Organisasjonsprosjektet

Fusjonsarbeidet i 2015 konsentrerte seg om å få på plass systemer og formalia. I 2016 er oppmerksomheten rettet inn på ansatte. Målsettingen er at alle ansatte skal vite hvem som er deres leder, hvilken de enhet de tilhører, hvilke oppgaver de skal ha og hvor de skal sitte og ha de nødvendige tilgangsrettigheter. Lederne skal vite hvem de får i sin stab og de økonomiske rammer de har til disposisjon.

For å realisere denne målsettingen er det opprettet fire delprosjekter:

  1. Bemanning og arbeidsmiljø (Innsida - NTNUs intranett)
  2. IKT
  3. Budsjett 2017
  4. Lokalisering av Fellesadministrasjonen.
    • Det jobbes også med overordnede planer for å finne lokaler til alle enheter som skal flytte eller samlokaliseres som følge av omorganiseringen. Les mer om dette på Innsida (NTNUs intranett)

Se mandat for gruppene lenger nede på siden.

Det strategiske og formelle ansvaret for gjennomføring av delprosjektene ligger hos ansvarlig linjeleder i rektoratet, mens den praktiske gjennomføring og koordinering av arbeidet skjer gjennom organisasjonsprosjektet. Se prosjektorganisasjonen nedenfor. 

Premissene for disse delprosjektenes arbeid vil være gruppene for faglig organisering og administrativ organisering, og ikke minst i styrets behandling i juli og august 2016. Delprosjektene foreslår overfor linja konkrete tiltak som kan/bør realiseres på kort sikt og peke på tiltak som bør realiseres på lenger sikt.

Det bør være en dialog mellom delprosjektene og linjeorganisasjonen for å unngå at noe faller mellom stolene og for å skape eierskap i linja.

Delprosjektene vil være avhengig av den framtidige faglig og administrative organiseringen. Enhetene skal formelt være på plass etter styremøtet 25.8. Mange opplysninger kan først innhentes etter dette tidspunktet. Forberedelsen kan imidlertid startes raskt.


Mandater for gjennomføringsprosjektene

Bemanning og arbeidsmiljø

Leder: Personalsjef Arne Kr. Hestnes

Gruppas oppgaver:

  1. Legge en tidsplan for gjennomføringen av innbemanningsprosessen som også inkluderer linjeorganisasjonens gjennomføring av oppgaven
  2. Organisere en stillingsbank og foreslå hvem som skal gå inn i stillingsbank
  3. Legge en plan og ha beredskap for arbeidsmiljøet i forbindelse med innbemanning og flytteprosesser
  4. Utarbeide verktøy for gjennomføringen som støtte for lederne
  5. Utarbeide planer for kompetanseutvikling for å sette lederne bedre i stand til å håndtere innbemanningen
  6. Utarbeide enkel plan for hvordan institusjonen skal ivareta arbeidstakernes arbeidsmiljø, inkl. hvordan skal håndtere vanskelige omplasseringer
  7. Innhente opplysninger om hvilke kapasitets- og kompetansebehov den enkelte leder har for sin enhet når styret har vedtatt organisasjonsplanen

IKT

Leder: IT-sjef Håkon Alstad

Gruppas oppgaver:

  1. Utvikle IKT infrastruktur tilpasset ny struktur
  2. Harmonisere og modernisere drift og utvikling av basis infrastruktur og i den forbindelse vurdere sentralisering av tjenestene
  3. Ta initiativ til, bidra med råd tidlig i arbeidet med å digitalisere standardiserte prosesser og bistå de administrative enhetene å utvikle digitale løsninger
  4. Koordinere IKT på tvers av funksjonsområdene
  5. Innhente oversikt over ansatte innenfor de nye enhetene og deres brukerrettigheter
  6. Vurdere forslagene fra enhetene
  7. Legge til rette for at linjeorganisasjonen kan tildele de riktige tilgangene

Budsjett for 2017

Leder: Stabsleder Aud Magna Gabrielsen

Gruppas oppgaver:

Sikre at alle ledere pr 1.1.2017 som skal ha budsjettansvar er kjent med sine økonomiske rammer og sine fullmakter

  1. Utarbeide en tidsplan som sikrer at målsettingen over blir nådd, noe som betyr at den også må inkludere linjeorganisasjonens iverksettelse
  2. Utarbeide en fordelingsmodell som viser de økonomiske rammer enhetene på nivå 2 disponerer for viderefordeling og som er utgangspunktet å beregne kostnadsreduksjonen på 5 %.
  3. Vurdere om kostnadsreduksjonen ved enhetene er i tråd med forutsetningene
  4. Foreslå en omdisponering av ressurser i lys av endret struktur og oppgavefordeling
  5. Foreslå overfor rektor fordeling av bevilgningen til enhetene på nivå 2
  6. Legge til rette for økonomiavdelingens konkrete oppfølging i form av «bevilgningsbrev» og disposisjonsfullmakter

Lokalisering av Fellesadministrasjonen

Leder: (Foreløpig ubesatt)

Gruppas oppgaver:

Målet er at ansatte skal ha en arbeidsplass ved årsskiftet og vite hvor denne er lokalisert

  1. Utarbeide en mer detaljert plan for å sikre at ansatte er lokalisert pr. 1.1.2017. Denne skal også gjelde linjeorganisasjonens oppfølging
  2. Utarbeide et forslag til hvilke prinsipper som skal ligge til grunn om lokalisering av virksomhet.
  3. Ta i betraktning lokalisering av virksomhet ved NTNU i Gjøvik og NTNU i Ålesund.
  4. Innhente opplysninger fra enhetene om deres behov for antall arbeidsplasser, eventuelt med kvalitetskrav
  5. Foreslå en konkret fordeling og lokalisering av arbeidsplasser og legge til rette for de nødvendige flytteprosesser

Ansvarlig for kommunikasjonsarbeidet i hele prosjektet er Jan Erik Kaarø.

Wed, 17 Aug 2016 11:04:52 +0200