Verdigrunnlag - intensjoner - dokumentasjon

I Universitetsavisa har det vært flere innlegg om ORGUTs organisasjonsprosjekt, særlig knyttet til instituttstyringen. Styringsgruppen for ORGUT ønsker debatten velkommen, og vil kommentere noen av problemstillingene .

Det er viktig å understreke at Organisasjonsprosjektet bare er ett av flere delprosjekter i ORGUT.
De øvrige delprosjektene, som tar sikte på å forbedre en rekke viktige prosesser og systemer, er videreført,
og vi vil oppfordre ansatte og studenter til å bidra aktivt til utviklingen av disse.

Organisasjonsprosjektet - En del av ORGUTs mandat: Myndighets- og arbeidsdeling mellom nivåene samt rollene til og forholdet mellom valgt faglig og administrativ ledelse er sentrale punkter i mandatet Kollegiet vedtok i april 1997. Styringsgruppen mener derfor Organisasjonsprosjektet ligger innenfor mandatet. ORGUT fant det imidlertid hensiktsmessig i første fase å studere enkeltprosesser og -systemer, før man så på helheten.

Ferdig innstilling? Ut fra ønsket om åpen dialog og for å skape debatt, har ORGUT gått ut med mulige organisatoriske tiltak. Prosjektet er imidlertid fortsatt inne i en prosess, og verken arbeidsgruppe eller styringsgruppe har trukket sine endelige konklusjoner. Påvirknings-mulighetene er med andre ord i fullt monn til stede.

Intensjoner - utfordringer - organisatoriske grep:

Debatten tyder på at enkelte av de konkrete forslagene oppfattes som så radikale og provoserende at de dessverre langt på vei har lukket for en åpen debatt om NTNUs om andre kjernespørsmål. Styringsgruppen har kanskje i første fase lagt for liten vekt på å presentere og drøfte virkelighetsoppfatningen og intensjonene bak forslagene. For den videre debatt bør vi skille mellom disse elementene på den ene siden og tiltakene på den andre.

Gjennom møter med ansatte og studenter har vi fått bekreftet stor enighet om hvilke utfordringer NTNU står overfor, og bred oppslutning om intensjonene bak løsningsforslagene. Vi tolker dette som en støtte til at noe må gjøres. Spørsmålet er hva?

ORGUTs verdigrunnlag:

Noen har ment at ORGUT har vendt universitetets verdigrunnlag ryggen og at forslagene vil ødelegge NTNU som «europeisk universitet og akademisk arbeidsplass». Dette har ikke vært Styringsgruppens intensjon. ORGUT har som klart overordnet mål å styrke NTNUs faglige aktivitet. Prosjektet bygger dessuten på at universitetet har en del særtrekk: stor faglig autonomi, kritisk og fri meningsutveksling, forskningsbasert undervisning, desentralisert organisasjon og anerkjennelse av faglig kompetanse i beslutningsprosessen samt utøvelse av styring og ledelse gjennom diskusjon.

Organisasjonsstruktur er et virkemiddel for å løse institusjonens oppgaver. ORGUT mener at dagens systemer og strukturer ikke er den eneste måten å gjøre dette på. Styringsgruppen mener det er nødvendig med organisatoriske endringer for å sikre universitetets posisjon og forsvare de samme verdiene fordi rammebetingelsene forandrer seg raskt. På mange måter arbeider ORGUT etter slagordet: «forandre for å bevare».

Organisatoriske grep og verdigrunnlag:

Begrepet «konsern» gir åpenbart negative assosiasjoner hos mange. Det blir pekt på at universitetet har andre oppgaver, roller og forpliktelser enn kommersielle industriforetak. Likevel kan det være nyttig å bruke begrep, metaforer og analogier fra andre sektorer. Vi kan utvikle vår egen organisasjon ved å betrakte oss selv gjennom «nye briller» og lære av andres erfaringer - og på den måten få impulser til eget forbedringsarbeid. I ORGUT-sammenheng brukes f. eks. «brukere», «kunder», «service» og «tjenester» i denne hensikt. Slike begreper må selvsagt brukes kritisk. Ikke alle sider ved og assosiasjoner knyttet til disse begrepene er relevante i vår sammenheng - like lite som begrepene normalt vil gi et fullstendig bilde av relasjon.

Forslagene og universitetsloven:

Intensjonene bak de konkrete forslagene - å klargjøre styringsorganenes, ledelsens og administrasjonens rolle og funksjon, styrke den strategiske og operative ledelsen og bedre samspillet mellom nivåene og mellom valgt og administrativ ledelse - er juridisk uproblematiske. Forslagene om ledergrupper, tettere kobling mellom valgt og administrativ ledelse og utstrakt delegasjon av myndighet til valgte ledere er også innenfor universitetslovens ramme.

Selv om forslagene om samlet ledelse og om å oppheve valg av instituttstyrerne muligens strider mot loven, mener vi intensjonene kan oppfylles gjennom andre grep. Det er først og fremst et spørsmål om kreativitet og fleksibilitet å finne gode løsninger.

Medbestemmelse og demokrati:

Svekker ORGUT universitetsdemokratiet og de ansattes og studentenes medbestemmelse? ORGUTs vektlegging av faglig autonomi og respekten for fagkompetanse skal gi den enkelte forsker og faggruppe stor innflytelse på institusjonens forskning og undervisning. Forankringen av den faglige utviklingen kan både skje i det uformelle fagfellesskapet - det reelle kollegium - og i formelle organ. Og for å unngå misforståelser: ORGUT går i hovedtrekkene inn for å beholde styringsorganene med dagens sammensetning. Når det gjelder medbestemmelse for andre sider ved virksomheten enn de faglige, gjelder arbeidslivets generelle normer og spilleregler på disse områdene. Dermed blir medbestemmelse via Hovedavtalen enda viktigere i framtiden.

Synsing og mangel på dokumentasjon:

ORGUT blir kritisert for å «synse». Generelt bygger ORGUT-forslagene på en kartlegging og vurderinger av nåsituasjonen, endringer i omgivelsene, trender i samfunnet som universitetet må møte og erfaringer fra andre institusjoner og sektorer. Materialet ligger på ORGUTs web-sider. I og med at det i mange sammenhenger dreier seg om avveininger og valg, dvs spørsmål som er politiske i sin karakter, kan imidlertid Styringsgruppen vanskelig se at omfattende undersøkelser eller forskning alene kan gi oss svarene.

Styringsgruppen gjennomførte våren og sommeren 1997 intervjuer med ca 100 personer - tilsatte og studenter - fordelt på 10 relativt homogene grupper. Prosjektet har videre hentet informasjon fra en rekke NIFU-rapporter utgitt på 90-tallet som dels omhandler situasjonen ved UNIT/NTNU spesifikt og dels inneholder generelle opplysninger og vurderinger av relevans for vår institusjon. Videre var styring og ledelse av instituttene et sentralt tema på NTNUs ledersamling i 1998. Flere disipliner/fag ved UNIT/ NTNU er blitt vurdert de siste årene, og rapportene omtaler spørsmål knyttet til ledelse og styring. I 1993 ble samtlige styrere fra forrige periode intervjuet. Styringsgruppen har i tillegg bedt sekretariatet om å foreta noen sammenligninger både internt og eksternt for å vurdere effektiviteten på egen administrasjon. I tillegg sitter Styrings-gruppen og prosjektgruppene inne med omfattende kunnskap og bred erfaring fra vitenskapelig og administrativt arbeid i valgte og administrative ledelsesposisjoner. Samlet sett gir dette et godt grunnlag for å kunne konkludere med at NTNU i dag ikke fungerer optimalt verken når det gjelder faglig ledelse, beslutningsevne eller administrative systemer.

Den nye instituttlederen - despot eller tilrettelegger?

Alle utredninger og uttalelser peker på at instituttstyrers rolle er viktig for primærvirksomheten. Samtidig mener ORGUT det er godt dokumentert at rollen ved NTNU er uklar og at det ofte er med liten entusiasme forskere påtar seg funksjonen. Etter Styringsgruppens oppfatning skal instituttlederen være en faglig og akademisk leder som skal arbeide for å realisere institusjonelle mål framfor å forvalte regler. Rollen forutsettes å bygge på tillit, kollegialitet og åpen kommunikasjon og på institusjonens grunnverdier.

Instituttlederen skal ha sin identitet knyttet til forskning og undervisning. For å sikre forankring til primæroppgavene skal instituttlederen beholde noen av sine faglige oppgaver. Instituttlederen skal både være talsmann for sin enhets interesser innad og utad og bidra til å gjennomføre overordnede beslutninger og arbeide for institusjonelt definerte mål. Lederen må ha myndighet til å skjære gjennom og ta en avgjørelse når berørte parter er hørt og saken er opplyst.

For å løse sine oppgaver forventer Styringsgruppen at lederen legger vekt på åpne prosesser, samarbeid og medansvar og som søker konsensus - altså ingen autoritær lederstil. Lederen må derfor ha løpende dialog med andre ansatte og studenter for å skaffe et best mulig grunnlag for sine avgjørelser og for å oppnå forståelse for beslutninger og tiltak. På denne måten integreres verdien av kollegiet (det faglige fellesskapet).

Autoriteten og legitimiteten til lederen, er ikke avhengig av om vedkommende utpekes eller velges. Den må bygge på høy faglig kompetanse og respekt, lederegenskaper og et klart ansvars- og myndighetsområde. For å balansere lederens makt og myndighet må det utformes en instruks for vervet, lederne må gis opplæring og muligens bør NTNU innføre tilbakekallingsrett for å kunne løse ledere som ikke fungerer, fra vervet.

Avskaffelse av instituttstyret?

Det har vært sterk motstand mot å fjerne instituttstyret. Styrings-gruppen vil vurdere dette spørsmålet nærmere, og vil foreløpig peke på to muligheter:

1) Instituttstyret beholdes og gis overordnede oppgaver som strategi, tilsyn med ledelsen, prinsipper for fordeling av ressurser og studieplaner. Løpende oppgaver og beslutninger delegeres til instituttlederen. Styret møtes et par ganger i semesteret.

2) NTNU søker om dispensasjon fra universitetsloven for å prøve ut en mer radikal variant der instituttstyret oppheves ved noen fakulteter. Dette må på frivillig basis ved 3 - 4 fakultet.

Den doble styringsstrukturen:

Oppheving av den doble styringsstrukturen under styret blir av noen betraktet som en trussel mot akademiet fordi administrasjonen kvalitetssikrer beslutninger tatt av politisk ledelse ? omtalt som «glade amatører».

Styringsgruppen har vurdert dette noe annerledes. Den mener det er viktig å la faglige ledere i sterkere grad bli premissgivere for den administrative virksomheten slik at den bedre støtter primæroppgavene. Styringsgruppen har bevisst ønsket å vektlegge de faglige sidene ved ledelse - til en viss grad på bekostning av forvaltning og fortolkning av regelverk. Ressurser skal realisere og belønne faglige ambisjoner heller enn å bli fordelt ut fra regler og «rettferdighet».

Det må fortsatt stilles krav til kvaliteten på beslutningsgrunnlaget, men avgjørelsene må i stor grad bygge på faglig skjønn. Valgte ledere må derfor kobles tettere til saksforberedelse og beslutningsprosess. Forskningens krav til åpenhet, dokumentasjon, saklighet og konsistens er de samme som må stilles til saksforberedelse og beslutninger. Dette bør gjøre forskere godt kvalifisert til å fatte riktige beslutninger. Også styringsgruppen mener universitetet trenger en administrasjon med høy kompetanse. Administrasjonen skal være en sentral støttespiller for faglige ledere når det gjelder å ta initiativ, utrede og iverksette tiltak og for å sikre at tiltakene kan realiseres innenfor formelle og økonomiske rammer.

Løsninger og dilemmaer:

Universitetet er en komplisert institusjon med noen særtrekk, men det har også fellestrekk med andre institusjonstyper. Styringsgruppen kan vanskelig se at en noen gang vil kunne finne fram til den endelige organisatoriske løsningen, så lenge både indre drivkrefter og ytre forhold er i stadig endring. Organisasjonsutvikling og -endring må derfor betraktes som en kontinuerlig prosess der en søker balanserte løsninger. Valg av løsning - og vi må velge - må i siste omgang baseres på normative avveininger og prioriteringer. Dette er utgangspunkt for styringsgruppens arbeid med organisasjons- og beslutningsmodellen.