Studenter kan få godkjent/innpasset utdanning de har fullført fra en annen akkreditert utdanningsinstitusjon. Her finner du informasjon om hvordan du registrerer dette i FS.

Se Godkjenning av utdanning for ansatte - informasjon for ansatte ved NTNU om godkjenning av utdanning, og rutine for hvordan slike søknader behandles.

Innholdsfortegnelse

Godkjenning av utdanning registreres i Godkjenningssak samlebilde (modul Godkjenningssaker → Bilder). Det opprettes en type sak INNPASS når det er snakk om utdanning som skal godkjennes fra en ekstern utdanningsinstitusjon.

I noen tilfeller kan slike søknader gjelde faglig godkjenning av ekstern utdanning basert på avtaler som allerede er inngått mellom institusjonene, følg egen veiledning om Godkjenning av utdanning basert på avtaler mellom utdanninsinstitusjoner (eksempelvis godkjenning av Ex.phil. fra en annet norsk utdanningsinstitusjon). I slike tilfeller er det ikke nødvendig å registrere en godkjenningssak.

Det er litt ulik fremgangsmåte for registrering av godkjent/innpasset utdanning (på grunn av rapportering til Lånekassen):

• Godkjente emner avlagt ved en utenlandsk institusjon, hvor studenten har tatt emnene som del av utreisende mobilitet (utveksling) ved NTNU.
• Godkjente emner avlagt ved en norsk utdanningsinstitusjon eller godkjente emner fra utenlandsk institusjon som ikke var oppnådd som del av utreisende mobilitet (utveksling) ved NTNU.

Faglig godkjenning av norsk utdanning/tidligere avlagt utdanning (ikke utveksling)

Denne fremgangsmåten brukes i tilfeller der utdanningen ikke er forhåndsgodkjent, som gjelder både ekstern norsk utdanning og all utenlandsk utdanning som ikke er gjennomført i regi av NTNU.

Søk frem studenten i Student samlebilde i FS. 

Kopier nøkkel fra Student samlebilde siden vi skal bruke denne senere:

• Stå med musepekeren i feltet for fødselsnummer
• Trykk på knapp Kopier nøkkel (x)=

Gå til nedtrekksmenyen til høyre i bilde og velg Godkjenningssak samlebilde.

Opprett saken i Godkjenningssak samlebilde:

• Stå i bilde og trykk Ny rad (Ctrl+N) for å opprette ny sak i Godkjenningssak samlebilde
• Stå i feltet for fødselsnummer og trykk Lim inn nøkkel

Fyll inn følgende felt i Godkjenningssak samlebilde:

• Type sak: INNPASS
• Søkt dato: Se i Elements, alternativt legg inn dagens dato
• Studieprogramkode
• Journalnr: Saksnummer fra Elements
• Stedkode: 194 - fakultetsnummer - instituttnummer - 0 
• Ansvarlig saksbehandler: Sett inn initialer til saksbehandler for vedtaket
• Status behandles: Sett BEHANDLES mens du gjør registreringa (saken settes til BEHANDLET når registreringen er fullført)

Gå videre til beskrivelsen av hvordan du henter inn ekstern utdanning, lengre ned i denne veiledningen.

Faglig godkjenning av delstudier i utlandet (utveksling)

Denne fremgangsmåten brukes i tilfeller der utdanning er tatt i forbindelse med et utreisende mobilitet (utveksling). 

Søk opp studenten i Student samlebilde i FS. Kopier nøkkel fra Student samlebilde siden vi skal bruke denne senere.

Finn forhåndsgodkjenning fra utvekslingsforholdet, og bruk knappen Generer innpassingssak på høyre side av Godkjenningssak samlebilde. Det kan være opprettet mange godkjenningssaker på samme student, så sjekk at du står i korrekt FORHÅND-sak før du generer ny innpassingssak.
Trykk «Generer innpassingssak».

Er ikke utenlandsoppholdet forhåndsgodkjent eller studenten har ikke søkt om forhåndsgodkjenning før utreise? Gå til Manglende forhåndsgodkjenning etter utvekslingsopphold lengre ned i denne veiledningen.

Sett Status behandling i innpassingssaken til BEHANDLES mens du gjør registreringa (saken settes til BEHANDLET når registreringen er fullført).

Hent inn ekstern utdanning

Bruk knappen «Hent ekstern norsk utdanning» dersom det gjelder utdanning tatt i Norge der utdanningsinstitusjonen bruker FS.

• Trykk på knappen for å hente inn resultater fra andre FS-institusjoner.
• Hvis du ikke ser at resultatoverføringen er registrert (Fullført, med dato og klokkeslett), kan du gå inn og ut av bildet igjen for å oppdatere innhentingen.

Manuell registrering av resultat

Gjelder det utdanning tatt i utlandet eller at resultatoverføringen gjennom knappen «Hent ekstern norsk utdanning» ikke kan brukes, må resultatene registreres manuelt i Person eksternstudium (Modul Godkjenningssaker →Bilder).

Merk at noen utdanningsinstitusjoner i Europa tillater import av resultater direkte til FS via EmRex-samarbeidet (ekstern nettside).

Registrer de eksterne resultatene tatt ved den eksterne institusjonen ved å trykke på overgangsknapp Eksternstudium.

• Opprett ny rad (Ctrl+N)
• Fyll inn fødselsnummeret til studenten
• Velg riktig lærested (klikk på de tre prikkene og søk opp riktig sted)

Deretter skal du registrere resultatene som er knyttet til utdanningsinstitusjonen:

• Aktiver bilde under fanen resultater ved å klikke i bilde
• Nr – hvert av emnene må ha et unikt nummer (1, 2, 3 etc.)
• Kode – legg inn emnekode dersom denne finnes
• Navn – legg inn original emnetittel i gult felt, legg inn engelsk tittel i blått felt dersom det står oppført på karakterutskriften
• Tid – sett inn årstall + termin (høst/vår)
• Vekting – antall studiepoeng (må omregnes dersom det er nødvendig) + SP

Trykk på knapp «Registrer resultat» og velg «1 Innpass» i boksen som kommer opp, deretter «OK». Klikk «Ny rad» dersom du skal legge til flere emner.

Alle emnene som innpasses, skal registreres inn.

Gå tilbake til Godkjenningssak samlebilde ved å trykke på overgangsknappen "Godkj.sak samlebilde" når du har lagt til alle emner som er godkjent.

Koble Eksternstudium til godkjenningssaken

I Godkjenningssak samlebilde, finn fanen Eksternstudium, og hak av for det eksterne lærestedet som innpassingssaken gjelder for. Husk at det er kun en institusjon som kan kobles på godkjenningssaken, ikke flere.

Finn fanen Omfang. Trykk på plusstegnet nederst til venstre for lærestedet slik at du får opp emnene som er koblet i Person eksternstudium samlebilde.

• Hak av for «Inngår» på hvert emne som inngår i utdanningen
• Fyll inn totalt antall studiepoeng som er godkjent i «Omfang totalt». 
• «Omfang Lånekassen» fylles ut dersom det er utenlandsk utdanning tatt ved utveksling. La feltet stå tomt dersom det er norsk utdanning. Vi rapporterer ikke innpassing av ekstern norsk utdanning til Lånekassen.
• "Terminangivelse Lånekassen" fylles ut dersom det er utenlandsk utdanning tatt ved utveksling. Ved innpassing settes termin for siste avlagte vurdering på oppholdet.
• NB! Har studenten utenlandske resultater som skal innpasses, men som ikke kommer via et utvekslingsopphold i regi av NTNU, skal omfang Lånekassen være blank.

Har saken betydning for forkunnskapskrav?

Hvis saken har betydning for forkunnskapskrav, registreres dette i fanen «Forkunnskapskrav»:

• Legg inn emnekode for det interne emnet/emnene det gis fritak for forkunnskapskravet.
• Hak av enten «Studenten kan ta dette emnet (alle forkunnskapskrav er oppfylt)», eller «Studenten kan ta emner som har dette emnet som forkunnskapskrav». Sett inn ev. periode og Merknad ved behov. Se rutinebeskrivelsen Kontroll av forkunnskapskravet, kap. Registrering i en allerede opprettet godkjenningssak.

Registrer saken som behandlet

Sett saken til BEHANDLET når opplysningene i innpassingssaken er riktig registrert. Trykk Enter for å lagre. Det er nå ikke mulig å endre omfang i saken. I innpassingssaker som gjelder utveksling vil status BEHANDLET føre til at saken blir klar for rapportering til Lånekassen. Studenten må fortsatt søke om lån før Lånekassen henter informasjonen.

I saker som gjelder utveksling er det viktig å kontrollere at innpassingssaken blir korrekt rapportert til Lånekassen:

• Hvis OK, vil det stå «Klar for rapportering Lånekassen» eller «Rapportert til Lånekassen»
• Hvis ikke OK, vil det stå «Ikke klar for rapportering Lånekassen», med lenke som beskriver hva som mangler. Ta kontakt med FS-gruppa via brukerstøtteskjema i NTNU Hjelp hvis det er behov for å endre detaljer i saken.

Koble de innpassede emnene til studentens utdanningsplan

• Gå til fanen Utdanningsplan i Godkjenningssak samlebilde.
• Trykk på den grå knappen Utdanningsplan.

Denne fremgangsmåten brukes for å lage en viktig kobling mellom emnene og utdanningsplanen til studenten.

Legg til emner i utdanningsplanen:

• Finn innpasset emne under fanen "Ekstern utdanning" i Utdanningsplanen.
• Trykk på grønn pil foran emnet, for å få emnet over i arbeidsflaten i midten av skjermen.
• Du må angi verdi for Emnekombinasjon, og du må også vurdere om det er behov for å legge inn Emnekategori og Emnevalgstatus. Emnekategorien vil kategorisere emnet på vitnemålet og liste det sammen med andre emner med samme emnekategori, mens Emnevalgstatus angir hvilken funksjon emnet skal ha i utdanningsplanen. Hvis emnet skal erstatte et annet emne eller planelement, er det viktig at de har samme emnevalgstatus. Dette for å sikre at utdanningsplanen blir godkjent ift. vitnemålsproduksjon. Trykk Enter for å lagre og emnet legges i utdanningsplanen.
• Skal du redusere uttelling i studiepoeng, legges antall studiepoeng som emnet skal ha i utdanningen i feltet «Vekting kvalifikasjon».
• Eksisterer det et planelement i utdanningsplanen? Dette må nå slettes og ersattes av emnene avlagt ved eksternt lærested, slik at det ikke blir for mange studiepoeng i planen. 

Godkjent emne erstatter et eksisterende emne i utdanningsplanen

Finn emnet som skal erstattes:

• Trykk på emnet i utdanningsplanen, slik at det kommer i arbeidsflata midt i skjermen
• Kopier emnekombinasjonskoden og emnekategori
• Sett J for Erstattet av annet emne, slik at erstattet emne "gråes ut" i utdanningsplanen (ikke slett emne som skal erstattes)

Legg til godkjent emne:

• Trykk på grønn pil til venstre for godkjent emne, slik at emnet kommer i arbeidsflata midt i skjermen
• Lim inn emnekombinasjonskoden fra erstattet emne (over) i feltet Emnekombinasjon og legg inn tilhørende Emnekategori.
• Såfremt godkjenningssaken er korrekt registrert, vil nummer på godkjenningssaken være ferdig registrert i saken. 
  • Hvis dette ikke er registrert, må du finne korrekt godkjenningsnummer og legge det inn manuelt før du får til å lagre.

Manglende forhåndsgodkjenning etter utvekslingsopphold

Dersom et utenlandsopphold ikke har en forhåndsgodkjenning i Godkjenningssak samlebilde, må du ta kontakt med Enhet for internasjonale relasjoner og be dem registrere forhåndsgodkjenningen.
Studenten må være registrert i Utvekslingsperson samlebilde med korrekt avtaleid (utvekslingsavtale) og periode.

Feltene Utvekslingsavtale og Dato fra det som er registrert i Utvekslingsperson samlebilde, må være på plass i forhåndsgodkjenningen for at utenlandsoppholdet skal bli rapportert til Lånekassen.

Når forhåndsgodkjenningssaken er opprettet i godkjenningssak samlebilde, trykk på den grå knappen "Generer innpassingssak". Dette må gjøres fra forhåndsgodkjenningen for at innpassingssaken skal knyttes til utvekslingssaken. Uten denne tilknytningen blir ikke data om innpassing overført til Lånekassen. 

Kontakt

Har du spørsmål til innholdet på denne siden? Du finner kontaktskjema til FS-gruppa for brukerstøtte på NTNU Hjelp.