Gjennomføring av ARK

Gjennomføring av ARK kan deles inn i fem faser:

forberedelse og forankring
kartlegging
tiltaksutvikling
implementering av tiltak
evaluering

Forberedelse og forankring

Gjennomføring av ARK

Forberedelse og forankring

– Fase 1

Gjøre virksomheten klar for å gjennomføre og nyttiggjøre seg av ARK.

forankring i ledelsen, involvering av de ansatte
opprettelse av prosjekt med mål, informasjonsplan og valg av prosjekt- og prosessledere
kommunikasjon og informasjon om gjennomføringen av ARK overfor alle ansatte
kontrakt med NTNU om gjennomføring av prosjektet
risikovurdering: er det spesielle utfordringer som må tas hensyn til?
faktaark 1: Spørsmål om organisatoriske forhold av betydning for arbeidsmiljøet, fylles ut av leder og verneombud sammen.

Kartlegging

Gjennomføring av ARK

Kartlegging

– Fase 2

Elektronisk spørreundersøkelse (KIWEST) på e-post til alle ansatte, åpen i tre uker med inntil to purringer.
Forberede tilbakemeldingsmøtene: Ledelse og verneombud møter prosessleder for å bli kjent, diskutere de utfordringene enheten har, og hvilke prosesser som allerede er i gang.

- Gå gjennom FaktaARK I, resultater fra spørreundersøkelsen, risikovurdere og drøfte aktuelle problemstillinger
- Definere roller, leder, tilbakemelder
- Finne fram til hensiktsmessig gruppesammensetning
- Skisse til plan for utvikling og iverksetting av tiltak
- Klargjøre rammene for tilbakemeldingsmøtet
- Gjennomføre tilbakemeldingsmøtet
- Alle ansatte skal inviteres
- Gjennomgang av rapport fra den elektroniske spørreskjemaundersøkelsen (Rapport KIWEST)

Gruppearbeid om med tolkning og refleksjon over det som er presentert fra Rapport KIWEST og hva som anses som viktigste funn og områder for bevaring/forbedring fremover.

Utvikling av tiltak

Gjennomføring av ARK

Utvikling av tiltak

– Fase 3

Leder har ansvar for at ansatte og verneombud involveres i arbeid med utvikling og iverksetting av tiltak.

Gode tiltak er:

- realistiske
- konkrete
- viktige
- innenfor de rammene en har

Implementering av tiltak

– Fase 4

For å sikre at tiltakene følges opp, skal de prioriteres og føres inn i enhetens handlingsplan
Ledelsen må følge opp at tiltakene blir iverksatt.

Evaluering

– Fase 5

Selve prosessen bør evalueres gjennom hele prosessen og etter at prosjektet er avsluttet for å kaste lys over hva som har fungert for hvem under hvilke omstendigheter.
Målene som ble satt i forankringsfasen bør være utgangspunkt for evalueringen.FaktaARK II: Spørsmål om tilbakemeldingsprosess, tiltaksutvikling og -iverksetting.
FaktaARKet fylles ut av leder og verneombud sammen.