Avslutning/innlevering

INNLEVERING
 

1. Før avhandlingen innleveres, må du ha en godkjenning fra fakultetet på at du har gjennomført opplæringsdelen.

2. Innlevering av avhandlingen til bedømming: Søknad fra kandidaten om framstilling sendes instituttet og videre til DMF v/ Studieseksjonen.

Vedlegg:

a) Godkjenning av opplæringsdelen fra Studieseksjonen (gjelder ikke dr.philos)

b) Bekreftede kopier av vitnemål som viser avlagt mastergrad eller tilsvarende.

c) 4 heftede eller innbundne eksemplarer av avhandlingen. Innholdsfortegnelse,  sammenskriving,  artikler og referanseliste.
Se om krav til avhandlingen i ph.d.-forskriftens § 7.4

Innlevert avhandling skal i tillegg sendes elektronisk til dmf-post@medisin.ntnu.no

d) Komplett publikasjonsliste og medforfatterskjema (last ned doc eller pdf ) dvs. en orientering om doktorgradkandidatens innsats i hvert enkeltarbeid som leveres inn til bedømmelse for de publikasjoner hvor doktorgradskandidaten er medforfatter.

e) Uttalelse om det vitenskapelige arbeidet fra kandidatens veileder. Av uttalelsen skal det framgå at arbeidet representerer en selvstendig innsats og utgjør et naturlig hele. Veileder skal også redegjøre for at kandidaten har fått erfaring i formidling. Veiledererklæring bør fortrinnsvis utferdiges på engelsk mht eventuell oppnevning av komitemedlem fra utenlandsk lærested.

f) Egenerklæring om deler av innlevert avhandling er brukt i tidligere gradsarbeid

g) Hovedveileders forslag til bedømmelseskomité  
Se gjeldende praksis for oppnevning av bedømmelseskomité


BEDØMMING AV AVHANDLINGEN

3. Søknad om å få avhandlingen bedømt og forslag til bedømmelseskomité behandles av Dekanus etter innstilling fra instituttet. (Fortløpende, ingen frister) DMF sender avhandlingen med vedlegg til den oppnevnte bedømmelseskomiteen. 

Etter komitéoppnevning: Kandidaten underrettes om komiteens sammensetning og får samtidig tilsendt informasjon om trykking av avhandlingen.

Det presiseres at bedømmelseskomiteen må avgi sin skriftlige vurdering kun på bakgrunn av det innleverte arbeidet. Dersom et eller flere arbeider var innlevert i manuskripts form og i løpet av bedømmelsesperioden har blitt akseptert for trykking, kan kandidaten, etter at bedømmelseskomiteen har oversendt sin skriftlige vurdering til fakultetet, be fakultetet vurdere om manuskriptet/-ene i den trykte utgaven av avhandlingen kan erstattes av særtrykket. For at slikt samtykke skal gis, må eventuelle endringer i manuskriptet være av formell art og ikke innebære vesentlige endringer i framstilling eller tolking av data, eller endringer i konklusjonene i det vitenskapelige arbeidet. Den endelige versjonen av avhandlingen skal ha vedlagt en redegjørelse for de endringer som er foretatt i forhold til det innleverte arbeidet (errataliste).

Merk at all korrespondanse til og fra bedømmelseskomiteen skal gå via fakultetet, og ikke direkte mellom veileder/kandidat og komiteen.

4. Administrator: Komiteens leder har ansvar for å organisere komiteens arbeid, herunder sørge for at arbeidet kommer raskt igang og at tidsrammen for komitearbeidet overholdes. Lederen skal bidra til å samordne komiteens innstilling om avhandlingen og avklare arbeidsdelingen mellom komitemedlemmene under disputasen - jf Veiledning bedømmelse av norske doktorgrader, NTNU. Administrator skal så snart som mulig avklare foreløpig dato for prøveforelesning(er)/disputas som meddeles fakultetet slik at auditorium, hotellrom kan bestilles i god tid. Administrator skal videre tidligst mulig avklare på hvilket språk prøveforelesning(er)/disputas tenkes gjennomført og opponenters evt. ønske om bruk av AV/IT-utstyr og gi meddelelse til fakultetet om dette.

5. Komitéinnstilling: Komiteen gis en frist på 2 måneder med å levere sin innstilling. Etter at komiteen har avgitt begrunnet innstilling til DMF, får kandidaten og veileder tilsendt kopi av innstillingen og gis frist på inntil to uker til å fremme skriftlige merknader. Eventuelle merknader/aksept stiles til DMF.

6. Komiteens innstilling behandles av Dekanus. Kandidaten underrettes om oppnevning av 2 opponenter (blant komiteens medlemmer), og tidspunkt/sted for prøveforelesning og disputas. Prøveforelesning og disputas skal avvikles innen ordinær arbeidstid. Disputas avholdes innen 6 måneder etter innlevering av avhandlingen.



FORMIDLING

7. Trykking/pliktavlevering av avhandlingen: Etter godkjenning skal det innleveres 100 eksemplarer av avhandlingen til fakultetet. Fra de 100 eksemplarer besørger fakultetet pliktavleveringer til Medisinsk bibliotek ved NTNU (14 eks) Nasjonalbiblioteket i Rana (5 eks), bedømmelseskomiteen (3 eks) og til publikum på disputasen (ca 70 eks). Avhandlingen skal være offentlig tilgjengelig senest én måned før disputasen avholdes. Dispensasjon fra fristen kan gis etter begrunnet søknad.

8. Trykkekostnader
Trykkekostnadene skal primært dekkes av kandidatens driftsmidler. Spørsmål om finansiering av trykkingen rettes til eget institutt.
 

9. Bestille trykking
Lay-out: NTNU har standard lay-out for doktorgradsavhandlinger (grått omslag).  Lenke for informasjon og bestilling

I den trykte avhandlingen skal det påføres ISBN/ISSN serienr. Kandidaten skal følge retningslinjene for påføring av serienr.

10.Sammendrag
Foran i trykt utgave av avhandlingen (etter tittelside) skal det settes inn et norsk sammendrag inntil 1 A4-side som sendes elektronisk til trykkeriet sammen med øvrige filer tilhørende avhandlingen. Sammendraget skal være av populærvitenskapelig karakter og skal i hovedsak presentere resultatene av forskningsarbeidet. Dette etterfølges av en en kort omtale av bakgrunnen for og oppbyggingen av forskningsprosjektet, samt kort om metodikk. Som overskrift angis norsk tittel på avhandlingen og avslutningsvis angis tid og sted for disputas, gradsbetegnelse, institutt-tilhørighet, veileder(e) og eventuelt finansieringskilde, se eksempel. Sammendrag bes i tillegg sendt elektronisk til Studieseksjonen.

11. Liste over alle disputerte
Bakerst i avhandlingen skal det settes inn en kronologisk liste over alle disputerte ved DMF. Denne listen får kandidaten av Studieseksjonen etter avtale.

12. NTNUs digitale arkiv
Doktoravhandlinger på nett, pliktig avlevering til NTNUs digitale arkiv: Alle doktorander skal levere en elektronisk kopi av sin doktorgradsavhandling til biblioteket for arkivering og elektronisk publisering. Dette kommer i tillegg til innlevering av trykte eksemplar. Det vil være mulig å reservere seg mot elektronisk publisering, men avhandlingen skal likevel leveres i elektronisk form for arkivering i NTNUs digitale arkiv DIVA

PRØVEFORELESNING(ER) - DISPUTAS

13. Prøveforelesning for  Ph.d (en prøveforelesning): Kandidaten får oppgitt emne på prøveforelesning 10 virkedager før prøveforelesningen skal holdes. Prøveforelesning holdes normalt samme dag som disputasen. Prøveforelesningen er satt til 45 minutter slik at fem minutter kan benyttes til spørsmål og eventuell diskusjon. Ph.d.-forskriftens § 14

14. Prøveforelesninger for dr.philos (to prøveforelesninger): Kandidaten melder tittel på selvvalgt emne  til DMF en måned før disputasen. Kandidaten får oppgitt emne på prøveforelesning 10 virkedager før prøveforelesningen skal holdes. Kandidaten avgjør selv i hvilken rekkefølge prøveforelesningene holdes. Prøveforelesningene holdes normalt dagen før disputasen fortrinnsvis innenfor kontortid, men kan om praktisk mulig holdes samme dag som disputas. Prøveforelesningene er satt til 45 minutter slik at fem minutter kan benyttes til spørsmål og eventuell diskusjon. Dr.philos-forskriftens § 8

15. Praktisk organisering disputas : Studieseksjonen  organiserer det praktiske rundt disputasen (rombestilling, blomster, overnatting for opponenter, annonsering, o.l., evt. servering komité under disputasen). Instituttet hvor doktoranden har sin tilhørighet er vertskap for medlemmene i bedømmelseskomiteen under disputas og er ansvarlig for å arrangere eventuell middag for komiteen kvelden før disputas. Instituttet er også ansvarlig for eventuelt arrangement etter endt disputas. Doktormiddag er kandidatens ansvar og fakultet/institutt gir ingen tilskudd.

16. Disputas: Disputasen ledes av Dekanus eller den Dekanus bemyndiger. Kandidaten selv innleder og gjør rede for formål og resultater av den vitenskapelige undersøkelsen. Innledningen er i tid satt til 20 - 30 minutter. 1. opponent innleder diskusjonen og 2. opponent avslutter diskusjonen. Forelesninger og disputas skal skje på det språk administrator bestemmer, fortrinnsvis på engelsk eller norsk.
 

TILDELING AV DOKTORGRAD

17. Vedtak om bestått doktorgradsprøve. Bedømmelseskomiteen sender sin beretning til fakultetet. Dekanus avgjør på bakgrunn av beretningen om graden skal tildeles. Kandidaten tilskrives om vedtaket.
 

18. Vitnemål. Fakultetet sender ut vitnemål kort tid etter disputas.
Kandidaten må legge inn korrekt privatadresse i StudentWeb.

19. Promovering: Normalt i mai måned hvert år. Alle som disputerer før 1. april promoveres i mai samme år. De som disputerer etter 1. april promoveres først våren etter. Ved promosjon tildeles doktordiplom. http://www.ntnu.no/forskning/doktorpromosjon

Spørsmål? Kontakt Studieseksjonen

• Forslaget skal inneholde begrunnet forslag til 3 personer, hvorav 2 eksterne og 1 tilsatt i vitenskapelig stilling ved DMF, NTNU
• Ett av medlemmene skal være fra et utenlandsk lærested
• Det skal foreslås leder/administrator av komiteen, vanligvis den lokale representanten
• Begge kjønn skal være representert i komiteen, og da som 1. eller 2. opponent. Dersom dette ikke er mulig skal det begrunnes og vises til navn på minst 3 forespurte personer av det underrepresenterte kjønn.
  
  Kun unntaksvis kan kjønnsrepresentasjonen ivaretas ved at den lokale representanten er av det underrepresenterte kjønn. Det forutsettes da at denne er i startfasen av sin akademiske karriere og ikke tidligere har utført tilsvarende oppgave mer enn tre ganger.
  
  I de unntakstilfeller der begge kjønn ikke er representert i komiteen, vil fakultetet oppnevne leder av disputasen (dekani stedfortreder) av det underrepresenterte kjønn.
• Komitémedlemmene skal inneha doktorgrad eller være vurdert til å inneha tilsvarende faglig kompetanse
• Det må ikke være tvil om medlemmenes habilitet i forhold til doktoranden og doktorandens veiledere.
• I vurderingen om komitémedlemmers habilitet, skal sampublisering med doktorand alltid vurderes som inhabilitet, likeså sampublisering med doktorandens veileder(e) i den periode doktorgradsprosjektet er gjennomført. (Doktorand og veileder(e) legger ved fullstendig publikasjonsliste). Forøvrig vises til Forvaltningslovens kap II, §§ 6 - 10, om ugildhet
• De samme opponenter kan bare oppnevnes for maksimum 2 kandidater fra samme forskningsgruppe.
• De foreslåtte medlemmene skal være forespurt og ha sagt seg villige, før forslaget oversendes fakultetet
• Forslaget skal godkjennes og signeres av instituttleder

Forslag til Bedømmelseskomité - Standardskjema

Standardskjema skal benyttes ved utarbeidelse av forslag til Bedømmelseskomité. Skjemaet ivaretar alle nødvendige elementer som skal inngå i forslaget.

Hent skjema

Rammer for doktordisputasene

Doktordisputasen markerer avslutningen på en forskerutdanning. Den er også universitetets ansikt utad som forskningsinstitusjon. Universitetet legger vekt på å gi disputasene en verdig ramme.

Dette kommer til uttrykk i følgende elementer:

Valg av lokale

Fakultetsadministrasjonen reserverer egnede lokaler som gir rom for et offentlig publikum til prøveforelesninger og disputas. Blomsteroppsats bestilles av fakultetsadministrasjonen som settes i auditoriet og markerer anledningen. Denne får doktoranden med seg som en hilsen fra fakultetet.

Antrekk

Pent antrekk er forventet både av doktoranden og bedømmelseskomiteens medlemmer. Lederen av disputasen, dekanen - eller den han/hun har utpekt som sin stedfortreder - bærer dekankappen ved disputasen.

Seremoniell struktur

Prøveforelesning og disputas åpnes ved at disputasleder, komitémedlemmene og doktorgrads- kandidat går i prosesjon inn i auditoriet. Når prosesjonen kommer inn i disputasrommet reiser forsamlingen seg.

Rekkefølgen i prosesjonen prøveforelesning innmarsj:
Disputasleder, 1., 2., 3. opponent og doktorand. (utmarsj omvendt, men disputasleder går gjerne ut først).

Rekkefølgen i prosesjonen disputas innmarsj:
Disputasleder, doktorand, 3., 2. og 1. opponent (utmarsj omvendt). Disputasleder går direkte til talerstolen, mens resten av prosesjonen går til sine plasser.

Disputasleders funksjon ved prøveforelesning

Dekanus/settedekanus introduserer prøveforelesningen på grunnlag av manus utformet av fakultetsadministrasjonen. Etter prøveforelesningen(e) opplyser dekanus om tid og sted for disputasen. Prøveforelesningen har en varighet på 45 minutter.

Alle medlemmene av den sakkyndige komiteen skal være til stede under prøvefore- lesningen(e). (Dersom en av de sakkyndige ikke møter til prøveforelesningen på grunn av plutselige oppståtte omstendigheter, kan Dekanus oppnevne en settesakkyndig for prøve- forelesingen). Umiddelbart etter prøveforelesningen(e) avgjør komiteen om forelesningen(e) kan godkjennes. Dersom bedømmelseskomiteen finner prøveforelesningen tilfredsstillende, skal doktoranden forsvare avhandlingen i disputas.

Disputasleders funksjon ved disputasen

Disputasleder skal bære dekankappen ved disputasen. Kappen bringes/hentes av fakultetsadminstrasjonen.
Disputasens generelle forløp: I pausen mellom prøveforelesningen og disputasen bør disputasleder avklare med kandidaten og opponentene hvordan disputasen i hovedtrekk skal gjennomføres rent praktisk. Grunntrekkene i disputasen er som følger:

1. Prosesjon
2. Disputasleders introduksjon
3. Kandidaten får 20-30 minutter til en kortfattet oversikt over avhandlingens viktigste forskningsbidrag.
4. Førsteopponent åpner drøftingene. Denne sekvensen tar som regel ca 45 minutter, men helst ikke mer enn en time.
5. Eventuell pause på ca 10 minutter. Før pause annonserer disputasleder at de som ønsker å ta ordet som opponenter ex auditorium melder fra til disputasleder i denne pausen.
6. Eventuelle opponenter ex auditorium får ordet i rimelig grad, men det gis bare plass til kortfattede innlegg/spørsmål.
7. Andreopponenten får ordet. Denne sekvensen bør ikke bli lenger enn 45 minutter.
8. Når andreopponenten signaliserer at han/hun er ferdig, erklærer disputasleder disputasen for avsluttet og meddeler forsamlingen at resultatet av disputasen blir rapportert til Dekanus. Kandidaten vil bli gitt anledning til avsluttende ord og det er vanlig med takk til fakultet, veiledere, komiteen, fagmiljø.

Sosial markering

Instituttene inviterer til en markering etter endt disputas og ansvarlig kontaktperson ved instituttet tar kontakt med kandidaten for å avtale rammer/ønsker om hvordan markering skal skje.

Noen kandidater ønsker å markere disputasdagen med å invitere disputasens leder, bedømmelseskomiteen, veileder(ne), kollegaer fra fagmiljø til en middag eller sosial samling etter at disputasen er gjennomført. Til denne inviteres normalt også familie og venner av doktoranden. Denne markeringen er å anse som et privat arrangement.

Universitetsgave

Som en påskjønnelse fra NTNU, DMF, får doktoranden en gave som overrekkes av disputaslederen eller annen representant institutt/fagmiljø ved middagen/samlingen etter disputasen, eventuelt direkte etter disputasen.

NTNUs styre vedtok i S-sak 7/08 den 27.02.08 Veiledning om bedømmelse av norske doktorgrader fra Universitets- og Høgskolerådet med visse justeringer.

Veiledning om bedømmelse av norske doktorgrader

Engelsk versjon av Veiledning om bedømmelse av norske doktorgrader

Det er gammel tradisjon at doktoranden inviterer disputaslederen, medlemmene i bedømmelseskomiteen og veiledere på et godt måltid. Dette måltidet kalles vanligvis doktormiddag, men det er ikke nødvendig at dette er en middag. Det kan også være en lunsj eller en uformell sammenkomst rett etter disputasen. Hvor det tidligere var strikte rammer er dette nå helt opp til doktoranden selv. Det er også doktoranden som bestemmer hvem, utover disputasleder, komité og veileder(e), som skal inviteres.

Taler under middagen

Doktormiddagen er en gest overfor komiteen og veiledere, som takk for innsatsen. Dette bør gjenspeiles i talene.

Etter at det er ønsket velkommen til bords, bør verten, altså doktoranden, avholde en tale hvor han eller hun takker NTNU/Det medisinske fakultet, komiteen, veiledere, fagmiljø.

Neste tale skal avholdes av disputasleder, som ønsker doktoranden velkommen som doktor, med den rett det gir til å dosere (dvs fungere som lærer) ved fakultetet. Det bør også gratuleres med vel gjennomført doktorgradsutdanning. Som representant for universitetet bør disptuasleder også takke bedømmelseskomiteen for sin innsats. Denne talen bør være formell, og ha en formell stil.

De følgende talene kan være mindre formelle, dersom det er ønsket. Det er vanlig at tredje medlem av komiteen, altså den som ikke har hatt et opponentansvar, avholder en tale, for så å bli fulgt av veileder(e) og eventuelt leder for fagmiljøet. Det kan være hyggelig å blande taler fra fagpersoner og familie/venner, for å få variasjon.

Bestemmelser om skattefradrag doktormiddag

Visse kostnader i forbindelse med doktorgrad ved norsk universitet eller høyskole er fradragsberettiget, jf skattelovens § 6-43. Dette vil blant annet omfatte trykkekostnader, reisekostnader i forbindelse med prøven. Fradrag for kostnader til middag for opponenter, veiledere mv. gis med inntil kr. 22.400,- begrenset til kr. 1.120,- per kuvert, dersom høyere kostnader ikke kan dokumenteres. Se takseringsreglene   § 1-3-30. Fradrag gis ikke for bespisning familie og venner. Fradrag gis i tillegg til minstefradrag. http://www.skatteetaten.no