Våre tjenester

NTNU konferanser

Våre tjenester


Bilde - tjenester

Bilde: Våre tjenester

Tjenester

Vi sikrer en god og strømlinjeformet gjennomføring av arrangementet - gjennom et nært samarbeid med deg som oppdragsgiver. Vi bruker det anerkjente EventsAIR  til konferanseplanlegging og prosjektledelse, påmelding, utstilling, abstracts- og paperhåndtering.

Vi gir deg en følelse av å ha husket alt!

Vårt system for konferansepåmelding er tilpasset GDPR


Konferansepakker

Konferansepakker

Ikon - konferansepakke
Vi tilbyr to ulike pakker:
  • Mini konferansepakke (påmeldingsskjema m/u betaling) 
  • Full konferansepakke (skreddersøm etter behov)

Konferansepakke

Ikon - planlegging

Vi gir veiledning og rådgivning gjennom hele arrangementet, fra begynnelse til slutt. Vi deltar gjerne på møter vedrørende det praktiske rundt konferansen

  • Starthjelp/assistanse i konkurransen om å bli valgt som konferansested
  • Innhente tilbud, bestille og følge opp lokaler for konferansen.
  • Bistand i budsjettarbeid
  • Pre- og post-konferanseturer

Ikon - påmelding

Vi bruker konferansesystemet Events AIR som håndterer påmeldinger oversiktlig og effektivt 

  • Registrering av deltagere, forelesere og inviterte med fordeling på sesjoner, aktiviteter og hotell
  • GDPR/personvern er en integrert del av påmeldingssystemet
  • Bekreftelse og betaling med kort eller faktura
  • Kommunikasjon med påmeldte deltagere
  • Egen app der du enkelt kan holde oversikt over påmeldinger, økonomi, status for arbeidsoppgaver i prosjektet m.m. 

Ikon - overnatting

Vi har gode hotellavtaler med ledende hotellkjeder og kan ta oss av alt det praktiske

  • Forhåndsreservering av hotellrom
  • Håndtering av hotellbestillinger
  • Oppfølging av endringer og frister
  • Dialog med hotellene

Ikon - sosialt program

Vi har lang erfaring i å arrangere mottakelser, middager, utflukter og andre sosiale tilstelninger som er en viktig del av en vellykket totalopplevelse

  • Mottakelser
  • Lunsjer og banketter
  • Kultur- og opplevelsesarrangementer
  • Ledsagerprogram
  • Transport

Ikon - gjennomføring

Vi sørger for at alt er i orden og fungerer før konferansen og bistår i å løse alle utfordringer som måtte oppstå underveis i gjennomføringen

  • Konferansesekretariat: mottagelse og registrering av deltagere, nypåmeldinger og endringer
  • Scannere og printere for selvbetjent registrering
  • Deltagerservice: informasjon og service til forelesere, deltagere og utstillere

Tilleggstjenester

Tilleggstjenester

Ikon - tilleggspakke
 

Vi tilbyr en rekke tilleggstjenester, slik at løsningen blir best mulig tilpasset deres ønsker og behov.

Tillegstjenester

Ikon - nettsider og markedsføring

Vi kan opprette nettsider og gi råd om markedsføringen av konferansen

  • Nettsider: vi kan ta hånd om alt, eller levere nettsider der du selv oppdaterer innholdet.
  • Enkle trykksaker (plakater, flyers, program)

Ikon - utstilling

Sponsorer og utstillere utgjør en viktig del av konferansen

Enkelte ganger er det samarbeidspartnere som ønsker å profilere seg med utstillingstand i forbindelse med en konferanse, andre ganger er det utstillere som er en del av programmet i form av utstillervandring og utstillerseminar.

Vi tilbyr administrering av vitenskapelige postersutstillinger, kommersielle utstillinger og sponsorutstillinger.

  • Rådgivning i forbindelse med utstilling eller sponsorer
  • Oppsett av sponsorpakker med tilgang til sponsorportal
  • Oppsett av utstillingsportal
  • Befaring, utstillerområder og utforming av utstillerkart
  • Kontakt med hotell for tilrettelegging av utstillinger 
  • Påmelding, oppfølging og korrespondanse med utstillerne
  • Leverandøravtale og materialbestillinger 

Vi tilbyr et system for håndtering av abstracts og papers:

  • Forfatterne kan selv registrere, laste opp og endre abstracts/papers
  • Reviewere får tilgang til abstracts/papers og kan gi scores og kommentar.
  • Oppdragsgiver kan enkelt organisere innleverte abstracts/papers (sette opp program), se scores og kommentarer fra reviewers, og få oversiktlige rapporter.
  • Papers kan sendes samlet over til oppdragsgiver eller trykkeri.

Vi tilbyr regnskapstjenester for hele arrangementet:

  • Føring av regnskap
  • Betalinger
  • Refusjon av reiseregninger til forelesere
  • Rapporter og statistikk

 

Vi kan sette opp og sende ut nettskjema til deltagerne for evaluering av konferansen:

  • Oppsett
  • Utsendelse
  • Etterarbeid og rapport

 

Fleksible løsninger

Vi tilbyr fleksible løsninger og skreddersyr gjerne våre tjenester etter deres behov. Ta kontakt for en prat!

lenkemeny-tjenester-konferanse

 

 

FORSIDE | TJENESTER | REFERANSER | GDPR | KONTAKT