# Saksbehandling og arkivering

Opprettet: 4.2.2021 Forfatter: DOKU Kategori: Rutiner Emneknagger: Behandle Arkivere Ansvar Lesetid: 1 minutt(er)

De alminnelige reglene om offentlig saksbehandling består av veiledningsplikt, plikt til å avgjøre saken uten ugrunnet opphold og taushetsplikt, jamfør forvaltningsloven kapittel 3.

Sak- og arkivsystemet skal understøtte NTNUs saksbehandlingsprosesser og dokumentere virksomhetens prosesser og dokumenter.

Dokumenter regnes som saksdokumenter for NTNU, dersom de er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon, jamfør arkivforskriften § 2-6.
Saksdokumenter journalføres og arkiveres.

Følgende spørsmål kan hjelpe deg med å avklare hva som regnes som saksdokumenter. Er svaret ja på et eller flere av disse spørsmålene, journalfør og arkiver dokument i sak- og arkivsystemet.

  1. Er dokumentet sendt oss for at vi skal fatte vedtak eller beslutning i en sak?

  2. Er dokumentet viktig for å forstå beslutningsgrunnlaget i en sak?

  3. Inneholder dokumentet opplysninger som dokumenterer handlinger utført av NTNU?

  4. Inneholder dokumentet informasjon som kan gjenbrukes i andre saker?

  5. Er dokumentet viktig for at NTNU kan dokumentere sine vedtak og tiltak i ettertid?

  6. Er dokumentet viktig med tanke på at offentligheten skal kunne se viktig dokumentasjon om NTNUs planer og virksomhet?

  7. Er dokumentet viktig for at forvaltningens historie kan skrives i fremtiden?

  8. Ivaretar det rettsikkerheten for studenter og ansatte?

Se også Funksjonsanalyse – prosesser, aktiviteter, transaksjoner, saksdokumenter (vedlegg).

Er det feil i innholdet, eller noe som ikke fungerer?

Hjelp oss å forbedre denne siden, kontakt DOKU!