Universitetsdirektøren:
Tallfest ambisjonsnivået!
Et effektiviseringsprosjekt må ikke bare snakke generelt om forbedringer.
Det må definere konkrete mål, og tallfeste ambisjonene så langt det er mulig, sier adm. dir. Tor Saglie.
Omstillinga i Oslo har som klart mål å overføre ressurser fra administrativ til faglig virksomhet, og å bedre kvaliteten på en del av støttetjenestene. De forslagene som nå ligger på bordet, skal i løpet av en fireårsperiode kunne frigjøre 25-30 millioner kroner årlig. Dette utgjør én prosent av totalbudsjettet, og tilsvarer rundt 90 årsverk selv om det er slått klart fast at ingen skal sies opp.
Sagt på en annen måte: De administrative utgiftene skal reduseres fra å utgjøre 20 prosent av UiOs budsjett til å utgjøre 16-18 prosent. Prosentvis ikke allverdens til omdisponering, men likevel et godt skritt i riktig retning, mener universitetsdirektør Tor Saglie.
Han er godt fornøyd med hvordan prosjektet har vært gjennomført, og er overbevist om at det ikke ville kommet skikkelig i havn hvis ikke målene var så klart definert på forhånd, som de var. Ikke bare snakk generelt om forbedringer; ta dere tid til et skikkelig forprosjekt der dere definerer målene og tallfester ambisjonene, der dere har klart for dere om dette skal handle om justeringer eller om dyptgripende endringer, er Saglies råd til NTNU.
Lært mye om egen virksomhet
Leser man innstillinga fra styringsgruppa, virker likevel ikke de varslede endringene ved UiO så oppsiktsvekkende. En samordning av personal- og økonomiarbeidet er vel det største enkelttiltaket, og også det som antas å frigjøre størst ressurser. Av de øvrige tiltakene kan nevnes: sammenslåing av adminstrative avdelinger; delegering av myndighet; nedleggelse av komiteer, styrer og råd; endringer i HMS-organisering; endringer i arkivfunksjon og kassefunksjon; endret organisering av IT-støtte samt en rekke andre enkelttiltak som spenner fra kontrollrutiner og informasjonstiltak til eksamensavvikling og skranketjenester.
Nei, dette kan vel ikke kalles dramatiske endringer. Det er heller en rekke justeringer på mange nivåer, medgir Saglie, men mener likevel at det var på sin plass å gjøre prosjektet så «stort». Vi har tatt oss tid til å se på oss selv med et kritisk blikk. Det burde alle store, offentlige organisasjoner gjøre med mellomrom, mener han. En viktig effekt har også vært at så mange har lært så mye om sin egen virksomhet, om helheten og om samspillet. Det har vært en gedigen læringsprosess, påpeker han.
Knuste fiendebildet
Direktøren legger ikke skjul på at mange i utgangspunktet var skepiske til prosjektet. Jeg var overrasket over hvor traumatisk en del folk reagerte. Men det er lenge siden sist vi hadde noe liknende, det ble kanskje oppfattet som truende.
Motstanden var nok også mest politisk og ideologisk betinget, tror han. Men at mange også har ergret seg over dobbeltarbeid, ressurssløsing og dårlig organisering, er også klart. Så nesten alle var enige i at noe måtte gjøres.
Hvorfor gikk dere til et konsulentfirma i inneldningsfasen, og brukte millioner på det?
Vi mente vi kunne ha nytte av et kritisk blikk utenfra. Dessuten hadde firmaet en metodekompetanse vi selv manglet. Men prosjektet skulle aldri være konsulentstyrt, og firmaet ble gradvis faset ut.
Hva er det dummeste dere har foretatt dere i løpet av prosjektet?
Vanskelig å si. Men det vanskeligste var informasjonsdelen. Behovet for informasjon er ubegrenset, og selv om vi gjorde mye, var det samlet sett ikke bra nok.
Og det smarteste?
Å holde fast ved et rimelig presist mål, å hele tida huske på at ressursoverføring var det grunnleggende. Ellers er vi glade for at bildet av sentraladministrasjonen har forandret seg i resten av organsisasjonen. Det var svært negativt før prosjektet, nærmest fiendtlig. Nå ser vi en mye større tillit til og aksept for å ha en sterk sentraladministrasjon på enkelte områder. Vi er ikke lenger Fienden!
Lisa Olstad
 NTNU
Info.avd.
|
Ansvarlig redaktør: Informasjonsdirektør Kåre Kongsnes
Teknisk ansvarlig: aina.berg@adm.ntnu.no
Oppdatert: 27. Feb 1997
|
|