Avdeling for dokumentasjonsforvaltning, heretter omtalt som DOKU, ble etablert som avdeling 01.01.2017 som følge av fusjonen mellom NTNU, Høgskolen i Sør-Trøndelag, Høgskolen i Ålesund og Høgskolen i Gjøvik.
DOKU er en støttetjeneste innenfor fellesadministrasjonen og yter tjenester til alle enheter ved NTNU. DOKUs oppgave er å sørge for at dokumentasjonsplikten innenfor administrative prosesser — forvaltningen — overholdes.
DOKU har overordnet ansvar for sak- og arkivsystemet, samt for historiske arkiver inntil de avleveres til Arkivverket. Private arkiver og forskningsarkiver ivaretas ikke av avdelingen, men av Universitetsbiblioteket på NTNU.
Dokumentasjonsforvaltning er mer enn å arkivere et sluttprodukt — det er en dynamisk og gjennomgripende del av enhver arbeidsprosess, for å sikre autentisk og tilstrekkelig dokumentasjon av alle transaksjoner og handlinger. Avdelingen støtter saksbehandlere og ledere i daglig dokumentasjonsflyt, gjennom opplæring i systemer, rutiner og lovverk, og gjennom å bidra direkte inn i utviklingen av gode saksprosesser.
Avdelingen er inndelt i tre grupper: Dokumentasjonsforvaltning, Kompetanse og Utvikling.
Yter tjenester til saksbehandlere og ledere i NTNU når det gjelder dokumentasjonsflyt og -sikkerhet
Kvalitetssikring av og tilgangsstyring til ePhorte
Oppfylle NTNUs krav om meroffentlighet gjennom å kvalitetssikre og publisere offentlig journal
Koordinerende rolle ved henvendelser av innsyn i dokumenter
Ansvar for å holde vedlike og gjøre tilgjengelig NTNUs historiske arkiv og fjernarkiv
Veiledning innen offentlig forvaltning av dokumentasjon og lovverk
Ivareta avdelingens utadrettede virksomhet når det gjelder opplæring, brukerstøtte, veiledning og formidling
Sørge for ansvar for sikker og effektiv saksbehandling i de systemene NTNU til enhver tid benytter
Kursing, både i klasserom og digitalt, i bruk av ePhorte
Tar imot henvendelser på telefon og e-post, og gir personlig oppfølging eller hjelp via skjermdeling eller Skype
Råd om forvaltning og arkivdanning
Pedagogisk arbeid med opplæring og støtte av saksbehandlere, lager eLæringskurs, veiledningsvideoer og skriftlige brukerveiledninger
Ansvar for dokumentering av prosesser rundt integrasjoner av systemer og arkivarkitektur, men bidrar også til utvikling av slike prosesser
Ivaretar systemadministrasjonen i arkivkjernen
Styrer prosjekter internt på avdelingen og eksternt med samarbeidspartnere
Kompetanse på planlegging, gjennomføring, evaluering og dokumentering av prosjekter, samt effektivisering, automatisering og digitalisering av arbeidsprosesser. Dette omhandler ofte dokumentasjonsforvaltning og rutineutvikling, men også videreutvikling av disse og kompetansebygging