Det er ikke småtteri ORGUT-utvalget har fått beskjed om å omdisponere av universitetets midler. Torsdag vedtok Kollegiet at 50 til 100 millioner NTNU-kroner skal omplasseres for å gå til universitetets primæroppgaver; forskning, undervisning og formidling. Pengene skal i hovedsak tas fra «unødvendig byråkrati».

Sist torsdag ble ORGUT (Organisasjonsutviklingspro-sjektet) formlet opprettet som et prosjekt av Kollegiet.

ORGUT skal pågå fram til nyttår 1998 og har fått i oppgave å utvikle delprosjekt. Disse skal alle ha som øverste mål å effektivisere og optimalisere administrasjonen slik at mer ressurser kan frigjøres til NTNUs primæroppgaver; forskning, undervisning og formidling. Kollegiet slår i vedtaket fast at det bør være mulig å spare mellom 50 og 100 millioner kroner på denne måten.

- Det er mye ineffektivitet i administrasjonen i dag, sier leder for ORGUT-sekretariatet Per Kjøl.  Det er mye arbeid som gjøres dobbelt, og det er mange saker som er innom alt for mange hender. I tillegg er det ingen som har sett på de helhetlige konsekvensene av alle komiteene som har blitt satt ned, og som pr. i dag tar svært mye tid fra de vitenskapelige ansatte. Det er blant annet dette ORGUT nå skal gjøre, sier han og legger til at ORGUT først og fremst skal optimalisere prosessene mellom de eksisterende enhetene, isteden for å flytte på bokser og piler.

- Er det ikke litt urealistisk å tro at man kan spare inn opp til 100 millioner på denne måten ?

- Det er først og fremst tid vi ønsker å spare. Ved å frigjøre arbeidskraft fra, for eksempel krevende komitearbeid, blir det mer ressurser til å drive med universitetets primæroppgaver. Derfor vil ressurser i form av innspart arbeidskraft utgjøre en stor del av de 50-100 millionene som Kollegiet ønsker å spare inn, sier Kjøl.

Mer sentralstyrt

Komitéarbeid har alltid blitt sett på som en del av demokratiet ved universitet, der vanlige ansatte kan være med og bestemme i viktige prosesser. Per Kjøl hevder imidlertid at nedsettelse av komiteer og utvalg ikke alltid er den beste løsningen. - Ofte bidrar en rekke ulike komiteer og utvalg til å tåkelegge beslutningsprosessene, og det kan skapes usikkerhet om hvem det er som egentlig legger premissene for beslutninger som tas. Komiteer har ofte ulik vekt og innflytelse, og enkeltpersoner kan spille en rolle helt ved siden av systemet. Når vi ønsker å se på dette forholdet, er det et naturlig ledd i en ryddeprosess som organisasjoner av vår størrelse jevnlig bør gjennomgå, sier Kjøl, som fortsetter:

- Jeg tror det er bedre hvis vi bruker instituttstyrerne og fakultetsdekanene mer i beslutnings- og utredningsarbeidet. Det er klart at komitéarbeid trekker de ansatte med i beslutningsprosessene, men i dag er det så mange komiteer i sving at det tar for mye tid fra primæroppgavene. Derfor bør det komme inn noen fra sentralt hold og bestemme hvor mye av de ansattes tid som skal brukes til ting som faller utenfor primæroppgavene. Jeg tror dessuten at de ansatte vil sette stor pris på å få mer tid til forskning og undervisning, sier Kjøl som legger til at ORGUT opplever stor oppslutning om arebidet de gjør.

- Hvor mye av administrasjonen vil være slanket bort når ORGUT er ferdig med jobben ?

- Vi har ikke planer om å si opp noen i denne prosessen. Vi ønsker bare å utnytte de ressursene vi har, på en mer effektiv måte. Men vi kan ikke se bort fra at det blir noen færre ansatte over tid på grunn av naturlig avgang.

Flere prosjekt

Det er fortsatt ikke bestemt konkret hva delprosjektene skal ta for seg. I et notat prøver imidlertid ORGUT å konkretisere en del av problemområdene.

Noen av forslagene fokuserer på en enkelt gruppes situasjon, for eksempel doktorgrads-kandidatenes. Her mener ORGUT man må se en rekke støttefunksjoner i sammenheng. Andre forslag omfatter en spesiell prosess, for eksempel tilsettings- eller opptaksprosedyrene. Noen av forslagene er meget komplekse, omfattende og gjennomgående ved at de ber  ører både faglig og administrativ ledelse vertikalt og horisontalt i systemet, mens andre tema er relativt enkle og begrenser seg til en funksjon innenfor en avdeling/enhet.

- Alt dette er problemstillinger ORGUT må jobbe videre med, avslutter Per Kjøl.

Mer informasjon om ORGUT finnes på nettet: http://www.ntnu.no/orgut