Avdeling for dokumentasjonsforvaltning (DOKU) ble opprettet i 2017, og er en støttetjeneste innenfor Fellesadministrasjonen. Vi yter tjenester til alle enheter ved NTNU og vår oppgave er å besørge at dokumentasjonsplikten innenfor administrative prosesser — forvaltningen — overholdes.

DOKU har overordnet ansvar for sak- og arkivsystemet ePhorte. Vi har også ansvar for historiske arkiver inntil de avleveres til Arkivverket. Private arkiver og forskningsarkiver ivaretas ikke av vår avdeling, men av Universitetsbiblioteket.

Dokumentasjonsforvaltning er mer enn å arkivere et sluttprodukt — det er en dynamisk og gjennomgripende del av enhver arbeidsprosess, for å sikre autentisk og tilstrekkelig dokumentasjon av alle transaksjoner og handlinger. Avdelingen støtter saksbehandlere og ledere i daglig dokumentasjonsflyt, gjennom opplæring i systemer, rutiner og lovverk, og gjennom å bidra direkte inn i utviklingen av gode saksprosesser.

Avdelingen er inndelt i tre grupper: Dokumentasjonsforvaltning, Kompetanse og Utvikling.

Dokumentasjonsforvaltning

Dokumentasjonsforvaltning yter tjenester til saksbehandlere og ledere i NTNU når det gjelder dokumentasjonsflyt og -sikkerhet. Vi er ansvarlige for kvalitetssikring av og tilgangsstyring til ePhorte. I tillegg skal vi oppfylle NTNUs krav om meroffentlighet gjennom å kvalitetssikre og publisere offentlig journal, samt at vi har en koordinerende rolle ved henvendelser av innsyn i dokumenter. Gruppen har også ansvar for å holde vedlike og gjøre tilgjengelig NTNUs historiske arkiv og fjernarkiv.

Vi gir veiledning innen offentlig forvaltning av dokumentasjon og lovverk.

Kompetanse

Kompetanse skal ivareta avdelingens utadrettede virksomhet når det gjelder opplæring, brukerstøtte, veiledning og formidling. Hos oss står brukeren i sentrum, og vi følger deg hele veien som bruker av DOKUs tjenester. Vi skal sørge for at du kjenner til ditt ansvar for sikker og effektiv saksbehandling i de systemene vi til enhver tid benytter på NTNU.

Vi holder kurs, både i klasserom og digitalt, i bruk av ePhorte. Vi tar også imot henvendelser på telefon og e-post, og kan gi personlig oppfølging eller hjelp via skjermdeling eller Skype. Vi kan også gi råd om forvaltning og arkivdanning. Foruten pedagogisk arbeid med opplæring og støtte av saksbehandlere, så har vi erfaring med å lage e-læringskurs, veiledningsvideoer og skriftlige brukerveiledninger.

Utvikling

Utvikling har ansvar for dokumentering av prosesser rundt integrasjoner av systemer og arkivarkitektur, men bidrar også til utvikling av slike prosesser. I tillegg ivaretar vi systemadministrasjonen i arkivkjernen, og styrer prosjekter internt på avdelingen og eksternt med samarbeidspartnere.

Utvikling har særlig kompetanse på planlegging, gjennomføring, evaluering og dokumentering av prosjekter, samt effektivisering, automatisering og digitalisering av arbeidsprosesser. Dette omhandler ofte dokumentasjonsforvaltning og rutineutvikling, men også videreutvikling av disse og kompetansebygging.

Gjennomfører du et prosjekt hvor prosess og informasjon bør eller må dokumenteres etterrettelig? Vi kan bistå prosjekter underlagt NTNU med faglig kompetanse.