Roter med reiseregninger
Et problem at mange blander privatreiser og arbeidsreiser,
sier regnskapssjef.
Verden ligger for våre føtter mer enn noensinne, og NTNUerne tar for seg: Hvert år reiser vi på Statens bekostning for rundt 40 millioner kroner. Til møter i Oslo, til fagkonferanser i San Fransisco og til feltarbeid i Timbuktu. Og noen ganger reiser vi i åttiårsdag til tante Reidun i Bodø, uten å huske på i farten at sånne reiser ikke alltid kan bestilles som om det var en tjenestereise.
Innføring av Diners-kortene var ment som en praktisk lettelse, og det fungerer godt i andre statsinstitusjoner. Men det er tydelig at informasjonen vår ikke har vært god nok. Hver uke får vi masse forespørsler om hvordan kortene egentlig skal brukes. Og vi bruker mye tid og krefter på å etterforske hva som er tjeneste og hva som er privat av reiser belastet NTNU, sier regnskapssjef Jan Ole Sund ved Økonomi- og materiellavdelingen.
Pass på tante-reisene!
Til nå har rundt 800 NTNU-ansatte skaffet seg Diners-kort. Ordninga er et tilbud, ikke et pålegg, men administrasjonen ser helst at alle har kort. Diners-kortene er både betalings- og kredittkort, og skal helst brukes ved alle billettbestillinger og som betalingsmiddel på alle tjenestereiser. Regninga kommer i ettertid, hjem til deg i postkassa. Du betaler den av egen konto, men får utgiftene refundert via vanlig reiseregning. Hensikten er å lette det administrative arbeidet med reiseregninger, og gjøre ordninga med reiseforskudd overflødig.
Du må så hjertens gjerne også reise til tante Reidun på Diners-kortet, men da holder du selvfølgelig alt som heter NTNU og reiseregninger utenfor. Har du vanskelig for å holde orden på hva som er privat bruk og hva som er tjenestebruk når regninga kommer, kan du velge å ha to kort. Men det er viktig å understreke at begge er å betrakte som personlige kort. For den enkelte bruker er frynsegoden den at Staten betaler årsavgiften på ditt kredittkort, og dessuten at du er godt reiseforsikret under alle reiser betalt med Diners privatkort.
I tillegg finnes det et tredje Diners-kort. Det er det såkalte konsernkortet, som ligger hos Flyspesialisten, og som blir belastet hvis du bestiller billett og ikke har personlig kort. Belastningen blir registrert som et reiseforskudd som siden skal trekkes fra på ei reiseregning. Det er her rotet oppstår, forklarer Sund:
Hver måned, når konsernkort-fakturaen kommer fra Diners, ser vi en del belastninger som vi ikke finner igjen på reiseregninger. Fakturaen må jo betales, men vi sitter igjen og må etterforske hva slags belastninger dette er. Så viser det seg ofte at det er privatreiser, og så må det ordnes med trekk i lønna til vedkommende. Sånt tar uforholdsmessig mye tid og arbeid. Det er derfor viktig at folk ikke bestiller privatreiser uten å gjøre dette klart for Flyspesialisten. Eller aller helst skaffer seg et personlig kort og bruker det.
Lite snusk
Nå avviser Sund på det bestemteste at han mistenker NTNU-ansatte for å prøve å tuske til seg privatreiser på Statens regning. Så vidt vi kan forstå, er folk ryddige på dette området. De reiseregningene vi får, er ganske sikkert reelle tjenestereiser. Ansatte har alltid bestilt sine reiser selv, og det skal de fortsette med. Kontrollfunksjonen ligger på institutt- og avdelingsnivå: Regningene skal jo attesteres og anvises. Vi sjekker bare at satsene brukes korrekt. Men vi vil slå hardt ned på det hvis vi kommer over noe snusk!
Er det ikke litt betenkelig å prakke personlige kredittkort på folk som faktisk kan finne på å kjøpe seg til fant hvis de ikke har en helt stø hånd om sin private økonomi?
Vi har tenkt på den siden av saken. Men det er så mange kort og så mange tilbud på markedet nå, at vi ikke kan gjøre dette til vårt problem, sier regnskapssjef Jan Ole Sund.
LISA OLSTAD
Et mylder av avtaler
 NTNU
Info.avd.
|
Ansvarlig redaktør: Informasjonsdirektør Kåre Kongsnes
Teknisk ansvarlig: aina.berg@adm.ntnu.no
Oppdatert: 27. Feb 1997
|
|