Robotteknologi (RPA, fra «Robotic Process Automation») er tatt i bruk av DOKU og er en del av NTNUs Digitaliseringsprogram. Mange av prosessene som nå utføres helt eller delvis av en robot har ført til økt dokumentfangst og sikret standardisering. Roboten er enkelt forklart en programvare som i prinsippet kan utføre alle oppgaver og handlinger som et menneske kan utføre på en datamaskin. Oppgavene er i hovedsak regelstyrte og foregår digitalt.
NTNU benytter RPA-programvaren Blue Prism for å utvikle automatiske prosesser ved hjelp av robot. Følgende fem roboter arbeider med forskjellige prosesser i DOKU: Dokubert, Dokuline, Roberta, Omega og Optimus Prime.
Robotene utfører følgende oppgaver:
Journalføring og arkivering av mottatte skjema fra MachForm som gjelder begrunnelse og klage på sensur
Journalføring og arkivering av vitnemål
Journalføring og arkivering av vitnemål fra avsluttet database hos tidligere SVT-fakultetet
Journalføring av ferdigstilte og ekspederte dokumenter
Publisering av offentlig journal på NTNUs innsynsløsning eInnsyn
Journalføring og arkivering i samlesaker
DOKU arbeider med og har under utvikling følgende prosesser som roboter skal utføre:
Konvertering av arkiverte Excel-regneark til lesbart PDF/A arkivformat
Journalføring og arkivering av Godkjenning av ekstern utdanning
Journalføring og arkivering av studieplaner i samlesaker