Child pages
  • Prosessutvikling
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

0. Innhold

1. Om dokumentet

Dette dokumentet beskriver hva Prosessutvikling er, og hvordan denne tjenesten fungerer i praksis.
Dokumentet er ment som grunnlag for beslutninger vedrørende om man skal bruke tjenesten.

2. Om Prosessutvikling

IT bør støtte arbeidsprosessene på en optimal måte. Arbeidsprosessene i seg selv bør også være optimale. I
forbindelse med anskaffelse eller utvikling av IT-verktøy, bør arbeidsprosessene analyseres og gjerne forbedres.
IT-verktøy fungerer gjerne optimalt hvis arbeidsprosessene standardiseres, hvilket innebærer at ulike aktører og
interessenter må bli enige om en felles arbeidsprosess. Det å kvalitetssikre og forbedre arbeidsprosesser er et
voksende fagfelt som gjerne kalles kvalitetsarbeid eller prosessutvikling.

Tjenesten Prosessutvikling gir hjelp til å kartlegge en arbeidsflyt (arbeidsprosess) med tanke på å forbedre den.
Arbeidsprosessene i en virksomhet kan deles inn i a) verdikjede- eller kjerneprosesser, b) støtteprosesser og
c) ledelsesprosesser. En prosess kan beskrives på flere detaljeringsnivåer; 1) overordnet modell av
virksomhetens viktigste prosesser og deres relasjoner, 2) hovedaktivitetene til hver prosess, gjerne beskrevet
som en verdikjede, og 3) detaljert arbeidsflyt med aktiviteter og utførende roller, eventuelt også med verktøy,
maler og sjekklister.

Prosessutvikling foregår i flere faser:

  1. Beskrive dagens prosess.
  2. Foreslå forbedringer av dagens prosess.
  3. Forankre og beslutte forbedringer.
  4. Gjennomføre besluttede forbedringer (– anbefales å kjøre som eget prosjekt)

Tjenesten Prosessutvikling kan innbefatte alle disse fasene, evt. bare de to første. Arbeidet i fase 1 og 2 gjøres
sammen med de som utfører prosessen til daglig, samt de som er ansvarlige for prosessen. Tjenesten
innbefatter å lede arbeidet, inspirere til nytenkning, stille «kritiske» spørsmål, se sammenhenger, samt
dokumentere de aktuelle arbeidsprosessene og forbedringsforslagene som kommer frem. Arbeidet i fase 3
innbefatter å utarbeide beslutningsunderlag og evt. bistå med å legge det fram for beslutning.

Fase 4 bør gjennomføres som et prosjekt, med en prosjektleder som planlegger og gjennomfører av
forbedringstiltakene sammen med en prosjektgruppe. Se tjenesten Prosjektledelse.

Fase 1 og 2 anbefales å gjennomføre i IT-relaterte prosjekter, for å få en oversikt over de arbeidsprosessene
som IT-løsningen skal støtte, og hvordan IT best kan bidra til en optimalisering av prosessen. Ved
IT-anskaffelser anbefales det å gjøre en prosesskartlegging i forprosjektfasen, og bruke dette som underlag
ved kravspesifisering. En prosesskartlegging som involverer ulike funksjoner og enheter på tvers i
organisasjonen, bidrar også til kunnskapsdeling og at man enes om en felles beste praksis, noe som gir gevinst
i seg selv, og dessuten forenkler det tilpassing av en evt. IT-løsning.

3. Innhold i tjenesten

Avklare omfang, fokus og forventet resultat

Prosessrådgiveren har et møte med oppdragsgiver for å avklare rammene for arbeidet og etablere en felles
forståelse av hva som skal leveres. Dette inkluderer mål, forventet resultat, tema, deltagere/ interessenter og
teknikker.

Forberede workshops for prosesskartlegging

Dette innbefatter å sette seg inn i problemstilling, sende innkalling/annen informasjon til deltagere, planlegge
involvering og deltakelse i workshopen, sjekke at egnet materiell og lokaler er tilgjengelig.

Lede/fasilitere workshops med prosessutvikling

Legge forholdene til rette for prosesskartlegging, med nødvendig opplæring og veiledning, utstyr og verktøy.
Sørge for at alle blir hørt og at alle bidrag blir dokumentert, sikre fokus og hindre avsporinger.

Etterarbeid/dokumentering

Oppsummering av arbeidet, dokumentasjon av kartlagte prosesser og forbedringsforslag. Avlevere avtalt
resultat til oppdragsgiver, og evt. gi råd om videre arbeid.

4. Begrensninger i tjenesten

Det er ingen begrensninger i tjenesten utover de som er beskrevet ovenfor.

5. Oppdragsgivers forpliktelser/ansvar

Oppdragsgiver beslutter hvem som skal delta i arbeidet. Oppdragsgiver må kommunisere hva som er målet og
hensikten med arbeidet, hvem som blir berørt av det, og hvem som skal ta stilling til resultatet.

Oppdragsgiver har ansvaret for eventuelle kostnader vedrørende lokaler, bespisning m.m.

6. Mål for tjenestenivå

Målet for tjenesten er å gjennomføre en vellykket prosessutvikling fram til forbedringsforslag er dokumentert
og kan tas videre til beslutning og gjennomføring.

7. Prising

Tjenesten faktureres etter medgått tid til gjeldende timepris.