Reglement

Forskning som behandler personopplysninger

Student- og forskningsprosjekter som behandler personopplysninger elektronisk som ikke er innenfor medisinsk eller helsefaglig forskning, skal meldes til Norsk samfunnsvitenskapelig datatjeneste (NSD). Det samme gjelder manuell behandling av personopplysninger hvis disse skal inngå i et personregister. NTNU har oppnevnt NSD som institusjonens personvernombud innenfor forskning.

Hva er personopplysninger

Personopplysninger er opplysninger som direkte eller indirekte kan identifisere en person. Direkte personidentifiserende opplysninger er navn, personnummer eller andre personlige kjennetegn. Indirekte personidentifiserende opplysninger er bakgrunnsopplysninger som kan gjøre det mulig å spore opplysningene tilbake til en enkeltperson, for eksempel bostedskommune eller institusjonstilknytning kombinert med opplysninger om alder, kjønn, yrke, nasjonalitet, etc. Meldeplikten foreligger selv om personopplysningene er erstattet med et nummer, en kode, fiktive navn eller lignende, som viser til en atskilt liste med personopplysningene.

Bruk av bilde- og lydopptak av personer medfører også meldeplikt dersom:

  • opptaket behandles eller lagres med elektroniske hjelpemidler (på datamaskin som lyd- eller bildefil)
  • transkripsjoner inneholder personopplysninger og behandles elektronisk (datamaskin)
  • transkripsjoner inneholder sensitive personopplysninger og systematiseres i et manuelt register

Selv om all rapportering fra prosjektet er anonym, kan prosjektet likevel være meldepliktig dersom det under arbeidet med prosjektet blir behandlet personopplysninger.

Hvis prosjektet omfatter behandling av sensitive personopplysninger (f.eks opplysninger om helseforhold, seksuelle forhold, sosiale forhold som påvirker helsa), vil NSD vurdere om konsesjon er nødvendig og gi en innstilling til Datatilsynet som avgjør om konsesjon skal gis.

Hvem skal melde prosjektet

Prosjektleder eller veileder ved studentprosjekt er ansvarlig for at prosjektet blir meldt til NSD. Prosjektet skal meldes på eget skjema. Meldeskjemaet er lagt ut på NSD sin hjemmeside http://www.nsd.uib.no/personvern/forsk_stud/skjema.html. Der finnes også en veiledning til skjemaet. Prosjektet skal meldes senest 30 dager før datainnsamlingen skal starte. NSD tilbyr også arkivering av prosjektdata ved prosjektslutt.

Medisinsk og helsefaglig forskning

Medisinsk og helsefaglig forskning skal være godkjent av Regional komite for medisinsk og helsefaglig forskningsetikk (REK) før prosjektet starter. Disse prosjektene skal ikke meldes til NSD. NTNU har laget en egen portal for medisinsk og helsefaglig forskning med forskningsadministrative rutiner og veiledninger som skal sikre at medisinsk og helsefaglig forskning gjennomføres forsvarlig og i tråd med lovgivningen. Portalen finner du her: http://www.ntnu.no/dmf/helseforskning.

Medisinsk og helsefaglig forskning er forskning på mennesker, humant biologisk materiale eller helseopplysninger der formålet er å skaffe til veie ny kunnskap om helse og sykdom. Det samme gjelder forskning som omfatter pilotstudier og utprøvende behandling. I portalen om helseforskning finnes mer informasjon om grensedragningen mellom medisinsk og helsefaglig forskning og annen forskning som behandler personopplysninger.

Spørsmål eller behov for veiledning eller informasjon

Har du spørsmål om meldeplikten til NSD eller forhåndsgodkjenning av medisinsk og helsefaglige prosjekter, kan du kontakte:

NTNU:
Seniorrådgiver Anne Marie Snekvik,
tlf. 73 59 52 94 / 473 32 971 eller e-post: anne.snekvik@ntnu.no

NSD:
Tlf. 55 58 21 17 eller e-post: nsd@nsd.uib.no

REK:
Tlf. 73 59 75 06 eller e-post: rek-4@medisin.ntnu.no