Her finner du informasjon om studiepermisjon - hva som gjelder og hvordan du registrerer dette i FS.

Se Studiepermisjon for studenter (Wiki)

Innholdsfortegnelse

Søknad om permisjon reguleres av UH-lovens § 10-6 og § 10-7, NTNU studieforskrift § 3-4 og ev. tilhørende utfyllende regler for studieprogrammet. 

• Permisjon søkes per studieprogram. Hvis studenten er tatt opp på flere studieprogram, må det sende èn søknad per program.
• Hvis søknaden har kommet på e-post eller i andre kanaler, skal den arkiveres i Elements. Søknaden besvares skriftlig fra Elements, og svaret registreres i FS. 
• Innvilget permisjon hindrer ikke studenten fra å delta på undervisning eller vurdering i emner.
• Studenter i permisjon skal ikke betale semesteravgift eller semesterregistrere seg, med unntak av dem som tar eksamen i permisjonstiden eller ønsker gyldig studentbevis-app.
• Alle studenter registrert med permisjon i FS beholder tilgang til NTNU sine datasystem selv om de ikke har gyldig registerkort, se beskrivelse av registerkort i Djupet om Semesterregistering og betaling.

Vurder søknaden

• En student kan søke permisjon uten å grunngi søknaden hvis vedkommende har fullført minst 30 studiepoeng i studieprogrammet (inkludert innpassede emner), jf. studieforskriften § 3-4 (3).
• Permisjon gis normalt for et helt studieår. Rett til lengre permisjon krever "særlige grunner" (f.eks. sykdom, fødselspermisjon, militærtjeneste, omfattende omsorgsansvar), jf. UH-lovens § 10-7. Jobb eller annen utdanning regnes vanligvis ikke som særlige grunner.
• Vurder hvor mange permisjoner studenten tidligere har fått. Hvis instituttet/fakultetet vil sette grense for videre permisjon ved langvarig fravær, må dette kommuniseres klart før siste innvilgelse.
• Ta hensyn til retten til tilrettelegging og risiko for tap av studierett (§ 3-3 Tap av studierett). 
• Følg likebehandlingsprinsippet: Gi samme vurdering for studenter i tilsvarende situasjon.
• Studenten kan klage på avslag. Viktig at avslag er begrunnet.

Skriv vedtak (brev til studenten)

• Behandle søknaden som et enkeltvedtak etter forvaltningsloven, jf. § 2 (1) b. Vedtaket skal være skriftlig og begrunnet, og vise til hjemmel (studieforskriftens § 3-4).
• Informasjon til studenten som har fått permisjon på grunn av sykdom eller fødsel:
  • Be studenten selv kontakte Lånekassen for informasjon om lån og stipend. Forslag til tekst: 
    • Du må selv kontakte Lånekassen og finne ut hvilke rettigheter og plikter de har knyttet til lån og stipend. 
  • Varsle om at dokumentasjon ved tidligere permisjoner ikke automatisk gir rett til ny permisjon eller forlenget studierett. Dette tydeliggjør at NTNU vurderer om det er realistisk at studenten kan fullføre studiet etter permisjonen, og at ny søknad kan bli avslått. Forslag til tekst:
    • Permisjon er et kortvarig avbrudd i studiet. Fornyet legeerklæring gir ikke automatisk rett til videre permisjon eller forlenget studierett.
• Informer om semesteravgift og semesterregistrering i brevet.
  • Student i permisjon skal normalt ikke betale semesteravgift eller semesterregistrere seg.
  • Dersom studenten skal avlegge eksamen i permisjonstiden, må vedkommende melde seg opp til eksamen og betale semesteravgift og semesterregistrere seg innen ordinære frister. Tekstforslag:
    • Du skal ikke betale semesteravgift og semesterregistrere deg i permisjonstiden, men hvis du skal avlegge en eller flere eksamener i permisjonstiden må du melde deg opp til eksamen og betale semesteravgift og semesterregistrere deg innen de ordinære fristene.
• Avslutt med hva studenten må gjøre når permisjonen er over.
  
  • Tekstforslag:
    • Ta kontakt med instituttet/fakultetet straks permisjonen er ferdig for å avtale videre studieløp.
    • Alternativ tekst: Ta kontakt med instituttet/fakultetet tre uker før permisjonen er ferdig, for å avtale videre studieløp.

Uansett om søknaden innvilges eller avslås, skal det skrives vedtak med klagerett, jfr § 28 i forvaltningsloven.

• Tekstforslag (bokmål/engelsk):
  • • "Du kan klage på dette vedtaket, jf. kapittel VI i forvaltningsloven. Klagefristen er senest tre uker etter at du mottar dette brevet. Klagen må signeres av deg eller den du gir fullmakt. I klagen må du oppgi hvilket vedtak du klager på, hvilke endringer du ønsker, og grunnen til at du klager.
      Klagen sendes til [institutt/fakultet] NTNU, 7491 Trondheim for innledende behandling. Dersom klagen ikke tas til følge, sendes den til NTNUs nemd for studentsaker for endelig avgjørelse."
    • "If you disagree with this decision, you have the right to an appeal cf. chapter VI of the Public Administration Act. The deadline for appealing is no later than three weeks after you receive this letter. The complaint must be signed by you or the person you authorize. In the complaint, you must state which decision you are complaining about, which changes you want and the reason why you are complaining.
      The complaint is sent to [institutt/fakultet] NTNU, 7491 Trondheim for initial processing. If the complaint is not upheld, it is sent to NTNU’s Central Appeals Committee for a final decision."

Registrere permisjon i FS

Når permisjon er innvilget og vedtak er sendt, skal du registrere permisjonen i FS:

• Finn studenten i Student samlebilde
  • Pass på at du står i studieprogrammet studenten søker permisjon fra (studenten kan ha flere studieretter).
• Åpne arkfanen Perm og legg inn Ny rad
  • Hvis du ikke ser fanen Perm: Høyreklikk på en ark-fane, og hak av for 'Vis alle'. Da får du opp alle fanene. 

• Registrer permisjonopplysninger:
  
  • Permisjonsperioden settes normalt for ett studieår - fra 01.08.ÅÅ/01.01.ÅÅ til semesterslutt 31.12.ÅÅ/30.06.ÅÅ.​
  • Henvis til journalnummeret i Elements (arkiv). 
  • Velg fraværsårsak fra rullegardinlisten hvis kjent. Ikke registreres personsensitiv informasjon i FS.
  • For ph.d. kandidater skal permisjonstiden legges inn og det skal registreres om kandidaten får lønn i permisjonstiden eller ikke. 
  • Sett studentstatus til PERMISJON hvis permisjonen har startet. Studentstatus oppdateres av seg selv dersom permisjonen starter frem i tid. 

• Kull og kullflytting
  • Hvis permisjonen gjør at studenten følger nytt kull, skriv inn forventet kull (gjelder ikke ph.d.).
  • Kullflytting gjøres via "Endrings-funksjoner". Se brukerveiledning om hvordan du justerer utdanningsplaner. 

Kontakt

Har du spørsmål til innholdet på denne siden? Du finner kontaktskjema til FS-gruppa for brukerstøtte på NTNU Hjelp.