Child pages
  • Lederstøtte: Kontorsjef- og instituttlederrollen
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

MAL for lederstøtte: Kontorsjef- og instituttlederrollen

Last ned denne malen for kontorsjef- og instituttlederrollen (pdf)

Instituttleder er instituttets daglige leder. Vedkommende skal påse at virksomheten drives innenfor rammer gitt i regelverk, overordnets nivås beslutninger og instituttstyrets vedtak.

Kontorsjef arbeider på delegasjon fra instituttleder med delegert ansvar for den daglige administrative driften av instituttet. Kontorsjef er viktig diskusjonspartner, rådgiver og lederstøtte for instituttleder.

Hvordan få best mulig lederstøtte?

I en NTNU-undersøkelse i 2011 konkluderte de med at mange kontorsjefer jobber i en risikosone der de har for mange arbeidsoppgaver. 

Utfordringen knyttet til lederstøtte er å frigjøre tid, utvikle gode rutiner og skape møteplasser internt og eksternt som leder mot bedre lederstøtte. Det er også viktig at instituttleder og kontorsjef klargjør roller og fokusområder for instituttets virksomhet.

Samhandlingsprosjektet er viktig for bedre samhandling, økt kvalitet, bedre saksflyt og derigjennom frigjøre tid. De ulike delprosjektene vil også være viktige for bedre lederstøtte.

God lederstøtte til instituttleder fordrer imidlertid at det etableres faste møter og rutiner internt på instituttet og mellom fakultetets administrasjon og kontorsjef for å diskutere utfordringer og spørsmål knyttet til:

    • regler og reglement

    • økonomi

    • HR (med fokus midlertidige stillinger)

    • studie

    • forskning

    • HMS og IA.

INSTITUTTLEDER

Instituttleder er instituttets daglige leder. Vedkommende skal påse at virksomheten drives innenfor rammer gitt i regelverk, overordnet nivås beslutninger og instituttstyrets vedtak. Instituttlederen har overordnet ansvar og myndighet for alle oppgaver som ikke eksplisitt er lagt til instituttstyret og har generell fullmakt til å avgjøre løpende saker. Instituttlederen rapporterer til sitt styre i saker som inngår styrets fullmakter og for øvrig til sin dekan. Instituttleder inngår i dekanens ledergruppe.

Viktige oppgaver er å:

  • lede og utvikle virksomheten ved instituttet med fokus på kjerneoppgavene

  • forberede saker for instituttstyret, og iverksette instituttstyrets vedtak

  • delta i instituttets strategiske arbeid og sørge for at instituttet har oppdaterte strategier og handlingsplaner og at disse følges opp

  • skape en positiv organisasjonskultur og stimulere til et produktivt, trygt og godt arbeidsmiljø for ansatte og studenter

  • påse at det utøves god faglig ledelse med vekt på kvalitet i studietilbud, undervisning og forskning

  • sørge for velegnede teknisk-administrative tjenester og for effektiv drift av virksomheten

  • representere og posisjonere instituttet og fremme internt og eksternt samarbeid

  • legge forholdene til rette for studentenes lærings- og arbeidsmiljø ved instituttet

  • representere arbeidsgiver og ivareta den avtalefestede samhandlingen med organisasjonene og de ansattes medbestemmelse

  • sørge for at intern kontroll og økonomistyring fungerer i samsvar med fastsatte regler og rutiner

KONTORSJEF

Kontorsjefen arbeider på delegasjon fra instituttleder.

Kontorsjef er:

  • daglig leder av instituttets administrasjon med delegert ansvar for den daglige administrative driften av instituttet

  • generalist med spisskompetanse på virksomhetsstyring/prosesser

  • viktig diskusjonspartner og rådgiver for instituttleder

  • planlegger og koordinator

  • initiativtaker og tilrettelegger av interne prosesser

  • tilrettelegger for bruk av spisskompetanse fra medarbeidere i instituttadministrasjonen eller fakultetsadministrasjonen

  • drifter og utvikler av administrative tjenester

    Ansvarsområder

  • lederstøtte og virksomhetsstyring

  • ledelse av instituttets administrasjon

  • ansvar for oppfølging og tilrettelegging av intern kvalitetskontroll gjennom administrative støttesystemer eksempelvis KVASS; FRIDA, Ephorte, FS

  • delegert personalansvar og ledelse av t/a ansatte

  • andre lederoppgaver etter delegasjon fra instituttleder.

    Arbeidsoppgaver

  • Beslutningsstøtte, rådgiving og saksbehandling for instituttleder

  • Avlastning av instituttleder når det gjelder driftsoppgaver

  • Medansvar for utarbeidelse og oppfølging av instituttets strategier, planer og budsjett

  • Fatter vedtak i saker på delegasjon fra instituttleder

  • Oppfølging av oppgaver innenfor studier, forskning og formidling som er tillagt instituttet, bl.a. gjennom å legge til rette for bruk av støttefunksjoner ved fakultetssekretariatets seksjoner for forskning, studier, økonomi og personal

  • Oppfølging av KVASS og tilrettelegging for intern kvalitetskontroll med undervisning og studieplanarbeid i samarbeid med fakultetets studieadministrasjon.

  • Oppfølging av personaladministrative oppgaver tillagt instituttet i samarbeid med fakultetssekretariatets personalseksjon

  • Direkte personalledelse og oppfølging av teknisk/administrativ stab ved instituttet, inkludert gjennomføring av medarbeidersamtaler for instituttets teknisk/administrative stab

  • Ledelse av instituttets HMS-arbeid på delegasjon fra instituttleder.

  • Koordinering og ledelse av instituttadministrasjon

  • Tilrettelegging for effektiv drift og organisering av instituttets administrasjon, bl.a. ved bruk av støttefunksjoner ved fakultetssekretariatet

  • Tilrettelegging for god forvaltning av instituttets ressurser

  • Sikre at instituttets virksomhet skjer innenfor gjeldende lover og regler (forvaltningskontroll)

  • Deltakelse i budsjettering, oppfølging og kvalitetskontroll innenfor økonomi i samarbeid med instituttets controller på fakultetet

  • Tilsyn og kontroll med at instituttets budsjett blir overholdt.

 

  • No labels