Annikken Løe og Siri Brunvoll foran et skilt hvor det står "Digital eksamen," foran NTNU Eksamen på Sluppen

Annikken Løe og Siri Brunvoll er fornøyd med gjennomføringen av semesterets digitale eksamener. Foto: Sandra Skillingsås/NTNU

Jula banker på døra, med pepperkaker, englesang, julebrus, – og selvfølgelig eksamenstid. I disse dager har tusenvis av studenter ved NTNU lagt ned en siste innsats for semesteret i Trondheim, Gjøvik og Ålesund. Tidligere gikk studentene gjerne inn i juleferien med muskelkramper etter uvant maratonskriving med penn og papir, men snart er disse dagene historie. På NTNU digitaliseres stadig flere eksamener, og målet er å droppe penn og papir hvor det er mulig innen 2022.

– Den største fordelen er at studentene får bruke vante hjelpemidler, det er jo nesten ingen som bruker penn og papir til vanlig lengre, sier Siri Brunvoll, faggruppeleder ved Eksamenskontoret, som har ansvaret for all skriftlig eksamen ved NTNU. Og det er ikke småtterier det er snakk om, til sammen skal det leveres rundt 70.000 eksamensoppgaver dette semesteret, hvorav 38.000 av disse skal leveres digitalt.

– I tillegg er det svært effektivt, særlig ved sensur, og tilfeller der studentene ønsker begrunnelse for karakteren sin, legger Annikken Løe til. Hun er leder for Avdeling for studieadministrasjon ved NTNU.

Tidligere gikk klagen fra studenten, via instituttet, tilbake til sensor. Løsning for at studenten kan be om begrunnelse og klage via Inspera er på plass. Det vil si at ønsket om begrunnelse går direkte til sensor, og sensor vil også ha tilgang til eventuelle notater som ble gjort under vurdering av oppgaven i første omgang. Administrasjonen sparer både tid og ressurser ved å slippe å kopiere og sende eksamensoppgaver hit og dit mellom sensor og institutt. Løsningen med begrunnelse og klage via Inspera håper de at skal være klart i løpet av 2020.

– Det er ikke et mål å digitalisere bare for å digitalisere
I år blir litt over halvparten av NTNUs eksamener gjennomført digitalt, og basert på forhåndsmeldingen vil tallet for det kommende vårsemesteret bli minst 60%. Det er faglærerne selv som må bestemme om eksamen skal kunne leveres digitalt.

– Vi opplever faglærerne som endringsvillige og nysgjerrige, alt i alt. Det finnes både dem som gikk i front og ville være med fra begynnelsen av, noen som har ventet og sett, og blitt overbevist om å bli med på digitaliseringen etterhvert. Men det er også noen som føler at systemet i dag ikke tilbyr løsninger som passer til det de ønsker å teste studentene i, forteller Siri og ser på Annikken som nikker.

I enkelte fag er det rett og slett ikke mulig å digitalisere hele eksamen, da man gjerne skal levere inn alt fra skisser, modeller, musikkstykker eller utregninger. I dag brukes ScanTron ved f.eks matteeksamener, men dette er ikke mulig ved alle fag det tas eksamen i.

– Det skal ikke være et mål å digitalisere kun for å digitalisere, avslutter Siri.

– Vi lærte utrolig mye 16. mai
Veien mot digitalisering av eksamen har ikke vært helt knirkefri. 16. mai i år ble eksamener over hele verden satt på pause, da systemleverandøren Inspera brøt sammen. Det var en ikke varslet serveroppdatering som gikk feil, og flere studenter opplevde å bli kastet ut av eksamensverktøyet.

– Vi lærte utrolig mye 16. mai, og vi har fått tettere kontakt med Unit, Inspera og våre egne IT-folk. Vi har fått avklart roller og forventninger og har avtalte kontaktpunkt. Nå har vi også et beredskapsrom klart i tilfelle noe skulle skje igjen, med Skype-utstyr for dialogen med Insperas folk, samt fysiske plasser til en rekke relevante personer.

– Det er klart at når man skal gjennomføre 70.000 eksamener så dukker det opp små problemer hver dag, – det gjør det også ved en analog eksamen. Vi er mennesker, mennesker som er eksamensvakter, mennesker som tar eksamen, mennesker som er faglærere, mennesker som jobber i administrasjonen, og det er menneskelig å gjøre feil. Når man i tillegg legger til en teknologisk løsning er det enda en ting som kan gå galt, selv om det denne gangen har gått tilnærmet smertefritt, sier Siri og smiler.

Det vanligste problemet som dukker opp er når studentene har med en personlig PC som ikke fungerer slik den skal, men da får man låne en av administrasjonen på stedet.

– I tillegg hadde vi en nesten-krise, og vi valgte å rigge oss til i beredskapsrommet. Vi fikk raskt i gang dialogen med leverandøren, og krisen ble avverget før det ble et problem, sier Siri stolt.

– Jeg er utrolig stolt over den jobben som blir gjort, og vil rette en stor takk til alle på eksamenskontoret som jobber døgnet rundt, og har forskjøvet arbeidstid. IT brukerstøtte har vært til uvurderlig hjelp, og i tillegg har vi mer enn 600 eksamensvakter som gjør en god jobb for oss. Det er mange som har løpt beina av seg, som snart endelig får en velfortjent juleferie, avslutter Annikken og smiler.

– Som jobbe på festival
Annikken og Siri er ikke alene om å arrangere eksamen ved NTNU. Heldigvis.
– Jeg bruker å si at det å jobbe hos oss under eksamen er litt som å jobbe på festival, sier Siri og smiler.

For det er et stort maskineri som skal i sving for å gjennomføre en eksamensperiode ved NTNU. I går alene var det 2.927 studenter som skulle vise seg selv og sensor hva de har lært dette semesteret, i 49 ulike fag. Fra eksamenskontoret er det 17 ansatte på jobb, og fire fra IT. I tillegg er det 616 frivillige eksamensvakter, og studentorakler som hjelper til med teknisk støtte underveis. Alle disse skal koordineres, og kabaler skal legges.

I eksamenslokalene i Trondheim er det to skift med eksamener alle dager unntatt fredag og lørdag, og til sammen kan det huses opptil 5.000 eksamenskandidater på én dag, fordelt på tre campus. I tillegg til at det tekniske skal fungere, og den riktige studenten skal ha den riktige oppgaven ved den riktige pulten, skal de vaskes uten å forstyrre noen, vakter skal være på riktig sted, gjenglemte ID-papirer skal leveres tilbake og det må være dopapir på alle toalettene.

– Det viktigste for oss er at studentene ikke skal legge merke til noe av dette, men kun konsentrere seg om eksamen, sier Siri.

Bra for både musklene og miljøet
Studentene er også fornøyde med teknologiens inntog i eksamensverden. Joakim Kristensen og Edvart Hansen har begge hatt eksamen i matematikk ved NTNUs eksamensbygg på Sluppen i dag, og er glade for å kunne levere oppgaven digitalt.
– Det går raskere å skrive på PC, så kanskje kan man rekke å levere en oppgave man ikke ville rukket å bli ferdig med hvis man skrev for hånd, sier Joakim.

– I tillegg er det jo kjekt å ikke gå inn i juleferien med karpal tunnel syndrom, sier han og ler.
– Det er jo bra for miljøet også. Det sparer oss for mye papir, avslutter Edvart.