Prosessfora

Overordnede prinsipper for prosessorganisering

  • Arbeidsformen er en matriseorganisering som går på tvers av linjeorganiseringen
  • Koordinatoren har ikke personalansvar for matrisens deltakerne, men er i samarbeid med Studiedirektør ansvarlig for at hensikten med forumet blir innfridd
  • Forslag til tiltak skal løftes til prosesseierforum som vurderer om det må løftes videre inn i linja eller om det ligger under studiedirektørens mandat
  • Eventuelle større bestillinger til forumene som innebærer arbeid utover det som er avklart, må vurderes om det må løftes videre inn i linja for avklaring av ressursbruk
  • Det er viktig at prinsippene blir etterfulgt for å unngå at matrisen vanskeliggjør eller utydeliggjør ansvars- og myndighetsforhold – og dermed undergraver linjeorganisasjonen

Mandat prosessforum
Hvem - deltakere

  • Saksbehandlere fra fakultet/institutt med god kunnskap om prosessen
  • Saksbehandlere fra Studieavdelingen med god kunnskap om prosessen
  • Koordinator fra Studieavdelingen

Hva – oppgaver

  • Planlegge prosess - bidra til å sørge for god koordinering
  • Evaluere prosess
  • Foreslå tiltak/endringer
  • Det vil si kvalitetssikring og forbedring
  • Erfaringsgruppe (læringsarena)
  • Deltakere i gruppen representerer sitt fakultet/seksjon og er ansvarlige for å innhente informasjon i forkant av møter og å videresende referat fra koordinator i etterkant

Når – møtehyppighet
Avhengig av prosessens årshjul. Vanligvis 2 ganger i året:
1. møte: Planlegge, koordinere
2. møte: Evaluere, foreslå tiltak

Mandat prosesskoordinatorer
Hvem
Saksbehandlere fra Studieavdelingen med god kunnskap om prosessen

Hva – oppgaver

  • Sende ut møteinnkalling
  • Skrive møtereferat (iht. mal)
  • Sende referat til deltakere i prosessforum med kopi til studiedirektør, seksjonsledere Studieavdelingen og seksjonsledere fakultet (dvs prosesseierforum )
  • Legge ut referat på Innsida
  • Følge opp referat mot prosesseierforum ved studiedirektør hvis forslag til tiltak. Forslag til nye prosesser, evt. endringer av prosesser i KVASS skal godkjennes av prosesseierforum før det publiseres i KVASS
  • Legge ut relevante nyheter e.l. på Innsida
  • Rolleforståelse viktig: Koordinator på vegne av helheten

Fakultet og institutt
Fakultetene vurderer selv organisering av eventuelle egne fora. For at arbeidsformen skal fungere er det viktig at fakultetene finner en form på arbeidet som gjør at informasjonsflyt mellom fakultet og institutt i de aktuelle prosessene er velfungerende.