Et utlån forutsetter at gjenstandene ikke forringes eller skades, at gjenstandene ikke inngår i NTNU Vitenskapsmuseet egne planer og prosjekt innen formidling eller forskning, og at NTNU Vitenskapsmuseet har ressurser til å gjennomføre utlånet. Utlån innvilges ikke til virksomhet som strider mot ICOMs eller museets etiske retningslinjer eller til kommersiell virksomhet. Alle utlån er tidsbegrensede, og det kan inngås avtale som gir mulighet for forlengelse. NTNU Vitenskapsmuseet forbeholder seg retten til å avslå søknader på bakgrunn av disse bestemmelsene.

Godkjenning av søknad

Ved godkjent søknad oppnevner Utlånsutvalget en saksbehandler og en ansvarlig konservator for utlånet. Låntaker vil bli kontaktet av saksbehandleren som tilrettelegger arbeidet i samråd med magasinforvalter, ansvarlig konservator og fotograf. Eventuelle behov for konserveringstjenester forut for utlån, og en kostnadsramme for disse, vil beskrives i Utlånsutvalgets godkjennelse av søknaden. Komplett liste over gjenstander (inkl. museumsnummer) som ønskes utånt, skal sendes sammen med søknaden og fasilitetsrapport. 

Før kontrakten signeres vil NTNU Vitenskapsmuseet i et konfidensielt dokument gjøre låntaker kjent med gjenstandenes verdi. Låntaker tegner og betaler en forsikring som dekker den samlede forsikringssummen under transport og utlånsperioden. Dette inngår som en formell del av avtalegrunnlaget.

Transport og montering/demontering

NTNU Vitenskapsmuseet avgjør hvordan transporten av gjenstander til og fra låntaker skal gjennomføres. Transportform avhenger av den avstand gjenstanden(e) skal transporteres og av gjenstandens karakter. All transport av museumsgjenstander i forbindelse med utlån skal følges av kurerer. NTNU Vitenskapsmuseet vil utpeke kurerer fra de relevante faggruppene ved Institutt for arkeologi og kulturhistorie. Ved større utlån kan NTNU Vitenskapsmuseet kreve at det skal være flere kurerer under transporten og montering/demontering av objektene. Vanligvis vil en representant av NTNU Vitenskapsmuseet stille ved utstillingsåpning, også i tilfeller der åpningen ikke sammenfaller med kurers transport av gjenstander. Kurerer reiser etter statlig reiseregulativ og benytter dets satser. Kureren har besluttende myndighet med hensyn til gjenstandens håndtering og sikkerhet under transporten. Kureren skal alltid være til stede når gjenstanden eller transportmiddelet flyttes.

Mottak og tilsyn

Kurer og låntaker inspiserer gjenstandene og undertegner tilstandsrapporter med eventuelle merknader ved ankomst til utstillingsstedet. Låntaker skal stille med eget konserveringspersonale dersom dette er mulig. Konservator/kurer har myndighet til å avgjøre på stedet at montre eller andre forhold ikke tilfredsstiller NTNU Vitenskapsmuseets krav, og velge å returnere gjenstandene til museet. I løpet av utlånsperioden vil behov for tilsyn med gjenstandene bli vurdert og fulgt opp av ansvarlig konservator. Dersom det vurderes å være behov for tilsyn skal låntaker betale for arbeid og reiseutgifter. Nedmontering, pakking og transport for hjemsendelse følger tilsvarende prosedyre som ved utsendelsen av gjenstanden(e).

Kostnader

Utlån delfinansieres gjennom brukerbetaling for deler av vårt arbeid. For saksbehandling av utlånet tar NTNU Vitenskapsmuseet et gebyr på kr 6250,- (inkl. mva.) pr innvilget lånesøknad. Ekstra søknadsrunder med supplering av materiale etter at utlånet er innvilget gir merarbeid og av den grunn vil dette medføre et nytt saksbehandlingsgebyr for hver runde. Låntaker må også dekke lønnskostnadene inkl. sos.kost for konservators arbeid. Låntaker dekker alle kostnader knyttet til transport, pakking, forsikring, frakt og toll, og bekoster reise, opphold og lønn (inkl. sos.kost.) for kureren(e) i forbindelse med montering, nedmontering og mulig tilsyn i låneperioden. Reiseutgifter for invitert representant ved utstillingsåpning dekkes av låntaker.

Budsjett blir utarbeidet for de enkelte utlån og avtales ved inngåelse av utlånskontrakt.