Alle saker og dokumenter som gjelder en doktorgradskandidat – en ph.d.-kandidat ved NTNU – skal kunne søkes fram via kandidatens navn i sak- og arkivsystemet. For at dette prinsippet skal fungere, må kandidatens navn være registrert i tittel på saksmappe.

Det er utarbeidet felles registreringsrutiner for ph.d.-dokumentasjon som er tilpasset saksforholdet.

Registreringsrutiner

Kandidatmapper opprettes ved det fakultet der kandidaten har fått opptak til ph.d.-programmet – eventuelt skal bedømmes for graden (dr.philos). Personer ansatt som stipendiat ved NTNU vil ha både en kandidatmappe og en personalmappe, mens eksternfinansierte ph.d.-kandidater kun vil ha en kandidatmappe.

I kandidatmappene samler man det meste av dokumentasjon som angår den forskningsmessige delen av ph.d.-programmet. Eksempler på dokumentasjon som skal i kandidatmappen (listen er ikke uttømmende):

  • Søknad om opptak – med eventuelt vedlegg

  • Instituttets faglige vurdering

  • Opptak og avslag

  • Ph.d.-avtale

  • Veilederrapport

  • Framdriftsrapport

  • Søknad om å få avhandlingen bedømt

  • Medforfattererklæringer

  • Bedømmelseskomiteens vurdering av avhandlingen

  • Kunngjøring av disputas

  • Bedømmelseskomiteens evaluering av prøveforelesning og disputas

  • Kreering – tildeling av grad

Dersom det skal avholde et ph.d.-kurs, er dette en del av virksomheten som må dokumenteres. Invitasjonen som sendes ut skal arkiveres, og i tillegg skal kursprogrammet – pensumlisten – og eventuelle utstedte kursbevis arkiveres.

Ph.d-dokumentasjon (vedlegg)