Tilskudd stipend i arbeidsforhold

Gjelder utbetaling av:

• Forskningstermin/-tilskudd - Forskningsstipend i arbeidsforhold

• Faglig tilskudd - Reisestipend i arbeidsforhold

Merk! Støtte/tilskudd til formål knyttet til ovennevnte forhold er ingen tjenestereise og omfattes derfor ikke av reiseregulativets bestemmelser.

 

Bakgrunn:

NTNUs - RETNINGSLINJER VEDRØRENDE STØTTE TIL UTENLANDSOPPHOLD UNDER FORSKNINGSTERMIN (se http://www.ntnu.no/administrasjon/avdelinger/personal/forskertermin_retningslinjer.htm) Generelle behandlingsregler fastsatt ved lov, forskrifter og andre bestemmelser: Skattereglene hjemlet i skatteloven § 5-1, 1. ledd og trekkreglene er hjemlet i skattebetalingslovens forskrift av 21.12.2007 nr 1766, § 5-6-11 (se http://www.lovdata.no/for/sf/fd/fd-20071221-1766.html )

 

Utbetalingskrav:

I forbindelse med utbetaling av stipend/tilskudd stilles det krav til at arbeidstaker dokumenterer bruken av tilskuddet for at arbeidsgiver kan vurdere skatteplikten. Trekk-/Skatteplikten bortfaller KUN når tilskuddet skal dekke nødvendige, reelle merutgifter.

Se: Pkt. nedenfor "Betingelser for trekkfritak"

 

Her finner du "Rutine for attestasjon og utbetaling av tilskudd/stipend i arbeidsforhold" (se http://www.ntnu.no/okonomi/dokumenter/Interne/lonn/rutiner/VLR-2b_Faglige_tilskuddsreiser_og_tilskudd_forskertermin.pdf)

 

Tildeling av tilskudd/stipend – økonomiske konsekvenser (- ikke uttømmende):

Utbetalings- og oppgjørskravene må gjøres kjent for mottaker på tildelingstidspunktet. Dokumentasjonskravet for skattefri utbetaling er arbeidstakers ansvar.

 

På grunnlag av spesifisert kostnadsanslag av forventede reelle merutgifter fra arbeidstaker, kan trekkfritaket anslås allerede på tildelingstidspunktet. Har NTNU utbetalingsansvaret for eksternbevilgede tilskudd (eks. NFR), er det NTNUs arbeidsgiveransvar å følge bestemmelser om trekkplikt på utbetalings-/oppgjørstidspunktet ut fra arbeidstakers dokumentasjon av reelle merutgifter. Manglende dokumentasjon medfører at tilskuddet/stipendet blir trekkpliktig for mottaker, og det påløper arbeidsgiveravgift for NTNU.

 

Stipend i arbeidsforhold er som hovedregel skattepliktig inntekt når:

• det er så nær sammenheng mellom utført arbeid og den fordel som er oppnådd at det er naturlig å se stipendiet som en fordel vunnet ved arbeid.

• stipendiet utbetales som personlig understøttelse.

Hvis "betingelser for trekkfritak" (se lenke nedenfor) er oppfylt, vil stipendiet bli trekkfritt, helt eller delvis. Dette innebærer at trekkpliktig del av beløpet blir beskattet som inntekt ved ligningen, og at arbeidstaker selv eventuelt må kreve fradrag for medgåtte utgifter ved ligningen.

Trekkpliktige stipendier innberettes i lønnsoppgavens kode 161-A.

 

Betingelser for trekkfritak

Ved utbetaling av tilskudd/stipend i arbeidsforhold, kan arbeidsgiver utbetale beløpet uten å trekke skatt under forutsetning av at

• stipend skal dekke reelle merutgifter som er nødvendige av hensyn til jobben (formålet med stipend)

• beløpet skal kun dekke reelle merutgifter som påløper ved utøvelsen av formålet for stipend, for eksempel reise, opphold og lignende jobbrelaterte utgifter.

• arbeidsgiver har ikke grunn til å tro at beløpet gir arbeidsvederlag/"overskudd".

• arbeidstaker utarbeider en endelig oppgave med nødvendig dokumentasjon, som viser hva utgiftene virkelig har beløpt seg til etter at oppholdet er avsluttet.

Trekkfrie stipendier innberettes i lønnsoppgavens kode 818.

Se: Pkt. nedenfor "Vurdering av trekkfrie merutgifter i henhold til dokumentasjon. Eksempler --"

 

Rutiner for attestasjon og utbetaling av tilskudd/stipend i arbeidsforhold:

Etter avsluttet opphold skal arbeidstaker utarbeide endelig oppgave som viser hva de reelle merutgiftene har beløpt seg til. Hvis ikke dette leveres, er betingelsene for trekkfritak ikke oppfylt og hele (evt. deler av) tilskuddet blir trekkpliktig

Se: Pkt. "Betingelser for trekkfritak"

Dokumentasjonen av de reelle merutgiftene kan for eksempel være differansen mellom arbeidstakers normale "bo-/levekostnad" i Norge (dvs. – påløpte kostnader om oppholdet ikke har funnet sted) og bo- /levekostnader som påløper ved utenlandsoppholdet, reiseutgifter, mv. Vurderingen vil også være knyttet til ulike private forhold som ingen forsørger, forsørger/familie tas med/eller ikke til utlandet

Se: Pkt. nedenfor "Vurdering av trekkfrie merutgifter i henhold til dokumentasjon. Eksempler --"

 

Forskuddsutbetaling

Se veiledning "Reiseforskudd", (se http://www.ntnu.no/adm/okonomi/portal/reiser/forskudd )

Kostnadsanslag over merutgifter og/eller tildelingsbrev skal vedlegges forskuddsbilaget.

Attestanten for variabel lønn og reise kontrollerer at forskuddsbeløpets størrelse er i samsvar med forventet trekkplikt/-fritak på oppgjørstidspunktet, med forbehold om oppfyllelse av betingelsene for trekkfritak.

Forskuddsbeløpet skal oppgis ved endelig oppgjør!

 

Endelig oppgjør og dokumentasjonskontroll

Arbeidstaker leverer "Dokumentasjonsoppsett" vedlagt kvitteringer, og evt. annen bekreftelse som spesifiserer merkostnadene. Oppsettet skal gi tilstrekkelig dokumentasjon for utbetalers endelig vurdering av trekkfritak.

 

Attestanten for variabel lønn og reiseregninger mottar og kontrollerer arbeidstakers dokumentasjon.

Signerer for vurderingen av dokumentasjonsoppsettet, og bekrefter derved arbeidsgivers ansvar for vurdering av trekkplikten/-fritak. Grunnlagsdokumentasjonen kan deretter leveres tilbake til arbeidstaker for oppbevaring for evt. kontroll fra ligningsmyndighetene.

Attestanten fyller ut "Oppgjørsskjema" og vedlegger bekreftet "Dokumentasjonsoppsett".

Kontering Art 7136 – "Tilskuddsreiser" - brukes både ved dokumenterte -/ ikke-dokumenterte utgifter og merutgifter/kostnader.

Innberettes til kode 818 – trekkfri del, og kode 161A – trekkpliktig del / kode 113A hvis trekkpliktig "overskudd" er knyttet til bekreftet opphold, periode og land.

 

Vurdering av trekkfrie merutgifter i henhold til dokumentasjon.

(- ikke uttømmende da flere momenter kan vurderes ved dokumentasjon):

Vilkår for arbeidsgivers vurdering om trekkfritak ved utbetaling, er at arbeidstakers dokumentasjon ikke gir grunn til å tro at tilskuddet/stipendet gir "overskudd"/-ingen form for arbeidsvederlag som dekker private formål. Uten tilstrekkelig spesifikasjon og bekreftelse vil beløpet bli trekkpliktig. Arbeidsgivers vurdering er uavhengig av om skattyter gis fradragsrett ved likningen.

For dokumentasjon brukes "Oppgjørsskjema for tilskudd til forskningstermin, faglig tilskuddsreise" (se http://www.ntnu.no/okonomi/dokumenter/Eksterne/skjema/lonn/Oppgj_skjema_forskertermin.doc )

 

Eksempel 1

Arbeidstaker	Ingen forsørgerbyrde
Kost	normalt ingen påløpne merkostnader
Reise	"ut- og tilbakereise" er trekkfri. Besøksreise etc. under oppholdsperioden er normalt trekkpliktig.

 

Eksempel 2

Arbeidstaker	Forsørger familie/"husstand" i Norge og i utlandet
Kost	vurderes trekkfritak tilsvarende "Skattedirektoratets takseringsregler" for trekkfri kostgodtgjørelse for den ansatte.
Reise	"ut- og tilbakereise" er trekkfri. Besøksreiser vurderes trekkfri etter nærmere spesifisert dokumentasjon.

 

Alternativ 3

Arbeidstaker	Familien er med i utlandet
Kost	normalt ingen påløpne merkostnader
Reise	"ut- og tilbakereise" for familien er trekkfri. (Ligningspraksis). Besøksreise anses som privat utgift og er trekkpliktig.

 

GENERELT for alle eksempel gjelder:

Bolig – generelt	Anbefaler at arbeidstaker (uansett alternativ) begrunner sin vurdering av reelle merkostnader ved bolig, dvs. – diff. Sammenlignet med bokostn. i Norge. Arbeidstaker skal dokumentere, - gi begrunnelse for de reelle merkostnadene som er påført under oppholdet. Dette er nødvendig for å gi arbeidsgiver grunnlag for trekkfritak. Uten tilstrekkelig dokumentasjon vil hele dekning til bokostnader bli trekkpliktig, og arbeidstaker må selv eventuelt kreve fradrag for medgåtte utgifter ved ligningen.
Skole, barnehage, mv	hvis "husstanden" pådras merkostnad knyttet til skole, barnehage, fritidsaktiviteter, etc. sammenlignet med hva den ansatte har ville hatt i Norge (differansen), vurderes trekkfritak forutsatt spesifisert dokumentasjon og begrunnelse for merutgiften.
Utstyr, innbo, mv	kjøp/salg av innbo/utstyr og lign. vurderes trekkfritt på grunnlag av formål og begrunnelse. Ved kjøp må dokumentasjon for kjøp/salg/avhending mv. vedlegges.
Andre utgifter	Andre driftsutgifter (eks. språkkurs, arbeidsreiser mv) som understøtter tilskuddets formål kan vurderes trekkfritt. Dekning av utgifter som er privat-relaterte er trekk-/skattepliktig.

 

Spørsmål og avklaring om vurdering av trekkplikten tas opp med attestant for variabel lønn og reiseregninger ved enheten, eller sentral Lønnstjeneste.