# Produksjon av innhold
Dette dokument gir en forenklet forklaring av hvordan innhold produseres for publisering i arkivplanen.
# Stilguide
Innhold formateres som oppgitt under, og sikter å oppfylle følgende mål:
Innholdet i arkivplanen skal være tydelig strukturert og lett å orientere seg i
Søkefunksjonalitet for å finne det saksbehandler forbedrer gjenfinnbarhet og treffer både på innhold og metadata
Tekstlig innhold i sidene skal være forklarende, lett å forstå, og med klart språk
Arkivplanen skal gi en mest mulig systemuavhengig beskrivelse av prosesser og rutiner knyttet til saksbehandling og arkivering; både nåværende og fremtidige prosesser
Arkivplanen har og viser til konkrete ressurser og brukerveiledninger for hvordan arbeid utføres i nåværende sak- og arkivsystem ePhorte
Arkivplanen skal være et verktøy som uttømmende viser hva NTNU har av arkivmateriale
I tillegg søkes følgende retningslinjer etterfulgt:
Overskrifter er korte og selvforklarende for brødteksten
Innhold på den enkelte side eller dokument overskrider ikke fire A4-sider
Kommentarer utrykkes direkte i avsnitt, i sluttnoter eller egne avsnitt. Parentes brukes i hovedsak til forklaring av forkortelser
Referansemateriale lenkes til fremfor å gjengis
Unngå vanlige eller faglige forkortelser
Innhold formateres for å bli oversiktlig i et digitalt grensesnitt
Lenk ikke til undersider, de lenkes til automatisk
I lenker, fortell leseren hvor de havner fremfor å bruke uleselige, fulle adresser
Hvert dokument som omgjøres til en side for publisering må inneholde følgende metadata: Publiseringsdato, forfatter, status og kategori. Se beskrivelser av disse lenger ned.
# Maler
Arkivplan, Mal for innhold.dotx er en standardisert mal for produksjon av innhold som egner seg for omgjøring til publiseringsformat. Innhold kan formateres og struktureres på vanlig måte i Word:
Stiler, som overskrift 2-6, tittel, undertittel og sitat
- Overskrift 1 brukes ikke, bare tittel
Formatert skrift som fet, kursiv, ^(hevet) og _(senket)
Referanser, både fotnoter[1] og sluttnoter[2]
- Nettsider har generelt sett ikke et konsept for sider, benytt sluttnoter
Lister, både nummererte og unummererte
Lenker (opens new window) og media
Interne lenker, innad i dokumentet
Interne lenker, mellom dokumenter
Bilder bør være i så stort format/oppløsning som tilgjengelig, og lagres i mappen tilhørende Word-dokumentet hvis mulig
Tabeller
Alt av det ovennevnte vil inkluderes når innholdet konverteres til publiseringsformatet. For lenker innad i dokumentet, til overskrifter/undertitler, bruk Cross-reference/Kryssreferanse i Word.
Justering av skriftstørrelse, tekst eller innrykk vil ikke komme med, ei heller mer avansert formatering eller innhold. Dette bør heller integreres på annen måte.
# Vedlegg og lenker til de
Vedlegg er selvstendige dokumenter som ikke skal eller kan utrykkes som normale sider i publiseringsløsningen. Disse lagres alltid i en Vedlegg-mappe, under mappen med samme navn som dokumentet. For «Rutiner.docx» blir det «/Innhold/Rutiner/Vedlegg/». Interne lenker vil automatisk tilpasses slik at de peker til riktig vedlegg eller dokument, bruk lenkefunksjonen i Word.
I konverteringen av Word-dokumenter til publiseringsformat så tas ikke vedlegg med. Hvis det skal tas med så må det følge samme mal som normale sider, og legges i en annen undermappe slik at det utrykkes som en normal underside, som alle andre sider i dokumentstrukturen i «/Innhold».
# Klippe og lime inn tekst
Når tekst kopieres fra et sted til et Word-dokument, la alltid Word bruke formateringen vi har satt opp i malen, slik at ingen uforventet formatering kommer med.
Kopier det du skal lime inn
Øverst til venstre i Word, klikk på ikonet for utklippstavlen, under Home/Hjem-fanen
Klikk på det mindre ikonet for utklippstavlen med en pil mot høyre
Når du holder over dette hinter Word om «Merge Formatting (M)», altså at det du limer inn skal formateres med dokumentets stiler.
# Metadata
I tillegg er det viktig å oppdatere feltene i overskriften (Header) og bunnteksten (Footer) i Word. Disse oppdaterer metadata om dokumentet, og består av:
DATO: Publiseringsdato for nåværende versjon av dokumentet
FORFATTER: Vedkommende som sist redigerte dokumentet
ORGANISASJON/«DOKU, NTNU»: Enheten og organisasjonen dokumentet er publisert på vegne av
STATUS: Bruk kodeordene for å vise hvorvidt dokumentet er klart for publisering
Ferdig: Dokumentet kan publiseres slik det er
Under arbeid: Dokumentet jobbes aktivt med av forfatteren
Utkast: Dokumentet jobbes ikke aktivt med, men inneholder notater
KATEGORI: Fyll inn én kategoribetegnelse, som grupperer på høyt nivå
Organisering: Hvordan NTNU er satt sammen
Formelt: Formell informasjon om NTNU
Rutiner: Liste over dokumenter som inneholder konkrete rutiner
Rutine: En konkret rutine
Beslutning: Avgjørelse truffet av styre, utvalg og møte
Prosess: En beskrivelse og forklaring av en prosess
Referanse: Innhold lenket i hovedsak videre til andre ressurser
Regelverk: Lover, overordnede beslutninger, interne bestemmelser og føringer
Faglig: Hvordan arkivfaget praktiseres ved NTNU, samt annet fagrelatert
Oversikt: Presentasjon av eller samleside for innhold
Bevare: Hva som skal og ikke skal arkiveres
EMNEKNAGGER: Fyll inn en kommaseparert liste med kapitaliserte søkeord, som gjør gjenfinnbarhet enkelt
DOKU: Om avdelingen
Intern: Gjeldene for DOKU
Ansvar: Hvem som skal gjøre hva
Delegasjon: Hvem som gis ansvar
Styring: Føringer for hvordan ting gjøres
Generelt: Overfladisk om NTNU
Administrativt: Om administrative forhold eller fellesadministrasjonen
Dokument: Denne siden er en selvstendig forklaring av noe
Vedlegg: Denne siden tilhører ett eller flere dokumenter
Automasjon: Beskriver hvordan en prosess automatiseres
Nett: Er relatert til nettsider eller nettløsninger
Publisering: Offentliggjort informasjon
Bestemmelse: En eller flere spesifikke avgjørelser
Arkiv: Relatert til arkiver
Bevare: Hva som arkiveres
Beholde: Noe fysisk eller digitalt som ikke skal kastes
Kaste: Noe fysisk som ikke skal beholdes
Slette: Noe digital som ikke skal beholdes
BK-plan: Forkortelse for bevaring- og kassasjons-plan
Behandle: Hvordan noe behandles i en sak, flyt eller prosess
Krise: Noe uforventet og prekært oppstår
Standard: Typisk innhold som bør leses av saksbehandlere
Lagre: Importere i sak- og arkivsystemet
Laste opp: Importere i sak- og arkivsystemet
Arkivere: Importere i sak- og arkivsystemet
Laste ned: Eksportere lokal kopi av filen(e)
Digitalisering: Overgang fra manuell til effektivisert, digital prosess
Begrepsavklaring: Redegjør for faglig terminologi
Definisjon: Forklaring av noe, en forklarende tekst
Kategorisering: Plassere noe i en kategori
Struktur: Hvordan noe er bygget opp
Mer uvanlige emneknagger:
JavaScript: Et programmeringsspråk mye brukt på nett
Node: En variant av JavaScript for servere
For eksempel vil ikke dokumentet «/Innhold/Rutiner.docx» trenge kategorien «Rutine», men hver faktiske rutine bør merkes:
/Innhold/Rutiner/Studiedokumentasjon.docx vil da ha kategorien «Rutiner», og emneknaggen «Registrering»
/Innhold/Rutiner/Studiedokumentasjon/Eksamen.docx har kategorien «Rutine», og emneknaggene «Rutine, Eksamen, Skjerming, Student»
Fyll i minste fall ut feltene Category / Kategori og Keywords / Emneknagger:
Title / Tittel-feltet brukes bare hvis tittel på dokumentet skal være annerledes enn overskriften på dokumentet, satt med tittelstilen øverst
Subject / Tema-feltet under brukes ikke
Author / Forfatter-feltet brukes alltid, for å indikere hvem som sist gjorde endringer
Manager / Eier-feltet brukes ikke
Category / Kategori-feltet og Keywords / Emneknagger-feltet fylles inn som angitt over
Comments / Kommentarer-feltet brukes ikke
# Informasjonsbokser
Fire typer bokser brukes for å poengtere innhold: Info, bra, advarsel og fare.
Informasjon
Blå boks: Poengtere noe generelt.
Bra
Poengtere noe bra eller beste praksis.
Advarsel
Gul boks: Advare mot not dårlig eller dårlig praksis.
Fare
Rød boks: Poengtere feil.
De fungerer som et blikkfang for leseren, for å bryte opp teksten og fremheve særlig viktige momenter. Måten å lage disse i Word er å starte første setningen med tre kolon, etterfulgt av en av typene, og til siste tittel – ::: type Tittel. Kodeordene for typene skrives med små bokstaver. Etter innholdet avsluttes boksen med tre kolon til på egen linje. Innhold kan inkludere det meste av normal formatering.
[1] Fotnote.
[2] Sluttnote.