Avslutning

Formelle forhold og frister ved avslutningen av studiet skal sikre at utdanningen ved NTNU holder anerkjent internasjonal kvalitet. De skal også bidra til at hvert enkelt doktorgradsarbeid blir kjent i allmennheten og i det internasjonale fagmiljøet.

Kandidaten skal selv innhente erklæringer fra medforfattere på eventuelle fellesarbeid som inngår i avhandlingen. Administrator for bedømmelseskomiteen må sjekke at slike erklæringer foreligger, jf. ph.d.-forskriften § 7.4, 4. avsnitt og dr.philos-forskriften § 3, 5. avsnitt. 

Er det behov for språkvask kan fakultetet anbefale Ingrid Greenhow og Nancy Bazilchuk.

Regler ifm. bedømmelse av avhandling er beskrevet i Forskrift for ph.d.-studiet, cf. spesielt § 10 til og med §14. Rutinene gjelder også Dr. ing. og Dr.scient. Noen hovedpunkter er at:

Minimum 3 mnd før disputas sender doktorgradsstudenten søknad om å få avhandlingen bedømt til sitt institutt. Det arbeidet (avhandlingen) som skal bedømmes, vedlegges i utskrevet og elektronisk utgave.

Fakultetet anbefaler at det ikke benyttes forkortelser i tittel på avhandlingen.

Instituttet skal anbefale, eventuelt ikke anbefale, søknaden. Hvis søknaden anbefales sender instituttet forslag til bedømmelseskomité til fakultetet. Følgende punkter må oppfylles:

• Det skal være et medlem fra utenlandsk universitet med doktorgradsutdanning.
• Medlemmene av komiteen skal være forespurt.
• Medlemmene av komiteen skal ikke være ugild. Habilitetsreglene i forvaltningsloven §6 gjelder for komiteens medlemmer, jf. lovens § 10.
• Det skal være en kvinne i komiteen. Avvik må begrunnes. (Dette innebærer en plikt til innsats for å finne kvalifiserte kvinnelige opponenter til komitéene. Fakultetet ønsker ikke at dette kravet oppfylles ved å overbelaste våre kvinnelige vitenskapelig ansatte med rollen som internt medlem av komitéen.)

Nærmere orientering om sammensetning av komiteen.

Fakultetet oppnevner bedømmelseskomiteen. Det vil være gjort ca 2 ½ mnd før disputas.

Administrator eller instituttet sender avhandlingen til komiteen når den er oppnevnt. Foreløpige utgaver har normalt vært forelagt komiteens medlemmer når de forespørres om å delta i komiteen.

Hovedregelen er at en doktorgradskandidat skal føre opp både gradsgivende og samarbeidende institusjon i publikasjoner som inngår i avhandlingsarbeidet. Det forutsetter at begge parter faktisk bidrar med veiledning på kandidatens publikasjoner. Dette innebærer at NTNU skal brukes som forfatteradresse i tillegg til kandidatens arbeidsgiver når NTNU har gitt et "vesentlig bidrag" via veiledning, utstyr, arbeidsmiljø eller annet. Retningslinjene understøtter med dette partenes felles ansvar overfor kandidaten i ph.d.-utdanningen. Veiledende retningslinjer med eksempler.

Administrator skal sende eget skjema for innstillingen fra bedømmelseskomiteen og tittel på prøveforelesning til fakultetet minimum 5 uker før disputas. Forsinkelse vil normalt medføre at disputas utsettes.

Innstillingen sendes kandidaten uten opphold. Dersom det foreligger dissens fra komiteen tar administrator kontakt med fakultetet. Det kan medføre at disputasen må utsettes. Trykket eksemplar avhandlingen skal sendes Fakultetet (2 eks.) umiddelbart og senest 4 uker før disputas. Forsinkelse vil normalt medføre at disputas utsettes. Samtidig sender administrator/institutt avhandlingen direkte til bedømmelseskomiteens medlemmer. Fakultetet sender 1 eks. til UBIT.

Antall eksemplarer ut over dette, distribusjon og økonomiske betingelser bestemmes av institutt eller veileder/faggruppe. Avhandlingen skal være allment tilgjengelig.

Trykking av avhandling skjer ihht. gjeldende rammeavtale. Den trykte avhandlingen skal ha et ISBN-nummer. Det henter kandidaten selv via nettet: Tildeling ISBN.

Fakultetet ønsker at alle doktorander publiserer doktoravhandlingen elektronisk. Dette er den viktigste distribusjonskanalen. Universitetsbiblioteket i Trondheim (UBiT) forestår mottak, lagring og tilgjengeliggjøring. Innlevering foretas her. Hvis du ikke har brukernavn og passord ved NTNU kan avhandlingen sendes elektronisk til universitetsbiblioteket. Spørsmål sendes samme sted.

Sammen med avhandlingen sender kandidaten et kortfattet sammendrag på norsk og engelsk i elektronisk PDF-format. Sammendraget legges ut på fakultetets nettsider og tjener som informasjon til presse.

Avhandlingen, alle publikasjoner som inngår i avhandlingen, og andre publikasjoner du er med på skal registreres i Cristin som er et system for registrering av forskningsdokumentasjon.

NTNU anbefaler kandidater å registrere sin avhandling i UMIs internasjonale database. Et eget Agreement Form må fylles ut, signeres og sendes til IME-fakultetet. Skjema sendes eller fåes ved henvendelse til fakultetsadministrasjonen ved Solfrid Bergsmyr eller Anne Danielsen. UMI Dissertation Services har også andre tjenester som kan være av interesse, for eksempel tips for skriving av avhandlinger.

Tidlige praktiske forberedelser ivaretas av administrator og instituttene. Tidspunkt for disputas bør avtales tidlig med komiteen. Rom for disputasen, hotell for tilreisende, o.l. reserveres samtidig av instituttet.

Fakultetet informerer kandidaten om prøveforelesningens tittel 14 kalenderdager før disputas. Kandidaten kan fremme merknader til innstillingen innen 5 dager før disputas.

Oppslag og annonsering bl.a. i Nettopp ivaretas av fakultetet ut fra praktisk informasjon om disputasen fra instituttene. Gjennomføring av disputasen (lokaler, blomster, lunsj, mm) ivaretas av instituttene.

Etter disputasen skal administrator sende sensurskjema og et eksemplar av avhandlingen i underskrevet stand til fakultetet. Kandidaten eller instituttet sender 5 eks. av avhandlingen til Nasjonalbiblioteket i Mo i Rana. (2 eks. sendes av trykkeriet til Nasjonalbiblioteket i Mo i Rana.) Biblioteket ønsker ikke trykte eksemplarer av avhandlingen når den er innsendt elektronisk.