Tjenester - NTNU Konferanser - Konferanser
Våre tjenester
Vi sikrer en god og strømlinjeformet gjennomføring av arrangementet - gjennom et nært samarbeid med deg som oppdragsgiver. Vi bruker det anerkjente EventsAIR til konferanseplanlegging og prosjektledelse, påmelding, utstilling, abstracts- og paperhåndtering.
Vi gir deg en følelse av å ha husket alt!
Konferansepakke
Vi gir veiledning og rådgivning gjennom hele arrangementet, fra begynnelse til slutt. Vi deltar gjerne på møter vedrørende det praktiske rundt konferansen.
- Starthjelp/assistanse i konkurransen om å bli valgt som konferansested
- Innhente tilbud, bestille og følge opp lokaler for konferansen.
- Bistand i budsjettarbeid
- Pre- og post-konferanseturer
Vi bruker konferansesystemet Events AIR som effektivt tar seg av påmeldinger.
- Registrering av deltagere, forelesere og inviterte med fordeling på sesjoner, aktiviteter og hotell
- GDPR/personvern er en integrert del av påmeldingssystemet
- Bekreftelse og betaling med kort eller faktura
- Kommunikasjon med påmeldte deltagere
- Egen app der du enkelt kan holde oversikt over påmeldinger, økonomi, status for arbeidsoppgaver i prosjektet m.m.
Vi har gode hotellavtaler med ledende hotellkjeder og kan ta oss av alt det praktiske.
- Forhåndsreservering av hotellrom
- Håndtering av hotellbestillinger
- Oppfølging av endringer og frister
- Dialog med hotellene
Vi har lang erfaring i å arrangere mottakelser, middager, utflukter og andre sosiale tilstelninger som er en viktig del av en vellykket totalopplevelse.
- Mottakelser
- Lunsjer og banketter
- Kultur- og opplevelsesarrangementer
- Ledsagerprogram
- Transport
Vi sørger for at alt er i orden og fungerer før konferansen og bistår i å løse alle utfordringer som måtte oppstå underveis i gjennomføringen.
- Konferansesekretariat: mottagelse og registrering av deltagere, nypåmeldinger og endringer
- Scannere og printere for selvbetjent registrering
- Deltagerservice: informasjon og service til forelesere, deltagere og utstillere
Tilleggstjenester
Vi kan opprette nettsider og gi råd om markedsføringen av konferansen.
- Nettsider: vi kan ta hånd om alt, eller levere nettsider der du selv oppdaterer innholdet.
- Enkle trykksaker (plakater, flyers, program)
Utstilling av ulike størrelser er en viktig del av helheten i en konferanse.
Hos noen er det samarbeidspartnere som ønsker å profilere seg med utstillingstand, eller utstillerne kan utgjøre en del av programmet i form av utstillervandring og utstillerseminar. Vi tilbyr administrering av vitenskapelige postersutstillinger, kommersielle utstillinger og sponsorutstillinger.
- Befaring - utstillerområder - utforming av utstillerkart
- Kontakt med hotell for tilrettelegging av utstilling
- Påmelding, korrespondanse med utstillerne
- Leverandøravtale og materialbestillinger
Vi tilbyr et system for håndtering av abstracts og papers:
- Forfatterne kan selv registrere, laste opp og endre abstracts/papers
- Reviewere får tilgang til abstracts/papers og kan gi scores og kommentar.
- Oppdragsgiver kan enkelt organisere innleverte abstracts/papers (sette opp program), se scores og kommentarer fra reviewers, og få oversiktlige rapporter.
- Papers kan sendes samlet over til oppdragsgiver eller trykkeri.
Vi tilbyr regnskapstjenester for hele arrangementet:
- Føring av regnskap
- Betalinger
- Refusjon av reiseregninger til forelesere
- Rapporter og statistikk
Vi kan sette opp og sende ut nettskjema til deltagerne for evaluering av konferansen:
- Oppsett
- Utsendelse
- Etterarbeid og rapport
Vi tilbyr fleksible løsninger og skreddersyr gjerne våre tjenester etter deres behov. Ta kontakt for en prat!