Prosjekteier vil som hovedregel være institutt eller fakultet. Saksbehandler og eller lokal prosjektstøtte tilknytter saksdokumenter i prosjektsaken. DOKU har arkivfaglig oppfølging.

Ekstern- og internfinansierte prosjekter kan deles inn i tre faser:

• Etablering

• Gjennomføring

• Avslutning

I disse tre fasene vil det pågå både vitenskapelig – faglig – og rent administrative aktiviteter. Fasene skaper ulike typer saksdokumenter som skal journalføres og arkiveres.

Dette gjelder også prosjektets etableringsfase. Egne saksmapper med søknader og tilhørende korrespondanse opprettes i sak- og arkivsystemet. I saksmappene skal man kunne finne:

• Søknader og anbud

• Prosjektklassifisering – vurdering av hvilken type prosjekt, bidragsfinansiert eller oppdragsfinansiert

• Notater rundt søknadsprosess

• Korrespondanse, inklusive e-post som har betydning for søknadsprosessen

• Svar på søknad

• Revidert søknad

• Svar på søknad, avslag på søknad

I prosjektets gjennomførings- og avslutningsfase skal blant annet følgende dokumenter kunne gjenfinnes i saksmappen:

• Tilsagnsbrev, innvilget søknad

• Underskrevet kontrakt

• Samarbeidskontrakter med andre enheter eller institusjoner

• Prosjektbudsjett

• Korrespondanse til eller fra oppdragsgiver som omhandler rettigheter plikter og kontraktsforhold

• Prosjektendringer

• Framdriftsrapporter

• Årsrapporter

• Sluttrapport

Ansettelsessaker som blir til på grunnlag av påbegynt prosjekt registreres som egne saker. Det er utarbeidet felles registreringsrutiner for hvordan ansettelsessaker skal registreres.