Tjenester - NTNU Konferanser
Våre tjenester
Vi sikrer en god og strømlinjeformet gjennomføring av arrangementet - gjennom et nært samarbeid med deg som oppdragsgiver. Vi bruker det anerkjente EventsAIR til konferanseplanlegging og prosjektledelse, påmelding, utstilling, abstracts- og paperhåndtering.
Vi gir deg en følelse av å ha husket alt!
Konferansepakker
- Mini konferansepakke (påmeldingsskjema m/u betaling)
- Full konferansepakke (skreddersøm etter behov)
Vi gir veiledning og rådgivning gjennom hele arrangementet, fra begynnelse til slutt. Vi deltar gjerne på møter vedrørende det praktiske rundt konferansen
- Starthjelp/assistanse i konkurransen om å bli valgt som konferansested
- Innhente tilbud, bestille og følge opp lokaler for konferansen.
- Bistand i budsjettarbeid og kommunikasjonsplanlegging
Vi bruker konferansesystemet Events AIR som håndterer påmeldinger oversiktlig og effektivt
- Registrering av deltagere, forelesere og inviterte med fordeling på sesjoner, aktiviteter og hotell
- GDPR/personvern er en integrert del av påmeldingssystemet
- Bekreftelse og betaling med kort eller faktura
- Kommunikasjon med påmeldte deltagere
- Egen app der du enkelt kan holde oversikt over påmeldinger, økonomi, status for arbeidsoppgaver i prosjektet m.m.
Vi har gode hotellavtaler med ledende hotellkjeder og kan ta oss av alt det praktiske
- Forhåndsreservering av hotellrom
- Håndtering av hotellbestillinger
- Oppfølging av endringer og frister
- Dialog med hotellene
Vi har lang erfaring i å arrangere mottakelser, middager, utflukter og andre sosiale tilstelninger som er en viktig del av en vellykket totalopplevelse
- Mottakelser
- Lunsjer og banketter
- Kultur- og opplevelsesarrangementer
- Ledsagerprogram
- Pre- og post-konferanseturer
- Transport
Vi sørger for at alt er i orden og fungerer før konferansen og bistår i å løse alle utfordringer som måtte oppstå underveis i gjennomføringen
- Konferansesekretariat: mottagelse og registrering av deltagere, nypåmeldinger og endringer
- Scannere og printere for selvbetjent registrering
- Deltagerservice: informasjon og service til forelesere, deltagere og utstillere
Standard app inneholder:
- Deltakerliste med søkemuligheter
- Deltakerfoto
- Deltakers egen påmelding Kontaktutveksling med QR-kode Konferanseprogram Foredragsholder/Forfattersøk Utstiller/Sponsorsøk Melding- og varslingstjeneste fra arrangør til deltakere, fra deltaker til deltaker
- statiske informasjonssider (severdigheter, lokale restauranter, butikker, osv) Linker til nettsider/program
- konferansenotater KonferanseStream /privat sosialt nettverk hvor deltakere kan legge ut bilder, videoer, kommentarer, dele erfaringer til konferanses lokalblogg
Tilleggstjenester
Vi tilbyr en rekke tilleggstjenester, slik at løsningen blir best mulig tilpasset deres ønsker og behov.
Vi kan opprette nettsider og gi råd om markedsføringen av konferansen
- Nettsider: vi kan ta hånd om alt, eller levere nettsider der du selv oppdaterer innholdet.
- Enkle trykksaker (plakater, flyers, program)
Sponsorer og utstillere utgjør en viktig del av konferansen
Enkelte ganger er det samarbeidspartnere som ønsker å profilere seg med utstillingstand i forbindelse med en konferanse, andre ganger er det utstillere som er en del av programmet i form av utstillervandring og utstillerseminar.
Vi tilbyr administrering av vitenskapelige postersutstillinger, kommersielle utstillinger og sponsorutstillinger.
- Rådgivning i forbindelse med utstilling eller sponsorer
- Oppsett av sponsorpakker med tilgang til sponsorportal
- Oppsett av utstillingsportal
- Befaring, utstillerområder og utforming av utstillerkart
- Kontakt med hotell for tilrettelegging av utstillinger
- Påmelding, oppfølging og korrespondanse med utstillerne
- Leverandøravtale og materialbestillinger
Vi tilbyr et system for håndtering av abstracts og papers:
- Forfatterne kan selv registrere, laste opp og endre abstracts/papers
- Reviewere får tilgang til abstracts/papers og kan gi scores og kommentar.
- Oppdragsgiver kan enkelt organisere innleverte abstracts/papers (sette opp program), se scores og kommentarer fra reviewers, og få oversiktlige rapporter.
- Papers kan sendes samlet over til oppdragsgiver eller trykkeri.
Vi tilbyr regnskapstjenester for hele arrangementet:
- Føring av regnskap
- Betalinger
- Refusjon av reiseregninger til forelesere
- Rapporter og statistikk
Vi kan sette opp og sende ut nettskjema til deltagerne for evaluering av konferansen:
- Oppsett
- Utsendelse
- Etterarbeid og rapport
I tillegg til spesifikasjonene for standardappen kan den utvides med følgende tilleggstjenester:
- Kjøp av billetter til sosiale arrangement
- Sesjonsevalueringer
- Bannerannonsering
- Bordallokering
- Live Q&A
- Automatisk konferanseinnsjekk med QR kode
- Framvisning av Sosial Stream på en stor skjerm
- Fremvisning av favoritt Streambilder ved konferanseavsluttning
- Gamification
Vi tilbyr fleksible løsninger og skreddersyr gjerne våre tjenester etter deres behov. Ta kontakt for en prat!