Child pages
  • UA Tjenestebeskrivelse NTNU e-Rom
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

0. Innhold

1. Om dokumentet

Dette dokumentet beskriver hva tjenesten NTNU e-Rom er, hvordan den er bygd opp, og hvordan den fungerer i praksis. Dokumentet er
ment som grunnlag for beslutninger vedrørende hvordan man bruker tjenesten, og som vedlegg til tjenestenivå-avtaler (SLA) knyttet til
tjenesten. Målgruppen for dokumentet er ledere som skal ta beslutning om man skal benytte tjenesten, samt andre som ønsker å få
enoverordnet beskrivelse av tjenestens funksjonalitet

2. Om NTNU e-Rom

NTNU eRom er en tjeneste som tilbyr et elektronisk prosjektrom som verktøy for samhandling for prosjekter ved NTNU med mulighet for
både interne prosjektedeltakere og prosjektdeltakere som ikke er direkte tilknyttet NTNU.

NTNU eRom gir tilgang til følgende funksjonalitet:

  • Fildeling, dokument formidling og behandling
  • Enkel saksbehandling, samhandling
  • Diskusjonsforum
  • Prosjektkalender
  • Prosjektweb
  • Kontakter
  • Søk
  • Egen administrasjon
  • Sikker tilgang
  • Fast mal

Tilgang til tjenesten begrenses i første omgang kun til forskningsprosjekter. Dette gjelder alle forskningsprosjekter med ekstern finansiering
og/eller partnere, hvor NTNU er koordinator (mao alle typer prosjekter som initieres via Forskningsadministrasjonen ved NTNU).


Eksempel på skjermbilde fra e-Rom-løsningen

3. Innhold i tjenesten

Funksjonalitet

Ved å benytte eRom vil man gjøre det enklere for prosjektdeltakere å arbeide sammen, og både å finne fram til og dele informasjon og
kunnskap. Dette gjør prosjektarbeidet mer effektivt og produktivt samtidig som det bidrar til å fremskaffe bedre resultater.

Ved å benytte eRom unngår man å måtte sende store dokumenter via epost til alle, samt at den enkelte vil være usikker på hvilken versjon
av dokumentene som er siste gjeldende. Med eRom får man et felles prosjektrom for interne og eksterne deltakere, som via en nettleser
muliggjør deling av informasjon, administrasjon av dokumenter og publisering av rapporter. 

eRom er basert på MS Sharepoint og integrerer mot bl.a MS Exchange og andre løsninger slik at informasjon kan utveksles og gi økt
funksjonalitet for prosjektdeltaker.

Tjenesten nåes via alle nettlesere, men tilgjengelighet og funksjonalitet er noe avhengig av type nettleser sluttbruker benytter.

Ved NTNU eRom får man følgende:

  • Fildeling, dokument formidling og behandling
    • Deling av filer med eksterne og interne prosjektdeltakere
    • Mulighet for formidling av dokumenter og kontrollerbart behandling av dokumenter
    • Versjonskontroll
    • Mulig å jobbe samtidig i samme dokument
  • Enkel saksbehandling, samhandling
    • opprette oppgaver og oppfølging
  • Diskusjonsforum
    • kommentarer/diskusjoner i rommet
  • Prosjektkalender
    • Mulighet for å opprette felles prosjektkalender
    • Mulig å eksportere prosjektkalender til lokal klient
  • Enkel prosjektweb
    • mulig å legge ut nyheter/informasjon
  • Kontakter
    • Enkel oversikt over prosjektdeltakere
  • Uavhengig av browser
    • fordel med IE
    • Opera fungerer dårlig
  • Søk
    • Søkefunksjonalitet hvor man kan søke på alt av innhold i prosjektrommet
  • Administrasjon
    • Mulighet til å invitere alle prosjektdeltakere uansett tilknytning og tilhørighet
    • Ulike tilgangsnivåer; hhv lese, skrive, administrasjon
    • Ulike tilgangsnivåer til dokumentbibliotek/mapper
  • Sikker tilgang
    • Interne brukere autentiseres via AD (ntnu-bruker)
    • Eksterne brukere autentiseres via egen LDAP (egen eRom-bruker)
  • Fast prosjektrom-mal
    • NTNU layout
    • Tilgang til veiledninger

Portal med oversikt over ulike prosjektrom den enkelte har tilgang til (www.ntnu.no/project)

Bestilling

eRom kan bestilles ved å sende en forespørsel via lokal IT eller via orakel@ntnu.no.

Ved bestilling må følgende oppgis:

Bestillende person vil bli satt opp som kontaktpunkt og eier av rommet ift kontakt med/mot NTNU IT-avdeling. Vedkommende vil selv kunne
legge til flere personer og administrere prosjektrommet.

Løsningen består av følgende elementer

Teknisk skisse av løsning

  • Aksessløsning for eksterne deltakere (ldap)
  • Autentisering for interne deltakere via AD (ntnu-bruker tilknyttet win.ntnu-domene)
  • Frontend Sharepoint
    • Lastbalansert sharepoint-servere som gir aksess til prosjektrom og database
  • SQL DB
    • Databaseløsning med backup av databasefil og database med tilhørende prosjektrom og innhold
  • Tilgjengelighet
    • redundant og lastbalansert
    • to-lokasjonsløsning
  • Plattform
    • dedikert løsning (VMware, servere)
    • drift og overvåkningsverktøy for plattform
  • Lagring og sikkerhetskopi (se detaljer i eget avsnitt)
Drift av løsning

Leverandør har ansvar for drift og vedlikehold av all nødvendig infrastruktur tilknyttet tjenesten eRom.

Drift innbefatter vedlikehold, feilretting og oppdateringer av

-          Servere og operativsystem

-          VMware

-          MS Sharepoint

-          MS SQL-db

-          Nettverk

-          Lagring og sikkerhetskopi

Programvare og lisenser

Operativsystem, Sharepoint og SQL vedlikeholdes jevnlig og iht anbefalt oppdateringer fra applikasjonsleverandører.

Installert løsning er MS Sharepoint Enterprise Edition og krever MS Enterprise CAL brukerlisenser for interne (NTNU) brukere. Det er
installert/anskaffet lisenser som ivaretar de eksterne deltakerne.

Lagring og sikkerhetskopiering

Det tas sikkerhetskopiering av data som er lagret på sentral diskløsning.

Sikkerhetskopi av

  • database-fil ihht normale NTNU backup-policy
  • database (full backup hver 3. dag, samt diff.backup hver natt)
  • serverkonfigurasjon ihht normale NTNU backup-policy

Det tas kun sikkerhetskopiering av data som ligger på server, og ikke data som lagres lokalt på pc.

Support

Opprette nye prosjektrom

Bistå med tilganger/rettigheter

Brukerstøtte av funksjonalitet i eRom

Justere/utarbeide veiledninger

Tilpasse ny funksjonalitet

Integrasjon annen funksjonalitet/ andre tjenester

Roller

Prosjektadministrator bestiller og administrerer prosjektrommet.

Oppgaver:

  • Brukeradministrasjon i eget prosjektrom.
    • Opprette og fjerne brukere
    • Passordskifte på eksterne brukere (NTNU brukere skifter passord på vanlig måte)
    • Rettigheter for brukere i prosjektrommet
  • Dokumentbibliotekene i eget prosjektrom.
    • Opprette og styre rettigheter/ tilganger

1.Linje

Oppgaver:

  • Mottar henvendelse fra Prosjektadministrator, analyserer og kvalitetssikrer informasjonen. Løser saken hvis mulig, og kontakter
    erom-administrator og/eller sentral drift.

E-rom-administrator

Typisk en rolle som utføres av en eller flere personer i lokal IT*. Har utvidede rettigheter i alle prosjektrom **.

Oppgaver:

  • Opprette nytt prosjektrom med standard malsett, samt eier til prosjektrom (generer epost til Driftsansvarlig for informasjon).
  • Bistå de enkelte prosjekter med å
    • Bruke løsningen
    • Opprette prosjektdeltakere (brukere av prosjektrom)
    • Styre rettigheter i prosjektrom
  • Bistå de enkelte prosjekter med spesielle tilpasninger som
    • nye lister, endring av lister
    • delprosjektrom
    • endring i design/ utseende

Formidle til Driftsansvarlig/ systemeier behov som innebærer endring/ forbedring av funksjonalitet eller utseende i standard/felles mal

(* Kan også utføres av IT-avdelingen ved behov (krever ressurser og kompetanse))

(** Kan dette medføre problemer ift krav til begrenset innsyn i enkelte prosjekter)

Sentral Drift:

  • Ansvar for utvikling og vedlikehold av felles maler (etter avtale med systemeier?).
  • Avvikle rom som ikke brukes.
    • Endring i tillatte filtyper/ -størrelser.
  • Drifte og overvåke tjenesten
    • Tilgjengelighet
    • Feilretting
    • Lagringskapasitet, backup
    • Ytelse
  • Bistå eRom-administrator

4. Begrensninger i tjenesten

eRom inkluderer ikke funksjonalitet som i et typisk prosjektstyringsverktøy (f.eks MS Project), og heller ikke løsning for lynmeldinger og
gjennomføring av elektroniske møter.

Det er ikke etablert et integrert grensesnitt mot NTNUs prosjekt-økonomiverktøy (Maconomy).

Det er ikke etablert et integrert grensesnitt mot NTNU arkivtjeneste (ePhorte).

Bruk av web-browsere forutsetter at aktuell browser støtter MS Sharepoint. IE 32-bits versjon fungerer for øvrig best og inkluderer mest
funksjonalitet. De aller fleste ledende internett-browsere fungerer, men Opera web-browser fungerer dårlig mot MS Sharepoint.

http://sharepoint.microsoft.com/en-us/product/Pages/Feature-Details.aspx?Capability=Sites&FeatureID=43

eRom-tjenesten vil i første omgang begrenses til kun forskningsprosjekter. Dette gjelder alle forskningsprosjekter med ekstern
finansiering og/eller partnere, hvor NTNU er koordinator (mao alle typer prosjekter som initieres via Forskningsadministrasjonen ved NTNU).

5. Kundens forpliktelser/ansvar

Drift av pc, tilhørende programvare lokalt på pc og andre klienter er ikke en del av denne tjenesten.

Respektive prosjekt med prosjektadministratorer er selv ansvarlig for administrasjon (tilganger og roller) av egne brukere (interne og eksterne
prosjektdeltakere).

Prosjekt og prosjektdeltakere er selv ansvarlig for innhold og dokumentasjon som legges ut i prosjektrommet.

Prosjekt med prosjektkoordinator og administrator er ansvarlig for at felles retningslinjer for dokumentsikkerhet overholdes. Ulike deltakere
og partnere i prosjektene kan ha ulike retningslinjer å forholde seg til.

6. Mål for tjenestenivå

<beskrivelse>

7. Prising

Det har til nå vært slik at EU-forskningsprosjekter og forskningsprosjekter med ekstern finansiering selv bekoster/finansierer nødvendige
it-verktøy. Basert på dette må det etableres en prismodell hvor prosjektene får tilgang til prosjektrom basert på en fastpris pr år (inkl etablering)
og videre ift forbruk av disk.

Dersom eRom-tjenesten skal gjøres tilgjengelig for andre NTNU-prosjekter enn forskningsprosjekter, vil det være hensiktsmessig å fordele
kostnaden ihht forbruk pr fakultet (og da gjerne som en kostnad inkludert i basistjenestene ved NTNU). Problemstillingen rundt finansiering
har prosjektet drøftet i møte med styringsgruppen 6.2.12, jf, sak 2012.01.

Forslag til prismodell;

  • Forbruk lagring/disk à fordeles/belastes de ulike fakultetene ihht eksisterende rutiner for bruk av disk
  • Support/brukerstøtte à håndteres av eksisterende 1.linje-apparat (innføring av øvrige Basis IT-tjenester skal frigjøre ressurser lokalt, -
    som igjen kan benyttes som fagnær bistand til bl.a forskningsprosjektene)
  • Prosjektrom (etablering/drift/tilpasninger) à fast årlig overhead som fordeles forskningsprosjekter ihht eksisterende rutiner.

Kostnad for drift av plattform (produksjon + test) og andel av support (for tilpasninger/forvaltning) tas inn som overheadkostnad som fordeles
på prosjektene som er etablert på løsningen.

Estimerte kostnader relatert til; anskaffelse, implementering og årlig drift, - slik tabellen nedenfor viser.
 
Anskaffelse/
implementering
Årlig

Produksjonsløsning (sum)


756.000,-

Lisens Enterprise CAL (brukerlisens)

-

-

SharePoint frontend (2 x virtuelle servere)

2 x 35.000,-

64.000,-

Database SQL (2 x fysisk servere)

2 x 45.000,-

86.000,-

Lagring (forbruk 9,- pr GB)

                -

-

Sikkerhetskopi (forbruk 9,- pr GB)

-

-

Ekstern aksess (lisens)


60.000,-

Design/prosjektrom/impl

600.000,-

-

Sharepoint drift appl
(antar ca ¼ årsverk sentralt)


182.000,-

Support (henvendelser/tilpasninger)
(antar ca ½ årsverk samlet lokal + sentral)


364.000,-

Testløsning (sum)

 

64.000,-

Sharepoint frontend

20.000,-

32.000,-

Database SQL

20.000,-

32.000,-




Sum

800 000

820.000,-

 
 
Kostnader splittet i drift og support (henvendelser)

 

 

Sentral support/henvendelser (estimat ca ¼ årsverk)


182.000,-

Lokal support/henvendelser (estimat ca ¼ årsverk)


182.000,-

Drift plattform (test + prod)


456.000,-

Tabell - Estimat over antatte kostnader

-          Ved bruk av MS SharePoint må man for interne brukere benytte MS Enterprise CAL lisenser, og for eksterne brukere lisens pr server som gir aksess for eksterne deltakere.

-          MS Enterprise CAL brukerlisens benyttes også i andre sammenhenger

 

 

År 2012

Drift av plattform:456.000,-

Support (sentralt ¼ årsverk): 182.000,-

Prismodell og pris må justeres årlig, basert omfang og type bruk.