Universitetsdirektør Vigdis Moe Skarstein har forståelse for at mange ansatte har opplevd Orgutprosessen som vanskelig.  Foto: Kjetil Jakobsen

– Omstilling er vanskelig, og jeg har sympati med alle de som har følt dette som en utrygg tid. Men nå skal ting komme mer til ro, sier universitetsdirektør Vigdis Moe Skarstein. Hun ønsker først og fremst å takke alle involverte for innsatsen.

Universitetsdirektøren er stolt av at omorganiseringen trådte i kraft 1. april og dermed har holdt tidsplanen. 
– Jeg synes vi har hatt et godt samarbeid med organisasjonen i denne prosessen, sier hun. Selv om ikke alle har vært enig i det som har blitt gjort, synes jeg folk har vært konstruktive. Jeg tror dette viser at NTNU både har evne og vilje til omstilling. Mange legger også vekt på at det er et privilegium å få være med på en slik omstilling. Orgut har gitt oss mange erfaringer i ulike deler av organisasjonen, og flere kommer det sikkert til å bli, sier hun. 
Vigdis Moe Skarstein trekker fram opprettelsen av en Organisasjons- og utviklingsavdeling (OU-avdelingen) som en erkjennelse av at NTNU i framtiden vil måtte være et mer dynamisk universitet. 
– Orgut har vært et stort skippertak som nødvendigvis fører med seg en del smerter. Den nye OU-avdelingen er imidlertid skapt med tanke på at omstilling er nødvendig hele tiden. En slik avdeling skal ha ansvar for at NTNU i større grad må være i stand til å tilpasse seg skiftende økonomiske og politiske rammebetingelser i samfunnet, sier Skarstein. Hun legger også vekt på hvor viktig det er at IT-funksjoner er integrert i den nye OU-avdelingen. 
– IT er i dag en forutsetning for måten organisasjonen fungerer på. Derfor er det umulig å tenke seg organisasjonsutvikling uten samtidig å tenke IT-utvikling. 

Venter på dispensasjon
Universitetsdirektør Skarstein forteller at en av de vanskeligste avveiningene i prosessen har vært å finne ut hvor raskt man skal gjennomføre omstillingen. Det er fordeler og ulemper både med en rask og en mer omstendelig prosess. 
– Hovedfordelen med en rask prosess er at dette gjør omstillingssmertene mer kortvarige, mens det blir lettere for de involverte å øve innflytelse på prosessen hvis den strekker seg over lengre tid. Jeg synes imidlertid gjennomføringen av Orgutprosessen har balansert godt mellom disse hensynene, sier hun. 
Universitetsdirektøren er ellers fornøyd med at Orgut allerede nå i stor grad har oppfylt Kollegiets krav om ti prosent reduksjon i sentraladministrasjonen i løpet av to år. 
– Det var kanskje litt mye å håpe på, men vi har faktisk klart å redusere bemanningen med ni prosent bare i løpet av ett år. Dette utgjør allerede nå en besparelse på rundt fire millioner kroner som kommer forskning, undervisning og formidling til gode, sier hun. 

Noe av det NTNU ønsker å gjennomføre gjennom Orgut krever dispensasjon fra enkeltbestemmelser i Universitetsloven. Universitetsdirektøren ønsker imidlertid å understreke at ingenting av dette er satt i gang ennå. 
– Departementet vurderer en proposisjon i Stortinget om å dispensere fra Universitetsloven, slik at det kan gjennomføres prøveordninger, forteller hun. 

Nå kommer delprosjektene
Da Orgut kom i gang ble det nedsatt ti komiteer som skulle jobbe med å effektivisere driften på diverse områder. I desember 98 leverte disse komiteene sine sluttrapporter. Disse kommer alle med konkrete forslag til omlegginger som man påstår vil gi effektiviseringsgevinster. Vigdis Moe Skarstein understreker at det er nå, etter at omorganiseringen av sentraladministrasjonen er sluttført, at disse delprosjektene skal sparkes i gang for alvor. Hun garanterer at ingen av dem vil bli liggende urørt. Hun medgir imidlertid at enkelte prosjekt er større enn andre. 
– Tilsettings- og økonomistyringsprosjektet er store prosjekt som har fått mye oppmerksomhet, men Forsynings- og Informasjonssystemprosjektet er også store. 

Opprettelse av matriser
Et gjennomgående trekk ved den nye NTNU-organisasjonen er matrisene. Dette er arbeidsgrupper som settes opp på tvers av den vanlige linjeorganisasjonen. Disse gruppene skal sikre at kompetanse og kommunikasjon flyter godt på tvers i organisasjonen. Vigdis Moe Skarstein er opptatt av den helhetstenkningen som slike matriser kan være med på å skape. 
– En viktig del av omorganiseringen går ut på å klargjøre ansvarsdelingen mellom linjeansvaret til fakultet og institutt på den ene siden, og stabsoppgavene til sentraladministrasjonen på den andre. 
– Sentraladministrasjonen skal fungere som en stab og systemleverandør for fakultet og institutt. Matrisene er opprettet for å sikre kommunikasjon og kompetanseflyt mellom nivåene, forteller Skarstein.