Studieavdelingens systemer

Hva er FS?

Felles Studentsystem (FS) er resultatet av et samarbeidsprosjekt mellom de fire norske universitetene, Norges Landbrukshøgskole og Norges Handelshøgskole. Prosjektet er et nasjonalt prosjekt for å utvikle et nytt studieadministrativt system for universitetene og de vitenskapelige høyskolene.

Prosjektet er del av et samlet program for utvikling av universitetenes administrative datasystemer. I tillegg til Felles Studentsystem arbeides det med nytt system for doktorgradskandidater (Felles Doktorgradssystem).

FS har to deler, en tjener og en klient.

Tjener

På tjeneren finner vi selve databasen med all informasjonen. Tjeneren er en kraftig UNIX-maskin, databasen er Oracle7.

Klienten

Alle brukerene av FS må på sin egen arbeidsmaskin kjøre et program som "snakker" med selve databasen på tjeneren. Dette programmet kalles en klient. Det finnes pr. i dag klienter for PC (Win3.1 og Win95).

Det foreligger en klientversjon for Mac, men denne er foreløpig uforholdsmessig treg. Mac-klienten vil bli gjort tilgjengelig, men egner ser kun til lettere oppgaver inn mot FS.

Utviklingen av FS

Systemet utvikles ved Universitetet i Oslo, ved ADB-seksjonen på USIT.

FS ved NTNU

Ansvarlig for FS ved NTNU er Studieavdelingen. Alle henvendelser om bruk av FS rettes til Studieavdelingen ved: Sven Erik Sivertsen .

FS vil være i bruk fra og med uke 15 1997 ved NTNU.

Det vil finnes tre forskjellige FS databaser:

PROD

Produksjonsdatabasen. Dette vil være det nye studentregistrert ved NTNU

Prosjektet

Prosjektnavn:

Innføring av Felles Studentsystem ved NTNU.

Mål:

• Målet er å tilby alle relevante adminstrative enheter innenfor UNIT/NTNU et system som forenkler og reduserer arbeidet med administrasjonen av studenter, studier og undervisning ved NTNU. Dette skal skje ved at alle relevante data om dette kan lagres og bearbeides innenfor ett system, og slik at alle godkjente brukere har direkte tilgang til nødvendig informasjon i systemet.

• Systemet skal ivareta hensyn til lover og reglement i forbindelse med studiet.

• Det nye systemet skal gjøre UNIT/NTNU i stand til å oppfylle alle eksterne krav til rapportering fra studiet.

Kort om prosjektet:

Universitetet i Trondheim (UNIT/NTNU) ønsker å ta i bruk de nye felles studieadministrative systemene som utvikles på nasjonal basis, på oppdrag fra den Nasjonale Koordineringsgruppen for universiteter og høgskoler i Norge.

Felles studentsystem (FS) er et av disse. Basissystemet for dette er under utvikling ved USIT i Oslo, og med underleveranser fra de fire universitetene i Norge.

Det nye studieadministrative systemet (FS) er planlagt satt i drift fra midten av mars 1997. Arbeidet vil bestå i å bygge opp nødvendig kompetanse på utviklingsomgivelsene og den tekniske plattformen dette systemet bygger på. Videre vil det bestå i å anskaffe utstyr og sette basissystemet i drift, og lære opp brukere. På sikt ser en for seg at det blir utviklet lokale tilleggsmoduler for systemet ved UNIT/NTNU. Det vil også være nødvendig å utvikle opplegg for å overføre data fra eksisterende dataregistre.

Ansvarlig for prosjektet:

UNIT/NTNU ved utdannings- og forskningsdirektør Jacob Hygen.

Prosjektleder:

Overingeniør Arne Venstad, ITEA

Måldato Prosjektdefinisjon: 30.06.1995.

Måldato Prosjektplan: 01.10.1995.

Måldato FS innføring: 07.04.1997.

Måldato FS i drift: 15.04.1997.

Prosjektorganisering:

Innføring av FS ved NTNU styres av ei felles styringsgruppe for FS/FD. Arbeidet utføres av FS prosjektgruppa

Milepælsplan for prosjektet:

Se dokumentet FS Prosjektplan

Statusrapporter fra prosjektet:

Prosjektdefinisjonen - sammendrag

Universitetet i Trondheim (UNIT/NTNU) ønsker å ta i bruk de nye felles studieadministrative systemene som utvikles på nasjonal basis, på oppdrag fra den Nasjonale Koordineringsgruppen for universiteter og høgskoler i Norge.

Felles studentsystem (FS) er et av disse. Basissystemet for dette er under utvikling ved USIT i Oslo, og med underleveranser fra de fire universitetene i Norge.

Det nye studieadministrative systemet (FS) er planlagt satt i drift fra årsskiftet 1996/97. Arbeidet vil bestå i å bygge opp nødvendig kompetanse på utviklingsomgivelsene og den tekniske plattformen dette systemet bygger på. Videre vil det bestå i å anskaffe utstyr og sette basissystemet i drift, og lære opp brukere. På sikt ser en for seg at det blir utviklet lokale tilleggsmoduler for systemet ved UNIT/NTNU. Det vil også være nødvendig å utvikle opplegg for å overføre data fra eksisterende dataregistre. Hele prosjektdefinisjonen får du ved henvendelse til Arne.Venstad@itea.ntnu.no

FS prosjektplan

Dette dokumentet er bygd på en dokumentmal for prosjektering av et generelt datasystem i henhold til METHOD/1. I det konkrete prosjektet Felles Studentsystem ved UNIT/NTNU er de fleste føringer mht. brukerkrav, analyse, design og implementasjon gitt i utgangspunktet. Dette dokumentet inneholder derfor bare avsnitt som er relevante for innføring av FS ved UNIT/NTNU og spesielle tilpasninger som må gjøres i denne sammenhengen.

For de andre delene henvises det derfor til dokumentene fra den nasjonale prosjektgruppa: Felles Studentsystem.

Du kan få prosjektplan og driftsplan ved henvendelse til Arne.Venstad@itea.ntnu.no

FD/FS styringsgruppe

Styringsgruppe for innføring av de nye fellessystemene FD og FS ved UNIT/NTNU ble opprettet i brev fra utdannings- og forskningsdirektør Jacob Hygen den 27/2 1995 og den 4/5 1995. Gruppa består av følgende personer:

# Ass. studiedirektør Jon Walstad, NTNU (leder)

# Underdirektør Jarle Rønhovd, NTNU

# Avdelingsleder Ingrid Aukrust, HF-fakultetet

# Førstekonsulent Dagfinn Refseth, MN-fakultetet

# Avdelingsleder Odd Taksgaard, NTH (til 4/9 1995)

# Avdelingsleder Lone Sletbakk Ramstad, NTH (fra 4/9 1995)

# Avdelingsleder Marta Flateland, NTH (for FD)(til 31/12 1995)

# Avdelingsleder Eirik Lien, NTNU SA (fra 1/1 1996)

# Fakultetsdirektør Birger Hoggen, Berg/Petroleum fakultetet

# Førstekonsulent Arild Hals, DMF

# Avdelingsleder Audun Tellnes, ITEA

# Overingeniør Arne Venstad, ITEA (sekretær)

FS prosjektgruppe

Prosjektgruppa for innføring av det nye studieadministrative systemet FS ved UNIT/NTNU ble opprettet av styringsgruppa den 8/4 1995. Gruppa består av følgende personer:

# Arne Venstad, ITEA (prosjektleder)

# Astrid Hatlen, ED fakultetet

# Jostein Gunnes, ITEA

# Øyvind Koteng, DMF

# Per Odd Langnes, ITEA

# Per Stene, SV-fakultetet

# Sven Erik Sivertsen, NTH studieadm.

# Arve Vanvik, ITEA

# Terje Valentinsen, ITEA

MeldSelv-prosjektet

I forbindelse med innføring av nytt Felles Studensystem (FS) ved NTNU og ved Universitetet i Bergen ble det høsten 1997 satt igang en prøveordning med at studentene selv skal registrere seg og melde seg til eksamen. Tilsvarende ordning har vært i bruk ved Universitetet i Oslo siden 1994.

Spesielle terminaler er utplassert på Dragvoll, Lade og Rosenborg hvor studentene selv taster inn sine opplysninger og får skrevet ut sitt semesterkort og kvittering på sine oppmeldinger. Semesteravgiften må da være betalt noen dager i forveien med tilsendt giro og være registrert i studentdatasystemet ved dataoverføring fra Postbanken. (terminalene ble faset ut våren 2001 og erstattet med StudWeb)

Styringsgruppa for FS har bestemt at den skjermregistrerings-applikasjonen som er laget for semesterregistrering, eksamensoppmelding og undervisningspåmelding skal legges om til en WEB-applikasjon.

Dette arbeidet er påbegynt, og det er mulig det vil være en pilot ved Universitetet i Tromsø i drift ved registreringen i august 1999.

I tillegg til denne registreringen bør vi gå gjennom hvilke andre oppgaver som kan utføres av studenter via WEB. På denne måten oppnår en avlastning av saksbehandlere og bedre service for studentene. Andre oppgaver kan være: innsynsrapporter, oppramsing av studentens resultater (uoffisiell karakterutskrift), bestilling av diverse utskrifter, etc.

MÅL OG HENSIKT

• - reduserte køer og ventetid for studentene ved registrering og oppmelding

• - bedre tilgjengelighet for studentene, ikke begrenset til åpningstider

• - redusert arbeidsbelastning og overtid på personalet ved SA

• - mindre papirbruk

FUNKSJONELLE KRAV OG INFORMASJONSBEHOV

De funksjonelle krav til systemet er:

• - Kontroll på om semesteravgift er betalt

• - Registrering til nytt semester

• - Endring av semesteradresse

• - Påmelding til undervisning i angitte emner

• - Oppmelding til eksamen i angitte emner

• - Endring av eksamensmelding, annullering og oppmelding i nye emner

• - Utskrift av kvittering for registrering og oppmelding

Videre skal følgende krav ivaretas:

• - Krav til datasikkerhet og personvern.

• - Fysisk sikring av miniskranker mot innbrudd og tyveri.

• - Enkel og rasjonell overvåkning og drift.

• - Hensiktsmessig utplassering av miniskranker.

• - Brukervennlighet og hjelpefunksjoner.

Det er etablert dokumenterte rutiner i tilknytning til systemet :

• - Betaling av semesteravgift og registrering av dette i FS

• - Rutiner for drift og vedlikehold av miniskrankene