# Ekstern- og internfinansierte prosjekter
Prosjekteier vil som hovedregel være institutt eller fakultet. Saksbehandler og eller lokal prosjektstøtte tilknytter saksdokumenter i prosjektsaken. DOKU har arkivfaglig oppfølging.
Ekstern- og internfinansierte prosjekter kan deles inn i tre faser:
Etablering
Gjennomføring
Avslutning
I disse tre fasene vil det pågå både vitenskapelig – faglig – og rent administrative aktiviteter. Fasene skaper ulike typer saksdokumenter som skal journalføres og arkiveres.
Dette gjelder også prosjektets etableringsfase. Egne saksmapper med søknader og tilhørende korrespondanse opprettes i sak- og arkivsystemet. I saksmappene skal man kunne finne:
Søknader og anbud
Prosjektklassifisering – vurdering av hvilken type prosjekt, bidragsfinansiert eller oppdragsfinansiert
Notater rundt søknadsprosess
Korrespondanse, inklusive e-post som har betydning for søknadsprosessen
Svar på søknad
Revidert søknad
Svar på søknad, avslag på søknad
I prosjektets gjennomførings- og avslutningsfase skal blant annet følgende dokumenter kunne gjenfinnes i saksmappen:
Tilsagnsbrev, innvilget søknad
Underskrevet kontrakt
Samarbeidskontrakter med andre enheter eller institusjoner
Prosjektbudsjett
Korrespondanse til eller fra oppdragsgiver som omhandler rettigheter plikter og kontraktsforhold
Prosjektendringer
Framdriftsrapporter
Årsrapporter
Sluttrapport
Merk
Regnskapsmateriale skal ikke arkiveres i sak- og arkivsystemet.
Ansettelsessaker som blir til på grunnlag av påbegynt prosjekt registreres som egne saker. Det er utarbeidet felles registreringsrutiner for hvordan ansettelsessaker skal registreres.