NTNU Sak var fra våren 2021 til slutten av 2024 et prosjekt for innføring av standard fellestjenester for saksbehandling ved NTNU, med en ny saksbehandlingsløsning levert av det nasjonale prosjektet UH Sak. I løpet av prosjektet har ambisjoner om å heve kvaliteten i saksbehandlingen og forbedre, fornye og forenkle prosesser og tjenester kommet til.
Som ledd i prosjektets arbeid ble det satt i verk en gjennomgang og forbedring av administrative arbeidsprosesser som ble implementert ved NTNU. Mange ansatte var med i arbeidsgrupper som skulle standardisere og øke kvaliteten i saksbehandlingen. Dette arbeidet fortsetter ved NTNU gjennom prosessorganiseringen.
Det var usikkert om løsningen ville dekke behovene til saksbehandling og bevaring av dokumentasjon godt nok. Mye teknisk og funksjonsmessig utvikling gjensto. Løsningen skulle etter planen erstatte sak- og arkivsystemet ePhorte. I tillegg skulle NTNU få en ny plattform for saksbehandling, med større utviklingsmuligheter. Sektoravtalen med leverandøren Sopra Steria ble avsluttet i juni 2024 etter at eierne i UH Sak vurderte risikoen med innføringen som for høy. Se pressemelding fra Sikt, omtale i Universitetsavisa og Khrono 26.06.2024.
Det meste av materiale fra og informasjon om prosjektet er ryddet og arkivert, og tilgjengelig gjennom følgende saksnummer og utvalgte journalposter. De er samlet under ordningsprinsippet «Prosjekt» med verdien «NTNU Sak - Innføringsprosjekt for ny saksbehandlingsløsning og arkivkjerne» i sak- og arkivsystemet Elements.
2022/7483 Prosjekt - NTNU Sak - Styrende dokumenter
Gjennomføring av prosjektet NTNU Sak
Utredninger og ambisjoner for NTNU Sak
2022/7489 Prosjekt - NTNU Sak - Styringsgruppemøter
2024/97048 Prosjekt - NTNU Sak Innføring
Prosjektformål NTNU Sak Innføring
Innførings- og beredskapsplaner for NTNU Sak Innføring
Modell for innføring av NTNU Sak
Prosessorganisering ved NTNU gjennom NTNU Sak
NTNU Saks involvering av organisasjonen med fagspesialister og prosessrådgivere
Kommunikasjonsarbeid i NTNU Sak
Innsikt og endringshistorier for brukere av NTNU Sak
Grafisk profil, grafikk og personas for NTNU Sak
2023/33377 Prosjekt - NTNU Sak Innføring - Risikovurderinger fra organisasjonsenhetene
2024/96487 Prosjekt - NTNU Sak Brukerstøtte
Prosjektformål NTNU Sak Brukerstøtte
Brukerstøtte for saksbehandling med etablerte og nye brukerstøttegrupper ved NTNU
Arbeid med fornyet brukerstøttetilbud for saksbehandling ved NTNU
Opplæring i brukerstøtte fra NTNU Sak
Støttemateriale og utvikling av det for NTNU Sak
Beredskap under innføring av sak- og arkivsystemet Elements
2024/97111 Prosjekt - NTNU Sak Opplæring
Prosjektformål NTNU Sak Opplæring
Generell opplæring i offentlig forvaltning og saksbehandling
Metode for utvikling av læringsressurser NTNU Sak og Elements
Arbeid med opplæring ved innføring av Elements
2024/98217 Prosjekt - NTNU Sak Forvaltning og løsning
Prosjektformål NTNU Sak Forvaltning og løsning
Etablering av forvaltningsorganisasjon for Drift, Forvaltning og Videreutvikling av NTNU Sak
Beredskap, driftsetting og overlevering til forvaltningsorganisasjon og linje fra NTNU Sak
Etablering og verifikasjon av teknisk løsning for NTNU Sak
Sikkerhetsvurderinger for NTNU Sak
2024/14173 Prosjekt - NTNU Sak Konfigurasjon og innholdsproduksjon - Tilgangsstyring
Presentasjon til prosessansvarlige - Tilgangsbegrensede prosess i NTNU sak
Dekningsgrad av saksprosesser i arbeidet med tilgangsstyring
Brukerhistorier innen tilgangsstyring
Brukerbehov innen tilgangsstyring
Detaljert beskrivelse - ROLF roller
2024/14788 Prosjekt - NTNU Sak Konfigurasjon og innholdsproduksjon - Arbeidspakke produksjon av innhold
Metodikk for utvikling av skjema til bruk i saksbehandling på NTNU
Prosessdesignerens guide - Innholdsfabrikken
Prioriteringskriterier for innholdsproduksjon
Oversikt over skjema og maler ved NTNU
2024/14000 Prosjekt - NTNU Sak Konfigurasjon og innholdsproduksjon - Arbeidspakke funksjonell konfigurasjon
Overlevering av konfigurasjonsarbeid
Presentasjon for prosessansvarlige - Tema for konfigurasjon ved NTNU
2024/14206 Prosjekt - NTNU Sak Konfigurasjon og innholdsproduksjon - Presentasjoner
2023/15738 Prosjekt - NTNU Sak - Tjenesteutviklingsteamet
Prosessmandat - mal
Roller - prosessarbeid
Metode for digitalisering av tjenester
Modell for tjeneste og prosess - Teaterscenen
Personas studenter
2022/56507 NTNU sak prosjektnummer 82505400 - Rydding og dokumentfangst - prosjektdokumentasjon
Sluttrapport
Anbefalte prioriterte områder - dokumentfangst
2022/27656 Prosjekt - NTNU Sak - Testmiljø og testdata
2023/38982 Kvalitet i saksbehandling - prosesseiers forvaltningsansvar
Prosesseiers arbeid med ny saksbehandlingsløsning og behandling av personopplysninger - igangsetting av arbeid
Prosesseiers og -ansvarliges oppdrag med å identifisere lokalt brukerstøtteapparat og forvalte informasjon
2024/23973 Status for prosesseieres og -ansvarliges oppdrag med å identifisere lokalt brukerstøtteapparat og forvalte informasjon