Avdeling for dokumentasjonsforvaltning, heretter omtalt som DOKU, ble etablert som avdeling 01.01.2017 som følge av fusjonen mellom NTNU, Høgskolen i Sør-Trøndelag, Høgskolen i Ålesund og Høgskolen i Gjøvik.

DOKU er en støttetjeneste innenfor fellesadministrasjonen og yter tjenester til alle enheter ved NTNU. DOKUs oppgave er å sørge for at dokumentasjonsplikten innenfor administrative prosesser — forvaltningen — overholdes.

DOKU har overordnet ansvar for sak- og arkivsystemet, samt for historiske arkiver inntil de avleveres til Arkivverket. Private arkiver og forskningsarkiver ivaretas ikke av avdelingen, men av Universitetsbiblioteket på NTNU.

Dokumentasjonsforvaltning er mer enn å arkivere et sluttprodukt — det er en dynamisk og gjennomgripende del av enhver arbeidsprosess, for å sikre autentisk og tilstrekkelig dokumentasjon av alle transaksjoner og handlinger. Avdelingen støtter saksbehandlere og ledere i daglig dokumentasjonsflyt, gjennom opplæring i systemer, rutiner og lovverk, og gjennom å bidra direkte inn i utviklingen av gode saksprosesser.

Avdelingen er inndelt i tre grupper: Dokumentasjonsforvaltning, Kompetanse og Utvikling.

Dokumentasjonsforvaltning

  • Yter tjenester til saksbehandlere og ledere i NTNU når det gjelder dokumentasjonsflyt og -sikkerhet

  • Kvalitetssikring av og tilgangsstyring til ePhorte

  • Oppfylle NTNUs krav om meroffentlighet gjennom å kvalitetssikre og publisere offentlig journal

  • Koordinerende rolle ved henvendelser av innsyn i dokumenter

  • Ansvar for å holde vedlike og gjøre tilgjengelig NTNUs historiske arkiv og fjernarkiv

  • Veiledning innen offentlig forvaltning av dokumentasjon og lovverk

Kompetanse

  • Ivareta avdelingens utadrettede virksomhet når det gjelder opplæring, brukerstøtte, veiledning og formidling

  • Sørge for ansvar for sikker og effektiv saksbehandling i de systemene NTNU til enhver tid benytter

  • Kursing, både i klasserom og digitalt, i bruk av ePhorte

  • Tar imot henvendelser på telefon og e-post, og gir personlig oppfølging eller hjelp via skjermdeling eller Skype

  • Råd om forvaltning og arkivdanning

  • Pedagogisk arbeid med opplæring og støtte av saksbehandlere, lager eLæringskurs, veiledningsvideoer og skriftlige brukerveiledninger

Utvikling

  • Ansvar for dokumentering av prosesser rundt integrasjoner av systemer og arkivarkitektur, men bidrar også til utvikling av slike prosesser

  • Ivaretar systemadministrasjonen i arkivkjernen

  • Styrer prosjekter internt på avdelingen og eksternt med samarbeidspartnere

  • Kompetanse på planlegging, gjennomføring, evaluering og dokumentering av prosjekter, samt effektivisering, automatisering og digitalisering av arbeidsprosesser. Dette omhandler ofte dokumentasjonsforvaltning og rutineutvikling, men også videreutvikling av disse og kompetansebygging