Vellykket IT-fusjon så langt for Norges største universitet

(14.01.2016) En av de største fusjonene i offentlig sektor i Norge har så langt blitt gjennomført nesten uten IT-problemer. Om lag 60 små og store datasystemer blir lagt om som følge av sammenslåingen mellom NTNU og høgskolene i Sør-Trøndelag, Gjøvik og Ålesund. 

Det har vært spenningsfylte og lange dager etter årsskiftet for IT-folkene ved det sammenslåtte NTNU. De har stått på for å sikre at 1.400 ansatte og 15.000 studenter fra de tre tidligere høgskolene skal komme seg inn på sine arbeidsplasser med nye adgangskort og få nye epost-adresser til å virke. I tillegg har de satt i drift nye systemer for blant annet saksbehandling, økonomi, regnskap, fraværsregistrering og reisebestillinger. 

Kommer lønna som før?
I alt 17 sentrale datasystemer ble tatt i bruk den første uka etter at fusjonen formelt trådte i kraft 1.januar, og det meste har skjedd smertefritt. De første felles-systemene, som f.eks intranett, kom på plass allerede i fjor høst, og resten av de 60 fases inn de nærmeste månedene.

Noen studenter har ikke fått med seg at de trenger nye adgangskort og en del ansatte strever med å bli vant med nye grensesnitt på skjermen. Men ellers synes omleggingen å ha gått etter planen. Den store syretesten kom denne uka da alle studenter var tilbake etter juleferien og 6700 ansatte for første gang skulle få utbetalt lønn fra nye NTNU. Den transaksjonen gikk imidlertid også som planlagt.  

Imponerte ledere
- Jeg er kjempeimponert, sier organisasjonsdirektør Ida Munkeby. – Det har vært lagt ned en fenomenal dugnadsinnsats av våre kompetente og dyktige medarbeidere for å få til dette. Selv om det fortsatt gjenstår mye arbeid, så er det veldig godt å vite at vi har kommet oss gjennom første halvannen uke uten store problemer, legger hun til.

På forhånd var den store IT-omleggingen sett på som kanskje den mest kritiske fasen i hele overgangen til nye NTNU.

IT-lederne Håkon Alstad («gamle NTNU»), Rolf Sigvart Lea Lein (tidligere Høgskolen i Sør-Trøndelag), Geir Halsvik (Ålesund) og Stian Husemoen (Gjøvik) er også fornøyde og trekker fram det gode samarbeidet mellom ansatte i de tre byene som en suksessfaktor. Disse fire har stått i spissen for vel 80 IT-ansatte som har vært involvert i omleggingen. I tillegg kommer ansatte fra lønns-, økonomi-, drifts-, personal og kommunikasjonsavdelingene. Prosjektleder for omleggingen er Arne Fjerdrumsmoen ved NTNUs IT-avdeling.

Utvider og forbedrer gamle NTNU-systemer
Kjernen i datamiljøet i nye NTNU består av systemer som var i bruk ved det opprinnelige NTNU, men flere har fått en oppgradering. Planleggingen av det store løftet begynte allerede i april i fjor og gjennomføringen blir først helt ferdig i juni 2017. Det tar så vidt lang tid fordi det fusjonerte NTNU skal reorganiseres 1.januar 2017. Det betyr en ny runde med endringer i IT-systemene.

I slutten av januar i år starter innføringen blant annet av felles e-post, kalender, Skype og fil-lagring. Deretter kommer det et stort løft ca. 20. februar når opplysninger om 39.000 studenter skal samles i Felles studentsystem (FS). Dette er nødvendig for å kunne gi studentene adgang til en rekke felles tjenester. 

NTNU-fusjonen er totalt budsjettert til å koste 250 mill. kroner over tre år (2015-17). Så langt holder budsjettet.

Totalt har det fusjonerte NTNU om lag 6.700 ansatte (årsverk) og 39.000 studenter.

En liste over alle systemer som inngår i IT-omleggingen i nye NTNU nå i vinter finnes på denne nettsiden. 

 

Kontakt for ytterligere opplysninger:


Thu, 14 Jan 2016 09:07:31 +0100

Bilder til nedlastning. Ved bruk, vennligst kreditér med Foto: Thor Nielsen/NTNU Komm

Arne Fjerdrumsmoen ved NTNU IT sammen med nye kolleger

Skype er et nyttig verktøy når IT-omlegging i tre byer skal planlegges. Her står prosjektleder Arne Fjerdrumsmoen i Trondheim og snakker med f.v. på skjermen Stian Husemoen og Einar Jørgen Haraldseid fra Gjøvik, Stig Einar Kjølsøy fra Ålesund og Rolf Sigvart Lea Lein, tidligere HiST. Nederst til venstre på skjermen ser vi kommunikasjonsrådgiver Jakobe Juul fra tidligere HiST.


Medarbeidere ved NTNU i Skype-møte med nye kolleger

IT-omleggingen har blitt ledet fra et eget beredskapsrom i Trondheim, hvor IT- og kommunikasjonsfolk har jobbet tett sammen.

 

NTNU-samling av IT-systemer, Foran fra venstre prosjektleder Trond Singsaas, organisasjonsdirektør Ida Munkeb, IT-sjef Håkon Alstad.

Den vellykkede innføringen av datasystemer i oppstarten av nye NTNU ble feiret med kake. I forgrunnen ser vi f.v. Jens Petter Nygård som har ledet arbeidet med å oppnå sikker drift i nye NTNU,  Trond Singsaas som har ledet fusjonsprosjektet, organisasjonsdirektør Ida Munkeby og IT-sjef Håkon Alstad.