Avvik
Avvik meldes i avvikssystemet Risk Manager.
Les mer om Melde HMS-avvik og Melde avvik om informasjonssikkerhet på NTNUs nettsider.
Elektronisk arkiv
Det er inngått egen driftsavtale mellom IT-drift og IT-forvaltning og DOKU for drift av sak- og arkivsystemet. IT-drift har ansvar for å stille med nødvendig lagringskapasitet. Det tas sikkerhetskopier av elektronisk arkiv og back-up av basen i samsvar med gjeldende tjenestebeskrivelse.
DOKU har utarbeidet varslingsrutiner til IT-drift og brukere hvis sak- og arkivsystemet er ute av drift eller har driftsforstyrrelser. Varslingsrutinene er publisert som eget dokument, Driftsstans og eller tekniske problemer, på NTNUs Intranettsider for DOKU.
Hvis sak- og arkivsystemet er ute av drift utsettes journalføring til systemet er tilgjengelig igjen.
Skannemodulen (PixEdit-løsningen) vil i de fleste tilfeller være tilgjengelig. Dokumenter kan skannes og formidles som elektroniske kopier til saksbehandlere. E-post til postmottak kan formidles som kopi til saksbehandlere. Dokumenter som produseres i tekstbehandlersystem må lagres lokalt inntil sak- arkivsystemet er i drift for videre journalføring og arkivering.
Papirbasert arkiv
Uforutsette skader på papirbasert arkivmateriale skal forebygges gjennom arkivforskriftens krav til godkjente arkivlokaler.
Dersom det oppstår vannskader på papir, bør følgende tiltak utføres:
Papirbasert arkivmateriale som er utsatt for mindre vannskader lufttørkes. Protokoller o.l bør åpnes eller legges med trekkpapir mellom sidene. Kaldluftvifter bør anvendes for utlufting, ikke varme. Varme øker nedbrytningshastigheten i papiret og fremmer soppdannelser.
Papirbasert arkivmateriale som er utsatt for større vannskader legges i tette plastposer/-sekker og fryses ned snarest mulig. Dette gjøres for å stanse soppvekst og annen nedbrytning av papirmaterialet. Arkivmaterialet sendes i nedfrosset tilstand til spesialfirma for frysetørking.