Studentassistentstillingar hjå Eining for internasjonale relasjonar, NTNU - Part-time vacancies at Unit of International Relations, NTNU

(For English version, please see below)

NTNU - kunnskap for ei betre verd - Ved NTNU, Norges teknisk-naturvitenskapelege universitet, skaper vi kunnskap for ei betre verd og løysingar som kan forandre kvardagen.

Studentar på timeløn – Eining for internasjonale relasjonar (studentassistentar)

Ved Eining for internasjonale relasjonar ser vi no etter fleire studentassistentar som kan vere ein del av eininga sitt førstelinjeteam for neste studieår. Vi ser både etter deg som kan starte til hausten, men også etter deg som er interessert i sommarjobb i tillegg.

Om Eining for Internasjonale Relasjonar:

Som ein del av Fellesadministrasjonen ved NTNU gjev Eining for internasjonale relasjonar rådgjevning og administrativ støtte til fakultet og institutt i saker knytt til internasjonal studentmobilitet, samt til internasjonale prosjekt og initiativ innanfor studieområdet. Vi fasiliterar og forvaltar avtalar med partnarar over heile verda, og er kontaktpunkt for både inn- og utreisande studentar gjennom heile mobilitetsløpet, forvaltar ulike stipendprogram og gjev hjelp til NTNU sine internasjonale masterstudentar gjennom deira studieløp. I tillegg yter vi administrativ støtte til ei rekke andre oppgåver innanfor NTNU si internasjonale verksemd på utdanningsområdet.

Om stillingane:

Dei som vert tilsett i stillingane vil vere eininga og NTNU sitt ansikt ut mot studentar, og vere essensiell i servicen vi yt til alle som tek kontakt.  Du får hjelpe internasjonale studentar navigere det å vere ny student i Norge, og også hjelpe NTNU sine gradsstudentar som dreg på utveksling. Mottaksprogrammet som blir gjennomført i starten av kvart semester utgjer eit viktig arbeid for å gje dei nye internasjonale studentane ein god start på opphaldet sitt ved NTNU, og som studentassistent vil du møte dei både i informasjonsmøter, skogstur og under den store grillfesten for 1500 nye studentar.

Vi leitar etter:

• 1-3 stillingar med oppstart i vår etter avtale, sommarjobb i perioden juni-august, og vidare deltidsjobb gjennom studieåret 24/25
• 2 stillingar med opplæring i juni (ca 2 veker), fulltidsarbeid i vekene 31-33 og deltidsjobb gjennom studieåret 24/25
• Mogeleg også 1-2 stillingar med oppstart i september for deltidsjobb i studieåret 24/25

Sommarjobb vil vere eit fulltidsengasjement i perioden, eventuell ferie kan avtalast.

Studentassistentstillingane er estimert til eit timeomfang på 7-10t/veke i studiesemestera, med fleksible arbeidstider innanfor eininga sine kontortider.  Det er også mogelegheit for utvida arbeid i feriar, etter avtale.

Arbeidsoppgåver vil til dømes vere

• Førstelineoppgåver: Handtering av spørsmål frå studentar, både skriftleg (epost/NTNUhjelp) og munnleg (resepsjonsoppgåver).
• Administrative oppgåver tilknytt studentmobilitet, til dømes ekspedering av dokumentasjon, og oppdatering og vedlikehald av studentinformasjon knytt til mobilitetsopphald.
• Oppgåver før og under mottaksveka for internasjonale studentar og den praktiske gjennomføringa av denne.
• Andre førefallande oppgåver innanfor eininga sitt område.

Oppgåvene varierer gjennom studieåret, og andre oppgåver kan bli lagt til stillingane.

Søkaren må ha

• Aktiv studierett ved NTNU i kontraktsperioden.
• Gode engelskkunnskapar, både munnleg og skriftleg
• Gode kommunikasjonsevner
• God evne til å setje seg inn i digitale verktøy (god systemforståing)

Helst har du også ein eller fleire av desse punkta

• Gode norskkunnskapar
• Kjennskap til NTNU sine system og struktur
• Erfaring frå, eller interesse for, utveksling og internasjonalisering
• Interkulturell forståing eller kompetanse
• Kundehandsaming eller førsteline-erfaring

Som person kan det vere ein fordel å

• Like problemløysing
• Kunne trivast også når ting går kjapt
• Om du evner å arbeide sjølvstendig og strukturert

Det vil bli lagt vekt på om søkjaren er personleg egna/skikka til stillinga.

Vi tilbyr:

• Varierte og utviklande oppgåver innanfor eininga sine mange områder
• Brei erfaring i NTNU sine administrative prosessar
• Fleksible arbeidstider
• Inkluderande arbeidsmiljø og engasjerte kollegaer

Løn og vilkår:

Stillingane blir lønna ved lønnstrinn 26 (/28 med fullført bachelor). Tilsetjinga skjer på dei vilkåra som til ei kvar tid gjeld for tilsette i staten. Etter tilsetjinga må du rekne med at det kan skje endringar i arbeidsområdet.

Generell informasjon:

Staten legg vekt på mangfald. Vi oppmodar difor alle som er kvalifiserte, om å søkje stillinga utan omsyn til kjønn, alder, funksjonshemming eller kulturell bakgrunn.

Skriv ein kortfatta søknad om kvifor du er interessert i stillinga, og kva som gjer deg til det rette valet for oss. Legg ved CV, attestar, og eventuelt referansar. Husk å spesifisere kva for oppstartstidspunkt/engasjement du er interessert i.

Søknad og eventuelle spørsmål kan sendast til oppgitt epost.

Søknadsfrist: 10.04.2024

NTNU – knowledge for a better world - At NTNU, the Norwegian University of Science and Technology, creating knowledge for a better world is the vision that unites our employees and students.

Part-time engagement vacancy for students at Unit of International Relations

We are currently recruiting for part-time engagements at the Unit of International Relation for the 2024/2025 study year, to support the unit’s work and responsibilities. We have vacancies starting just before the start of term, in addition to someone who can start this spring and work through the summer into the next terms.

About the unit

The Unit for International Relations is the central administrative unit tasked with providing administrative support to NTNUs faculties and department in most aspects of international student mobility, and in other international projects and initiatives in the field of education. We facilitate agreements with partners all around the world and are the main point of contact for in- and outbound exchange students, as well as providing support for international master students.

About the positions

Our student assistants are a crucial part of the service provided to both incoming and outbound students and helps us ensure that students are supported during their mobility experience. You will be tasked with helping students navigate the many aspects of their mobility, as well as aiding in the day-to-day running of the unit. During the orientation programme at the start of every term, you will take part in welcoming new students and giving them a good start of their stay with us, taking part in activities spanning from information meetings to hikes and our big barbeque event serving close to 1500 students in one go.

We have openings with the following start times

• 1-3 positions starting this spring, full time work during summer (June-August), and part-time work during the study year of 24/25
• 2 positions, two weeks of training in June, full time work in weeks 31-33, and part-time work during the study year of 24/25
• 1-2 positions starting part-time from September will be considered as well.

Work during summer/before start of term will be full time, and vacation time can be discussed.

The positions as student assistants are estimated at 7-10 hrs/week during term time, and we offer flexible work times during office hours. There is also possibilities for extended or full-time work outside term time/during holidays.

Tasks include

• Front office work: student enquiries, both in person and writing
• Administrative task related to student mobility, such as expediting documentation and keeping student records up to date
• Work before and during the welcome week for new international students
• Other tasks related to the unit’s field of responsibility

Tasks might change depending on time of year and the overall needs of the unit.

We require

• That you are an active NTNU student for the duration of the contract
• Excellent knowledge of English, both written and spoken
• Good communication skills
• Good understanding of digital tools, and the ability to quickly grasp new systems

In addition, we hope you have one, or more, of the following

• Norwegian proficiency skills
• Knowledge about NTNUs systems and structure
• Experience from, or an interest in, exchange and internationalisation
• Intercultural understanding or competence
• Experience from customer service or other front line services

As a person you

• Enjoy problem solving
• Don’t mind a fast-paced environment
• Are able to work in a structured and independent manner

Aptitude for the positions will be taken into account.

We are offering

• A job that rarely gets dull, with varied task within the unit’s many areas of responsibility
• Solid experience within NTNUs administrative processes
• Flexible work hours
• Inclusive and international work environment, with dedicated and passionate colleagues

Salary and conditions:

The position will be paid at NOK 193,80 per hour (or 197,90 for persons holding a bachelor's degree). The appointment is subject to terms that apply to government employees at any given time, and assigned tasks may be subject to change at any time during the appointment.

General information:

The Norwegian government emphasises diversity and equality in the public sector, as a precursor to a beneficial working environment. We encourage qualified candidates to apply, regardless of their gender, functional capacity, or cultural background.

Send us short application where you state why you are interested in working at the Unit of International Relations, and why you are the right person for the job. Please attach your CV, and any relevant certificates and references. Remember to indicate which of the start times/positions that you are interested in.

Applications and any questions regarding the positions can be sent to the specified email.

Application deadline is 10 April 2024