1. Åpenhet og konfidensialitet

Case:
1.1: Manglende åpenhet om disponering av penger i prosjektet
1.2: Manglende rapportering av uhell
1.3: Stilltiende "avtale" om bruk av prosjektmidler
1.4: Beskjed fra overordnet om å omgå regelverket vedrørende innkjøp
1.5: Invitasjon fra firma

 

Case 1.1: Manglende åpenhet om disponering av penger i prosjektet
En stipendiat har rapportert at hun ikke har innsyn i økonomien i prosjektet hun jobber på. Ved ett tilfelle reiste professoren /veilederen m/kone på konferanse, og stipendiaten tror reisen ble finansiert av driftsmidler på prosjektet. Økonomien styres av veilederen, mens stipendiaten mener dette burde vært institusjonens ansvar og ikke den enkelte professor/veileder.

Flere stipendiater rapporterer om liknende erfaringer, og føler mangel på innsyn og åpenhet om bruk av driftsmidlene i prosjektet. Det står ingenting i kontrakten om hvordan økonomien skal reguleres.

Spørsmål: Burde det vært nedfelt i kontrakten hvordan økonomien skal styres i prosjektet, og hvor bør ansvaret deles mellom professor/veileder, stipendiat og institusjon? Hvordan burde man ta opp problemet

Generell kommentar: PhD-kontrakten pålegger partene en generell informasjonsplikt, men inneholder ingenting spesifikt som dekker den situasjonen som er beskrevet ovenfor. Med utgangspunkt i kommentarer fra pilotutprøverne er ett av problemene manglende åpenhet, og manglende tillit hos den ene parten (stipendiaten). Man kan velge å gjøre regelverket veldig detaljert. Vi tror imidlertid det er langt å foretrekke at man heller jobber for å skape åpenhet om all bruk av ressursene i prosjektet.

Kommentarer fra pilotutprøverne:
Kommentar 1: Ut i fra et likestillingsperspektiv er jeg spesielt opptatt av åpenhet om strukturer som vedrører den enkeltes fremdrift og muligheter ved karrierevalg. En stipendiat kan sikkert lett føle avmakt i slike sammenhenger. Dette gjelder også ved fødselspermisjoner, hvor ledelsen ved instituttet tar inntil 100 000 av prosjektmidlene for å finansiere manglende refusjon fra NAV.

Kommentar 2: Har ikke professoren regnskapsplikt overfor bevilgende myndighet? I så fall vill det vel blitt oppdaget om driftsmidler ble brukt på utilbørlig vis? Uakseptabelt om professoren bruker driftsmidler på sin kone – men også uakseptabelt om stipendiaten sprer "falske rykter" dersom dette ikke stemmer¿

Lenke til PhD-kontrakt , se spesielt del B § 3 om informasjonsplikt: Kandidat og veileder plikter gjensidig å holde hverandre løpende informert om alle forhold av betydning for gjennomføringen av veiledningen. Partene plikter aktivt å følge opp i forhold som kan medføre fare for at veiledningen ikke blir gjennomført slik det er avtalt i § 5 nedenfor.

 

----------------

 

Case 1.2: Manglende rapportering av uhell
Flere studenter og ansatte ved NTNU jobber i et forsøkslokale hvor SINTEF er hovedaktør. Det skjer et alvorlig uhell i lokalet. Ved en tilfeldighet er få tilstede når uhellet inntreffer. De NTNU-ansatte har bistillinger i den lokale SINTEF-enheten. Hendelsen blir ikke rapportert.

Spørsmål: Hvorfor er det kritikkverdig at hendelsen ikke ble rapportert? Hvilke risker bør veies mot hverandre i dette tilfellet?

Generell kommentar: Vi vet ikke om regelverket er omgått eller ukjent I dette tilfellet. Rapporteringsplikten er klar. Likevel kan det være at fristelsen for å redde eget skinn har vært større enn interessen for å ivareta en sunn forskningskultur? Hvorfor skulle det være problematisk å rapportere hendelsen – eventuelt fordi man ikke hadde gjort nødvendige sikkerhetstiltak?

Kommentarer fra pilotutprøverne:
Kommentar1: Alle uhell skal rapporteres, det skal selvsagt ikke være forskjell på forskere i så måte. Det bør gjelde samme regler for NTNU-ansatte og SINTEF-ansatte. Dessuten vil registrering av slike uhell bidra til bedre forebyggende arbeid i forskningslokalene.

Kommentar 2: Hva slags uhell er det? Litt uklart fra beskrivelsen. Er det personskade? I så fall alvorlig? Skade på utstyr? Mye som er ødelagt? Uansett: Slike hendelser er rapporteringspliktige. Linjeleder ved egen enhet skal varsles, dessuten Arbeidstilsynet om det er alvorlig personskade. Kanskje trengs forebyggende tiltak? Ved arbeidsulykke skal vel også NAV informeres (skadeskjema). Verneombud er kanskje også aktuell å kontakte?

NTNUs regler for melding av avvik.

 

----------------

 

Case 1.3: Stilltiende "avtale" om bruk av prosjektmidler
En faglærer som leder et prosjekt gjør store deler av arbeidet hjemme i en lengre periode pga. sykdom i familien. Deler av prosjektmidlene benyttes til å bygge om og innrede kontor hjemme slik at arbeidsdagen fungerer bedre.

Spørsmål: Reiser denne saken etiske betenkeligheter, i så fall, hvilke?

Generell kommentar: Avveiningen her gjelder bl.a. omsorg og tilrettelegging på den ene siden, og hvilke midler som i så fall skal brukes på den andre: prosjekt- eller driftsmidler.

Kommentarer fra pilotutprøverne:
Kommentar 1: Det bør ikke brukes prosjektmidler til innredning av hjemmekontoret. I dette tilfelle dreier det seg om arbeidsgivers ansvar og vilje til å gi ansatte mulighet til å kombinere arbeid og omsorgsoppgaver. Derfor bør det brukes driftsmidler til slike formål og ikke prosjektmidler.

Kommentar 2: Bygges det om uten videre? Her bør det vel diskuteres og avklares med involverte parter. På den ene siden bidrar ombyggingen til at prosjektet kan gjennomføres på tross av sykdom, men på den annen side får sannsynligvis vedkommende faglærer en oppgradering av huset sitt og eventuell gevinst/ vinning senere (ved salg, utleie m.m., men også om han/hun skal fortsette å bo der selv).

Lenke til etiske retningslinjer for anskaffelser ved NTNU.

Det nærmeste vi kommer en omtale av saken ovenfor finnes under "Privat bruk av rammeavtaler" hvor det står:

1. Rammeavtaler med leverandører om levering av varer og tjenester til NTNU, skal ikke brukes av tilsatte til privat bruk. Ovenstående gjelder også medarbeidernes nærstående dersom fordelen må antas å ha sin bakgrunn i den tilsattes ansettelsesforhold ved NTNU.

 

----------------

 

Case 1.4: Beskjed fra overordnet om å omgå regelverket vedrørende innkjøp
I forbindelse med saksbehandling av søknader til XX får en saksbehandler beskjed fra en overordnet at en søknad skal innvilges, selv om det bryter med retningslinjer/lovverk. Hva skal saksbehandleren gjøre?

Spørsmål: Hvorfor er det et problem for saksbehandleren å rapportere saken videre?

Generell kommentar: Her kan man tenke seg flere grunner til at dette er et problem, men uansett vil NTNU ikke være tjent med en kultur hvor overordnede omgår regelverket. Det kan tenkes at regelverket ikke er kjent, men I så fall er det et problem at fagmiljøet mangler tilstrekkelig åpenhet.

Etiske retningslinjer for anskaffelser ved NTNU.

 

----------------

 

Case 1.5: Invitasjon fra firma
En leder får stadig invitasjon fra et firma om VIP-billett til champions league-kamper, som vedkommende benytter. Andre ansatte reagerer på dette, bør de gjøre noe?

Spørsmål: Hvorfor reagerer andre ansatte på dette, og hvorfor er det klanderverdig at kollegaen takker ja til billettene?

Generell kommentar: Her kan det se ut til at ansatte reagerer ut fra bekymring for hvilke føringer som ligger i forholdet mellom firmaet og den overordnede. Bekymringen bunner muligens i usikkerhet om hvilke interesser som betjenes: NTNUs eller den overordnedes egne interesser?

Etiske retningslinjer for anskaffelser ved NTNU sier til følgende om slike forhold: Tjenestemannsloven § 20 sier:
Forbud mot gaver i tjenesten m. v.
"Ingen embets- eller tjenestemann må for seg eller andre motta gave, provisjon, tjeneste eller annen ytelse som er egnet til, eller av giveren er ment, å påvirke hans tjenestelige handlinger, eller som det ved reglement er forbudt å motta. Overtredelse kan medføre ordensstraff eller avskjed."