av programmet i form av utstillervandring og utstillerseminar. Vi tilbyr administrering av vitenskapelige postersutstillinger, kommersielle utstillinger og sponsorutstillinger.

  • Befaring - utstillerområder - utforming av utstillerkart
  • Kontakt med hotell for tilrettelegging av utstilling
  • Påmelding, korrespondanse med utstillerne
  • Leverandøravtale og materialbestillinger

Vi tilbyr et nettbasert system for håndtering av abstracts og papers:

  • Forfatterne kan selv registrere, laste opp og endre abstracts/papers
  • Reviewere får tilgang til abstracts/papers og kan gi scores og kommentar.
  • Oppdragsgiver kan enkelt organisere innleverte abstracts/papers (sette opp program), se scores og kommentarer fra reviewers, og få oversiktlige rapporter.
  • Papers kan sendes samlet over til oppdragsgiver eller trykkeri.

Vi tilbyr regnskapstjenester for hele arrangementet:

  • Føring av regnskap
  • Betalinger
  • Refusjon av reiseregninger til forelesere
  • Rapporter og statistikk

 

Vi kan sette opp og sende ut nettskjema til deltagerne for evaluering av konferansen:

  • Oppsett
  • Utsendelse
  • Etterarbeid og rapport

 

Vi tilbyr fleksible løsninger og skreddersyr gjerne våre tjenester etter deres behov. Ta kontakt for en prat!