# Ekstern- og internfinansierte prosjekter

Opprettet: 20.9.2021 Forfatter: DOKU Kategori: Rutine Lesetid: 1 minutt(er)

Prosjekteier vil som hovedregel være institutt eller fakultet. Saksbehandler og eller lokal prosjektstøtte tilknytter saksdokumenter i prosjektsaken. DOKU har arkivfaglig oppfølging.

Ekstern- og internfinansierte prosjekter kan deles inn i tre faser:

  • Etablering

  • Gjennomføring

  • Avslutning

I disse tre fasene vil det pågå både vitenskapelig – faglig – og rent administrative aktiviteter. Fasene skaper ulike typer saksdokumenter som skal journalføres og arkiveres.

Dette gjelder også prosjektets etableringsfase. Egne saksmapper med søknader og tilhørende korrespondanse opprettes i sak- og arkivsystemet. I saksmappene skal man kunne finne:

  • Søknader og anbud

  • Prosjektklassifisering – vurdering av hvilken type prosjekt, bidragsfinansiert eller oppdragsfinansiert

  • Notater rundt søknadsprosess

  • Korrespondanse, inklusive e-post som har betydning for søknadsprosessen

  • Svar på søknad

  • Revidert søknad

  • Svar på søknad, avslag på søknad

I prosjektets gjennomførings- og avslutningsfase skal blant annet følgende dokumenter kunne gjenfinnes i saksmappen:

  • Tilsagnsbrev, innvilget søknad

  • Underskrevet kontrakt

  • Samarbeidskontrakter med andre enheter eller institusjoner

  • Prosjektbudsjett

  • Korrespondanse til eller fra oppdragsgiver som omhandler rettigheter plikter og kontraktsforhold

  • Prosjektendringer

  • Framdriftsrapporter

  • Årsrapporter

  • Sluttrapport

Merk

Regnskapsmateriale skal ikke arkiveres i sak- og arkivsystemet.

Ansettelsessaker som blir til på grunnlag av påbegynt prosjekt registreres som egne saker. Det er utarbeidet felles registreringsrutiner for hvordan ansettelsessaker skal registreres.

Er det feil i innholdet, eller noe som ikke fungerer?

Hjelp oss å forbedre denne siden, kontakt DOKU!