Vi gir veiledning og rådgivning gjennom hele arrangementet, fra begynnelse til slutt. Vi deltar gjerne på møter vedrørende det praktiske rundt konferansen

• Starthjelp/assistanse i konkurransen om å bli valgt som konferansested
• Innhente tilbud, bestille og følge opp lokaler for konferansen.
• Bistand i budsjettarbeid og kommunikasjonsplanlegging

Vi bruker konferansesystemet Events AIR som håndterer påmeldinger oversiktlig og effektivt 

• Registrering av deltagere, forelesere og inviterte med fordeling på sesjoner, aktiviteter og hotell
• GDPR/personvern er en integrert del av påmeldingssystemet
• Bekreftelse og betaling med kort eller faktura
• Kommunikasjon med påmeldte deltagere
• Egen app der du enkelt kan holde oversikt over påmeldinger, økonomi, status for arbeidsoppgaver i prosjektet m.m. 

Vi har gode hotellavtaler med ledende hotellkjeder og kan ta oss av alt det praktiske

• Forhåndsreservering av hotellrom
• Håndtering av hotellbestillinger
• Oppfølging av endringer og frister
• Dialog med hotellene

Vi har lang erfaring i å arrangere mottakelser, middager, utflukter og andre sosiale tilstelninger som er en viktig del av en vellykket totalopplevelse

• Mottakelser
• Lunsjer og banketter
• Kultur- og opplevelsesarrangementer
• Ledsagerprogram
• Pre- og post-konferanseturer
• Transport

Vi sørger for at alt er i orden og fungerer før konferansen og bistår i å løse alle utfordringer som måtte oppstå underveis i gjennomføringen

• Konferansesekretariat: mottagelse og registrering av deltagere, nypåmeldinger og endringer
• Scannere og printere for selvbetjent registrering
• Deltagerservice: informasjon og service til forelesere, deltagere og utstillere

Informasjon - og kommunikasjonsverktøy mellom arrangør og deltakere/deltakere med hverandre.

Standard app inneholder:

• Deltakerliste med søkemuligheter
• Deltakerfoto
• Deltakers egen påmelding Kontaktutveksling med QR-kode Konferanseprogram Foredragsholder/Forfattersøk Utstiller/Sponsorsøk Melding- og varslingstjeneste fra arrangør til deltakere, fra deltaker til deltaker
• statiske informasjonssider (severdigheter, lokale restauranter, butikker, osv) Linker til nettsider/program
• konferansenotater KonferanseStream /privat sosialt nettverk hvor deltakere kan legge ut bilder, videoer, kommentarer, dele erfaringer til konferanses lokalblogg

Vi kan opprette nettsider og gi råd om markedsføringen av konferansen

• Nettsider: vi kan ta hånd om alt, eller levere nettsider der du selv oppdaterer innholdet.
• Enkle trykksaker (plakater, flyers, program)

Vi bruker verktøy som samler hele konferanseflyten oversiktlig på ett sted

• Live streaming/video
• Virtuell utstilling
• Virtuell networking
• E-posters

Les mer om vår portal for gjennomføring av virtuelle konferanser

Sponsorer og utstillere utgjør en viktig del av konferansen

Enkelte ganger er det samarbeidspartnere som ønsker å profilere seg med utstillingstand i forbindelse med en konferanse, andre ganger er det utstillere som er en del av programmet i form av utstillervandring og utstillerseminar.

Vi tilbyr administrering av vitenskapelige postersutstillinger, kommersielle utstillinger og sponsorutstillinger.

• Rådgivning i forbindelse med utstilling eller sponsorer
• Oppsett av sponsorpakker med tilgang til sponsorportal
• Oppsett av utstillingsportal
• Befaring, utstillerområder og utforming av utstillerkart
• Kontakt med hotell for tilrettelegging av utstillinger 
• Påmelding, oppfølging og korrespondanse med utstillerne
• Leverandøravtale og materialbestillinger

Vi tilbyr et system for håndtering av abstracts og papers:

• Forfatterne kan selv registrere, laste opp og endre abstracts/papers
• Reviewere får tilgang til abstracts/papers og kan gi scores og kommentar.
• Oppdragsgiver kan enkelt organisere innleverte abstracts/papers (sette opp program), se scores og kommentarer fra reviewers, og få oversiktlige rapporter.
• Papers kan sendes samlet over til oppdragsgiver eller trykkeri.

Vi tilbyr regnskapstjenester for hele arrangementet:

• Føring av regnskap
• Betalinger
• Refusjon av reiseregninger til forelesere
• Rapporter og statistikk

Vi kan sette opp og sende ut nettskjema til deltagerne for evaluering av konferansen:

• Oppsett
• Utsendelse
• Etterarbeid og rapport

Vi kan også tilpasse appen med ytterligere funksjonalitet

I tillegg til spesifikasjonene for standardappen kan den utvides med følgende tilleggstjenester:

• Kjøp av billetter til sosiale arrangement
• Sesjonsevalueringer
• Bannerannonsering
• Bordallokering
• Live Q&A
• Automatisk konferanseinnsjekk med QR kode
• Framvisning av Sosial Stream på en stor skjerm
• Fremvisning av favoritt Streambilder ved konferanseavsluttning
• Gamification