Virtuell konferanse - NTNU konferanser
Skal du arrangere en virtuell konferanse?
Vi benytter konferanseportalen «OnAIR» til våre virtuelle og hybride konferanser. Her får påmeldte deltakere, foredragsholdere og utstillere tilgang til portalen med muligheter og en fleksibilitet som om det var et fysisk konferansested.
Innrammingen gjør at deltakerne føler seg bedre ivaretatt og at avstanden mellom deltakere og foredragsholdere føles mindre. Alle er rett og slett mer tilstede selv om de er langt unna.
OnAir – vår portal for virtuelle konferanser
Hva er fordelen av å bruke portalen OnAIR fremfor å kun benytte Zoom eller liknende verktøy?
OnAir samler hele konferansen på ett sted
Med konferanseplattformen OnAir samles hele konferansen bak en og samme innlogging.
Program, utstilling, sosiale arrangement og nettverksbygging blir tilgjengelig i en flate.
(Videoene nedenfor er uten lyd)
Tidslinje
I OnAir presenteres konferanseprogrammet som en oversiktlig tidslinje. En tidsmarkør viser hele tiden hvor langt man har kommet i programmet.
Tidslinjen:
- viser deltakere et personlig program med full adgang til sesjoner og andre aktiviteter
- gir informasjon om sesjoner og foredragsholdere
- har en synkron klokke for alle deltakere
- klokken er tilpasset din tidssone
- kan vise viktige meldinger fra arrangøren
Sesjoner
- Vi har et utvalg av verktøy for å tilby sesjoner:
- Sending av videoopptak
- Webinar eller videomøte
- Live broadcast (Ved større videoproduksjoner brukes underleverandører vi har rammeavtale med.)
- Interaktive verktøy tilgjengelig under sesjonen:
- Live Polling
- Live Q&A
- Diskusjonsforum
- Handouts
- Sesjonsnotater
- Opptak tilgjengelig etter konferansen
- Parallelle sesjoner
- så mange paralleller man ønsker
Posters
- Postergalleri som viser alle posterpresentasjoner i en søkbar oversikt
- Presentatører administrerer køen av deltakere som ønsker å bli med på posterpresentasjonen
- Presentatører kan laste opp filer og video
- Deltakere kan laste ned brosjyrer, delta i diskusjonsforum og live Q&A og live polling
- Ubegrenset antall postere i postergalleriet
Utstilling
- Stor verdi for utstillerne
- Sponsorinntekter for konferansen
- Viser alle utstillere og virtuelle stands
- På den virtuelle utstillerplassen kan deltakerne se en videopresentasjon og laste ned brosjyremateriell
- Deltakere kan be om videomøte eller gå til forhåndsbookede møter med utstillere
- Utstillere kan dele presentasjoner og videoer
- Mulig å ta opp utstillernes presentasjoner (samtykkebasert)
- Mulig å innhente markedsinformasjon gjennom kort spørreundersøkelse til deltakerne
- Mulighet til å få kontakt for fremtidige møter og utveksling av kontaktinformasjon
Møtehub
Å møte andre deltakere er en viktig del av enhver konferanse. OnAir legger til rette for at det skal være enkelt å komme i kontakt med andre deltakere og gjennom dette ivareta nettverksbygging.
- Møtehub er integrert i alle de virtuelle møterommene i plattformen, det vil si at du kan knytte kontakt med deltakere overalt.
- Deltakerne kan utveksle kontaktinformasjon
- Deltakerne kan sende melding, chatte eller ha videomøter
- Deltakere kan skrive felles notater og avtale møter.
- Filtreringsverktøy basert på deltakerens profil
- Deltakere som knytter kontakt, får automatisk tilgang til kontaktinformasjon
Nettverksfunksjon
- Gir en uformell interaksjon mellom deltakere, på lik linje med praten som skjer i pausene under en fysisk konferanse.
- OnAIR lar et tilfeldig utvalg av deltakere settes sammen i små grupper
- Samtalene holdes så korte at deltakere har muligheten til å bli med I flere grupper
- Møtehuben gir deltakerne mulighet til å få kontakt for mulige fremtidige møter og utveksle kontaktinformasjon
- Vi kan tildele partnere/sponsorer som vert for gruppene om ønskelig
- Gruppesamtaler
- Du kan dele deltakerne inn i bestemte grupper
- Gruppene kan organiseres etter kriterier du setter
- Møtehuben gir deltakerne mulighet til å få kontakt for fremtidige møter og utveksling av kontaktinformasjon
Gamification
- Gamification øker deltakernes engasjement og interesse gjennom arrangementet
- Deltakerne tjener opp poeng ved å delta på sesjoner, møte utstillere og gjennom deltakelse i sosiale kanaler
- Poengene kan byttes mot premier ved slutten av konferansen
Presentasjonsverktøy
- Enkel administrering av Live Polls
- Svar på spørsmål i sanntid med Live Q&A
- Delta i diskusjonsforum med deltakerne under sesjonen
- Chat med andre bidragsytere og teknisk crew/kontrollrommet
- Forhåndsvisning av live feed (hva ser deltakerne?)
- Øvingsmuligheter før konferansen
- Dersom sesjonen er et webinar, kan du delta som vert eller paneldeltaker direkte fra portalen
Brukerstøtte under hele konferansen
- Vi tilbyr teknisk support til deltakerne og foredragsholderne
- Live support-knapp alltid tilgjengelig i skjermbildet
- Vårt support team er sammensatt av IT-spesialister og vårt erfarne konferansecrew
- Support foregår som chat eller videomøte
- Sakene er organisert med kø og status
Hvordan vi administrerer den virtuelle konferansen
- Vårt team ser og er til stede live i alle sesjoner i programmet
- Sanntidschat med foredragsholdere
- Generere viktige meldinger til foredragsholdere
- Kringkaste en programvert (live host) som kan snakke til et utvalg av eller alle deltakerne underveis i programmet.
- Publisere meldinger og varslinger til deltakerne
For spørsmål om pris og bruk av systemet, kontakt NTNU konferanser på konferanser@videre.ntnu.no eller besøk https://www.ntnu.no/konferanser