Vi må rydde og ferdigstille dokumenter og saker når vi bytter system fra Elements til WebSak.  Ryddingen bidrar til bedre oversikter og korrekt arkivering.  
Ryddingen gjennomføres i tre faser.   Systematisk gå gjennom og ferdigstiller konkrete oppgaver i Elements. Dokumentfangst vil pågå parallelt i alle fasene. 


Saksbehandler må holde seg fortløpende a jour på oppgaver etter utløpt oppgavefrist og fram mot systemskifte.  NTNU sak har oppfølging med ALU før hver oppgavefrist der bl.a. oppdatert statistikk blir presentert.  
Før hver frist vil NTNU sak ha oppfølging med ALU der oppdatert statistikk blir presentert.  Etter at alle fasene er gjennomført, er det saksbehandlers ansvar å holde seg a jour på alle oppgaver frem mot systemskifte.   
Trenger du hjelp i forbindelse med ryddingen eller har noen spørsmål så bruk skjemaet   «Hjelp til rydding i Elements» 



 

 

Gjør ryddingen enklere - følg sjekklisten. 
Sjekklisten tilsvarer søkene du finner i venstremenyen i Elements. Følger du sjekklisten vil vi komme raskt i mål om et oppdatert arkiv før systemskiftet.   


Sjekkliste  

1. Under arbeid (reserverte dokumenter)  

  • Disse skal settes fra reservert til ferdig

2. Ubesvart post (restanser) 

  • Brev og notater som du må saksbehandle - besvare eller avskrive  

3. Til godkjenning   

  • Godkjenning som er sendt til deg for godkjenning  

4.Sendt til godkjenning  

  • Dokumenter du har sendt til godkjenning  

5. Ekspeder godkjent dokument  

  • Dokumenter som er godkjent og klar for å ekspederes/sendes ut  

6. Ekspeder dokument status F  

  • Dokumenter du har ferdigstilt som venter på å bli ekspedert/sendt ut  

7. Mottatt oppgave  

  • Godkjenningsflyter som må fullføres  

8. Mine saker  

  • Marker som ferdig eller be DOKU slette dem  

Vurderingskriterier for å avslutte saker:  

  1. Saker som skal avsluttes kan ikke inneholde restanser – røde eller blå flagg  

  1. Saker som skal avsluttes kan ikke inneholde reserverte journalposter – status R  

  1. Saksbehandler bør selv vurdere om saken er ferdig eller ikke  

  1. Hvis du vet at det kommer flere dokumenter til saken, la den være åpen  

  1. Hvis du ikke vet om noe som tilkommer på saken, og punkt 1 og 2 er oppfylt, kan den avsluttes  

Hvis du går gjennom det du har liggende i disse søkene fra venstremenyen, i uthevet tekst, så vil vi raskt komme mye nærmere målet.   

DOKU har laget en veileder for saksbehandlere og ledere som skal rydde i Elements.   
Se NTNU sak- rydding i Elements  


Brukerveilendning

Hvordan rydde selv i Elements